編者按:近日,財政部、外交部聯合發出《關于嚴格控制在華舉辦國際會議的通知》(以下簡稱《通知》)。《通知》強調指出,要嚴格控制管理在華舉辦國際會議的總量。近年來,各地發展國際會議的訴求日益強烈。國際會議盡管“看上去很美”,但并不適合每一個城市(地區)。《通知》的出臺,各地方政府是否可以換一個角度思考該如何舉辦國際會議?如何發展會議產業?對此,中國貿易報特邀業內資深人士曹雨禾從專業的角度分析舉辦國際會議的可行性。
改革開放以來,中國會展業受益良多,會議和展覽的數量、展覽面積、從業人員,以及經濟效益都呈現出可喜的進步和提高。
近年來,許多地方政府紛紛推出新政,設立會展業發展專項資金,其目的就是搶奪國際會展項目。尤其是近年來,各地開發國際會議的訴求日益增強。但發展國際會議的可能性到底有多大?換句話說,是不是每個地區或城市都適合發展國際會議業?
中國國際會議起步晚
1990年的北京亞運會,是中國首次舉辦的綜合性國際體育賽事。亞運會結束后,作為亞運會新聞中心的北京國際會議中心成為中國第一個真正意義上的國際會議中心。自此,中國的國際會議業進入了快速發展階段。此前,僅有少量的國際政府間會議和國際學術會議在中國舉辦,企業會議的國際化程度很低。
事實上,1990年以前,國際品牌酒店只存在于北京、上海和廣州等城市,且數量十分有限。1990年以后,隨著中國國際地位的不斷提升、經濟的快速發展,機場、高速路、大量合資酒店開始在全國各地以星火燎原之勢涌現,跨國公司會議、國際學術會議和政府會議數量也隨之增長。因此,可以說,中國的國際會議業是從1990年起步的。從這個角度看,硬件設施,尤其是建有會議室、大宴會廳的商務酒店,以及大城市建設國際會議中心是發展國際會議的必要條件之一。
20年,中國會議產業的發展歷程不算長。世界上最早的會議促進局(CVB)是1896年創立的美國底特律會議觀光局。中國與之相比差了100多年。20年,還不足以讓國際會議的主辦機構對中國的多數一二線城市產生深刻的印象和強烈的辦會意愿,尤其是當前很多二線城市缺乏鮮明的個性,使得國際會議主辦機構缺少清晰的認識。
但不可否認的是,現在的中國正吸引著發達國家的注意力。許多外國人對中國文化、歷史懷有濃厚的興趣,很想親眼看看中國的巨變。會議主辦方也很想順應“民意”,為參會代表創造價值,所以也非常希望選擇中國作為會議舉辦地,以滿足參會代表的愿望。
近年來,中國積極申辦國際會議,但國際會議選擇在中國舉辦的數量未如期望的那樣多。那么,究竟是什么阻礙了國際會議主辦機構選擇在中國舉辦會議?
可以在外國人中做一項調查,能說出北京和上海以外的第三個中國城市名字的人并不多,除非他/她本人到過該城市。了解一個國家需要時間,了解這個國家的某個城市則需要更長的時間。從這一點來說,國際大型體育賽事如奧運會、世界田徑錦標賽、亞運會,國際大型活動如世博會、音樂節,都能在短時間內把一個國家和活動舉辦地的名字、口碑密集地通過媒體傳播出去。2010年,上海舉辦了世博會、廣州舉辦了亞運會,夏季達沃斯在天津和大連舉辦,這些有影響力的大型賽事和財經高端論壇都有助于國際會議主辦機構加深對這些城市的了解。但對于很多城市來講,這種機會是可遇而不可求的。
遠離國際會議主辦機構
中國的地理位置,與兩大國際會源地的距離不算近。拋開政府會議不講,歐洲和北美是國際協會會議和企業會議最主要的舉辦地。這里有兩層意思,一是主辦機構大多位于北美和歐洲;二是國際參會者大多亦來自這兩大洲。一般來講,主辦機構傾向于在其總部所在地或周邊地區舉辦會議,一方面是會議費用相對低些,另一方面是操作起來比較容易,更主要的原因是離大部分會員近,這樣就有可能招募到更多的參會者,且因參會者集中在歐洲和北美,不必付出高昂的差旅成本。
如上所述,在中國開會就意味著需要更多的時間成本及旅行費用。
眾所周知,舉辦年會是國際協會獲得營運資金的重要來源,他們必須保證年會是盈利的。雖然國際協會是非盈利機構,但國際協會辦的年會、培訓、出版物都是要盈利的。還有一種情況,就是如果在做遠期會議預算的時候,如果對人民幣匯率的變動考慮得比較保守,則可能導致會議成本增加。這樣一來,注冊費就不得不上漲,而這將削弱參會者的參會意愿。
新加坡、韓國、中國香港和臺灣地區跟歐美主要發達國家都是互免簽證的。中國內地同歐美發達國家還沒有這種簽證規定。盡管獲取簽證不難,但總需要辦理簽證的時間,還要支付簽證費。對于大部分歐美主要發達國家的商務人士來說,他們更習慣于免簽證。
此前,國家對國際會議的管理規定只針對需要國務院批準的國際會議,即包括外賓人數在100人以上或會議總人數在400人以上的社科類國際會議,以及外賓人數在300人或會議總人數在800人以上的自然科學技術專業領域的專業或學術性國際會議;外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級別國際會議;邀請黨和國家領導人出席的國際會議。也就是說,對于企業會議,則沒有特別明確的管理規定。這也從另一方面說明,國家沒有對企業會議的報批設置太多要求。按照通常的非禁即入原則,沒有禁止企業會議,就意味著可以大力發展。
應該說,語言水平也是中國舉辦國際會議的一大障礙。對于高層次的企業會議、商務會議及專業性很強的學術會議,中方合作伙伴的英語水準不盡如人意。會議期間的中英文同聲傳譯也會讓本身質量很高的會議失分不少,中國參會者的外語能力也阻礙了他們和境外參會者之間的自由交流。
而另一個障礙則是理念不同,國外的會議無需做“表面文章”,如龐大的背景板、合影、升空氣球桌簽、講臺鮮花、胸花、座次、VIP禮遇、精美的指示牌等都不在會議主辦方的重點考慮范疇之內,而這些恰恰是中方所注重的。中方辦會機構或合作伙伴十分看重場面,而對國外參會者無比珍視的教育、交流、平等、分享關注較少。國際協會一般都愿意把會務分包給專業的會議服務公司,但不少中方合作伙伴喜歡自己操辦,后果之一就是會務質量不高。
國際會議數量不會大幅增加
綜上所述,國際會議要到中國舉辦,確實面臨著不少難題。
國際大會及會議協會(ICCA)每年6月至8月會發布其一年一度的統計報告。根據報告,就舉辦的國際協會會議數量來看,2009年,北京在城市排名中排名第10位、上海排名第28位。當然,國際大會及會議協會對入選其統計的國際協會會議要求比較嚴格,只統計國際協會會議,不統計政府會議和公司商務會議。它所統計的會議必須同時滿足以下4個條件:第一,主辦單位只能是國際協會,而不是某個國家的協會、學會。第二,至少有50個參會者。第三,必須定期召開(只開一次的會不統計)。第四,必須在3個或3個以上的國家輪流舉辦。
因此,像博鰲亞洲論壇、夏季達沃斯等國際會議并沒有進入國際大會及會議協會(ICCA)的統計范疇。
雖然國際大會及會議協會的統計數據不能反映中國國際會議的全貌,但仍能說明中國國際會議業取得的成績。無論怎樣,有一點值得注意,即2009年北京接待了96個符合國際大會及會議協會統計要求的國際協會會議,占到了中國全年245個(國際)會議的39%。盡管到中國舉辦的國際會議數量在不斷增長,但國內要分食的城市卻很多。
京滬仍是國際會議首選地
北京統計局的統計年鑒顯示,2007年、2008年、2009年,北京承接會議分別為211145個、209903個、224160個,其中國際會議數量分別是7421個、5767個、5174個。該數據顯示,北京承接國際會議數量呈下降趨勢。
2007年,上海承接國際會議632個,2008年是678個,2009年為771個,呈增長趨勢。根據杭州會展辦公開的數據顯示,2010年杭州共接待了8120個會議,其中國際會議453個。以2009年為例,北京和上海相差甚大,但上海和杭州的國際會議數量又如此接近,似乎很難理解。這主要是源于目前國內還沒有統一的會議標準和口徑。
作為中國的首都,北京最適合發展國際會議,無論是舉辦政府會議、協會會議還是企業會議,優勢無可爭辯。除中央機關之外,全國多數的協會、學會都在此,再加上完善的交通和會議接待設施,以及便捷的國際航班和國內航班、豐富的旅游資源和令人向往的文化、歷史,這些都是吸引國際會議的有利條件。
上海作為世界知名的大都市,一直備受西方的贊譽和媒體的偏愛。悠久的商業歷史和濃郁的商業氛圍,產業發達、對長江三角洲巨大的凝聚力,機場、酒店、會議中心以及暢通的高速鐵路,上海市旅游局積極的國際推廣及會議大使制度,都預示著上海不但是中國第一展覽舉辦地,還是中國極具魅力的國際會議目的地之一。但與北京相比,政府和協會會議不是上海的強項,但國際公司會議應該無人能出其右。
而其他城市要想追趕京滬兩地,則有很大難度,僅國際認知度和國際航班班次這兩項,就遜色很多。
國內為主,國際為輔
西班牙、奧地利、荷蘭、德國、法國、英國、意大利的國際協會會議發達,主要原因就是大多數國際協會的總部都設在歐洲。
美國會議產業的發展對中國更具有借鑒意義。美國人口多,科技教育水平高,社團組織高度發達(特點之一就是美國的協會管理公司AMC遠較歐洲發達),協會、學會的會員數量都很大,因此美國的大多數協會、學會都自成一體,與總部設在歐洲的協會、學會“分庭抗禮”。總的來說,美國的社團組織不如總部位于歐洲的國際協會那般來得開放,具體表現是,美國的協會、學會組織的會議更傾向于在美國、加拿大召開,其原因是來自美國本土和加拿大的會員數量占據了絕大多數,會議主辦方需要考慮會員參加會議的時間和交通成本。還有一個原因則與歐洲多數國家的國土面積小正好相反,美國幅員遼闊,構成了富有不同地方特色的會議目的地。
中國的情況跟美國十分相似。中國國土面積大,人口多,協會、學會的數量也是非常龐大,而且因為英語普及率不高及文化的不同,形成了某種封閉性,且距離歐洲、北美遙遠。可見,近期內,來中國舉辦的新增國際會議不太可能出現井噴。
長遠來看,中國很有可能發展成跟美國相似的會議大國,只是國際會議會分散到多個城市舉辦。同時,國內會議發展勢頭更為強勁,因為支撐會議的最終因素應該是市場,中國國內市場龐大,潛力巨大。中國東南西北各個省區自然風貌、風土人情、旅游資源各具特色,因此企業、協會必將鎖定國內會議目的地,更有選擇國內不同省區輪流舉辦的趨勢。可以說,中國發展會議產業可以借鑒美國經驗。可以預見,10年后,中國的協會會議和企業會議不但在數量上有大幅度的增長,在會議規模、召開頻率、專業性方面也都將有明顯的增長和提升。
會議產業需細分市場
2011年是“十二五”的開局之年。中國會議產業的發展同國民經濟的發展是同步的。擴大內需、挖掘中國內需潛力,大力發展服務業,加強市場流通體系建設,拓展新興服務消費,而會議產業本身的重要功能之一就是促進信息交流和服務貿易、創造就業崗位。因此,各級政府應更加重視會議產業的發展,而不是過多倚重展覽,把政策、措施和資金都傾向于展覽。
旅游業權威研究機構PhoCusWright的最新報告顯示,盡管此前市場下滑明顯,到2012年,美國公司和會議市場將收獲兩位數的增長,但可以認為美國的會議增長的大部分仍將局限于美國國內。同理,中國國內會議數量也將有較快速度的增長,其中100人以下的小型企業會議的增長速度將更明顯,且會議形式更多樣,獎勵旅游、新品發布、路演等多種形式并進,會議舉辦地也將不再局限于常規的酒店、度假村,而可能選擇更有創意的場所。
國際會議關乎榮譽,國內會議關乎荷包。國際會議誰都喜歡,但不是每個城市都適合開發國際會議,要視具體情況而定,尤其要視城市的國際知名度、可進入性(國際航班、會議信息的集成及是否容易取得)、專業化的國際推廣等而定。實際上,國際會議更多的是給城市帶來榮譽,事關面子,因為國際會議數量本身不多,其中學術會議不如期望的那樣消費高。可以舉一個例子來佐證。10年前,高檔的國際品牌酒店以外國游客和商務人士為主,以接待歐美客人為榮,但現在幾乎沒有一個酒店的境外客人的比例能超過國內客人,且國內客人的消費能力有目共睹。可以說,時下,再盲目追求不切實際的國際化,就是浪費資源,更是浪費搶奪會議市場份額的大好時機。
可以預見,協會會議、企業會議的主辦機構、會議數量、召開頻率和會議預算都將呈現出向好的局面。但每個城市仍要根據自身條件,定位哪一個細分市場更適合本地發展,只有找準目標,找對細分市場,聯合本地資源,如將大專院校、科研機構、協會、公關咨詢公司和會務接待公司整合起來,才有可能搶到足夠的市場份額。