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從業20年，參加了無數場會展行業內的活動，活動話題一直專注于行業發展，行業政策，行業對接等等，但對于會展行業至關重要的一個環節，觀眾組織的這個話題，從未拿出來公開探討，是出于每個企業的內功秘籍，還是沒有值得分享的地方？但恰恰，觀眾組織能力是每個會展主辦機構展現能力的關鍵點。歐美會展行業的成功發展，歸功于觀眾組織的功勞。全球行業大展，中國企業削尖了腦袋都要參加，為什么？因為她吸引了來自全球的采購商，絕對不全是因為某某國際大品牌參與了，我就一定要去。展會觀眾及采購商是展會魂，魂沒了，展會就沒了。

展會行業現狀：

中國展會行業經過了60多年的培育和發展，已經取得了長效的進步；從辦展規模、辦展數量，以及展會質量和參會效果幾個維度看，已經在世界范圍上占據前三的位置。據中國商務部2016年統計的數據，中國年度辦展已經超過6500+場，而中國會展經濟研究會數據，已經超過8000+場(含節事)。超過2萬平方米及以上的展覽面積的展會，已經超過35%，展會規模和展商質量提升了。然而，在觀眾門票這個領域，幾乎都是免費；門票收費的展會項目沒有超過100場，B2B展會項目幾乎全免費。

在會展產業領域，展會門票是主辦機構一大營收點。在歐洲，展會觀眾門票收費的展會項目已經超過80%；在美國，展會門票收費率已經超過60%；在中國，門票收費展會項目沒有超過2%（含B2C消費類展會）。從這個層面講，中國的展會舉辦機構，在觀眾組織方面，沒有足夠的信心，也沒有足夠的觀眾人氣和勇氣來收費。問題出在哪？

作為專業的會展組織者，眾所周知的知道展會觀眾是展會的命脈。一個展會沒有大量優質展會觀眾，展會的延續性就會受到挑戰。決定展商是否參加下一屆的重要因素是參展效果；參展效果體現在展會現場的意向訂單量、潛在客戶的接洽量、老客戶到場率、品牌推廣效果、信息收集量等因素。如果一個連人氣都缺乏的展會，怎敢收取觀眾門票？而展會的延續性只能靠強大的銷售能力，以擴大展商的更新率來維持，這樣的展會將離停辦的風險不遠了。怎樣才能提升展商的“復展率”，是我們主辦機構一直努力的方向。展會服務體驗是我們可以看得見和體會得到的服務，主辦機構相對容易提升，但展商往往把參展效果放在第一位，參展體驗放在第二位。觀眾質量和數量的提升是一個比較困難和系統的工程。

展會觀眾邀約現狀

一）以免費門票吸引觀眾

中國B2B展會幾乎全部以免費門票的方式邀請觀眾或采購商，幾乎成了慣例。在觀眾眼中，收費的門票感覺有些奇怪，有些不敢接受。主辦機構不敢收費的原因是因為沒有足夠的人氣作為支撐；沒有足夠的高質量的采購商作為后盾。如果收費，勢必會篩選一批想來又不想來的觀眾人群，降低展會現場效果和人氣，得罪了展商。

二）觀眾數據容量不大

在中國舉辦的展會，主要以中國觀眾為主，但在中國區的觀眾數據是一個需要長期積累的過程。即使舉辦超過5屆以上的展覽，也不敢明言有多少精準的數據。即使吹噓自己有幾十萬或百萬以上的觀眾數據，但真正有采購目的的采購商數據有多少，從不明細。因為沒有觀眾數據分析能力和工具，了解不到觀眾需求和觀眾數據活躍度，導致大部分數據為死數據。

三）信息化、網絡化程度低

隨著展會的培育和發展，成熟的展會主辦機構都為展會建立了官方網站，以及為展商及觀眾建設的數據庫系統工具。但，那些網站及數據庫一直是不可直通的，互不往來。數據也就像一個倉庫一樣，沉睡在哪里，有個倉庫管理員經常理貨；客戶關系管理數據庫系統是一個數據管理窗口，無分析，無互動，數據就沒有生命。官網只是一個展會基本信息展示窗口，不是互動窗口，收集不到客戶需求信息。

四）觀眾邀約難度高，成本大

成熟的展會主辦機構，非常重視觀眾組織工作，專門成立展會項目觀眾邀約團隊，通過各種方式，針對目標觀眾進行推廣和宣傳。郵件、短信、微信微博自媒體、關鍵詞搜索、行業媒體廣告投放、報紙報刊廣告投放、軟文全媒體推廣、行業協會政府協助、聘請專業第三方觀眾邀約機構（協會、媒體及會展服務機構）以及自行組建的電話邀約團隊等。據勵展中國區項目總監在一個會展行業活動中發布的數據，勵展每個展會觀眾邀約到場成本已經超過200元/人，1萬人到場參觀，邀請費用就達到200萬人民幣，這個數據對于一般展會主辦機構是承受不起，成本過高。

在中國市場環境下，在互聯網的大海中，尋求推廣策略，難度極高；加上會展公司沒有專業的互聯網人才，也不會花較高的工資聘請互聯網人才。只能依托自己人工以傳統方式或借助第三方機構邀約觀眾。

展會主辦機構，為了更好邀約到高質量的觀眾或采購商，采取各種行之有效的方法，從免城際交通接送，到免費酒店，到免費機票，再到花200—3000元的代價，邀請第三方機構代為邀請。邀請方式層出不窮，但總是在小范圍中，不為人知。形成不了一個全面營銷的概念，達不到事件營銷的效果。就是做了很出色的事情，很少人知道。

五）第三方機構邀約體系不健全

隨著展會行業的發展，競爭越來越激烈，同城同題材展會越來越多，重復辦展現象嚴重，各方都在爭奪展會資源，為了更好的辦好展會，主板機構不惜花重金請第三方機構邀約觀眾，以增強展會效果。但第三方機構的資源能力，誠信度是值得考察。到目前為止，沒有任何解決方案能夠甄別實際效果，也保證不了實際到場率。

六）政府扶持會展業的方向錯位

會展經濟逐步被政府主管部門重視，近年來，各有特色的城市，相繼出臺展會行業扶持政策，鼓勵辦展，積極引進新的展覽。有的城市，會展行業扶持資金超過億元大關，但補貼政策均是針對會展主辦機構，沒有一項是針對展會觀眾的。然而，辦好展會觀眾才是核心。早幾年前，泰國、韓國、阿布扎比等國家相應出臺了會展行業扶持政策，其中有一條政策非常符合會展行業發展方向的政策。針對跨境參觀展會的專業觀眾，給予每人100美金補貼。臺灣地區，針對全球展會采購商給予免費酒店的同時，給予高質量的采購商免費機票。政府扶持政策特別精準。

展會觀眾邀約的痛點

一）展商信息及新產品提前展現

展會，是一個信息聚集平臺，產業新聞平臺，吸引觀眾的最重要的是因素是展商以及產品信息；但，大部分會展主辦機構沒有把展商及產品信息提前傳遞給觀眾，觀眾在到場之前不能清晰的了解展商信息及主要的目標展品信息，從而，在很大層面上阻止了觀眾到場參觀的積極性。

二）信息的推送渠道

雖然是信息化時代，但如何準確無誤的把展商信息及產品信息推送到觀眾手上，是會展行業一直難以解決的問題。據統計，在中國市場環境中，郵件打開率僅為3%，短信信息量有限，自媒體運營技術難度大，快遞郵寄成本高（平郵基本不看），展會官網基本沒有展現；只能靠電話通知。但是，電話通知信息量太少。信息傳送堵塞，導致我們的觀眾邀約難度極大。

三）展商與觀眾的提前互動

觀眾在不知展商信息之前，只是慕展會的名而來，沒有明確的參觀目的，不能明確是否能找到自己想要的產品或信息，只是以看行業發展的需求而來。采購商與展商之間沒有明確的事前溝通和互動。目前，只有精明的展商自己會私下邀請潛在客戶來到展會現場，私下提前互動邀約。這樣的參展體驗，或導致展商對展會以低評的態度，逐漸減少對展會的依賴度，主辦機構也會慢慢丟失客戶。

四）以觀眾為主導的服務意識

在主辦方的潛意識下，展商是給我們錢的人，我們第一服務對象就是展商，觀眾及采購商才是我們的第二服務對象。所以，在制定眾多服務項目中，觀眾服務只占據了很小一部分。然而，在互聯網行業重商業模式時代，有一句至理名言：羊毛出在豬身上，狗買單！這句話在我們會展行業是最為貼切。展商是出錢方，其實買單的是采購商；因為展商的產品或服務的價格里，已經包含了展會推廣的廣告費，所以，最終買單的是采購商。所以，作為一個成熟的展會主辦方，怎樣服務好采購商這個“財神狗”是至關重要的一環。

觀眾邀約的解決方案

一）觀眾參觀展覽的需求點

1、 觀眾對展會的需求：展商信息、展品信息、市場信息、現場會議活動等需求。

2、 觀眾對商旅的需求：酒店、機票、用車、餐飲及游覽。

3、 觀眾對現場體驗需求：報到、入場、指引、休息、洽談等

二）解決方案：

1）觀眾數據庫建設：

與展商數據庫建設同步進行，整理采購商數據庫，利用信息化手段記錄和分析采購商需求，按需推送展會信息。

2）展商信息的推送：

制作展商信息及產品信息介紹頁面，重點推廣展商產品。

3）現場活動策劃：

根據核心采購商需求，策劃采購商關注的行業會議，吸引采購商到會。同時，在展商領域策劃會議活動，以吸引沒有參展的展商參加會議，吸引產業鏈的觀眾，同時，為下屆展商招展做營銷鋪墊。

4）展會新聞信息的推送：

以展商新產品為重點，和知名展商參展消息為輔，定期向采購商發布展會新聞，加深對展會活動的印象，引導到會參觀。

5）多樣的觀眾營銷方案：

制定VIP采購商免費服務策略，利用免費酒店、免費機票或抽獎機會等各種吸引VIP采購商政策，同時，利用展會本身廣告資源，以交免費方式給到展商，讓展商邀請采購商；同時，將各種觀眾邀約激勵政策，利用各種渠道公開推送給目標采購商，不能“讓好肉都蓋在飯下”。

6）信息推送渠道與方式：

利用第三方信息推送技術或平臺，向目標采購商多渠道推送；精準推送方式：郵件推送、微信平臺推送、短信微博推送、微信及QQ群運營推送，以及電話推送。模糊推送：以各種產業媒介為載體，以軟新聞的方式，及時推送展商最新的，最有代表新和科技含量的展品信息，文案內容里嵌入企業的參展信息和展位號。以企業明星產品帶動行業關注，推廣展會，邀約采購商。我們是企業新聞的制造者，也是傳播者。

7）采購商商旅服務：

利用第三方資源，指定有展會行業服務經驗的商旅服務商，聯合為觀眾提供專業的商旅及會展服務,在提高了觀眾服務體驗的同時，增強了觀眾的到場率。

8）觀眾體驗服務：

針對觀眾，在現場制定核心服務體驗，從報道起，到觀眾離開展館，進行人性化的觀展線路和服務設計。

9）引導政府扶持政策轉向：

引導政府，成立境外采購商到會扶持政策，從大的環境下吸引境外采購商到會參觀。境外采購商可以為當地來了的不僅僅是商旅消費，更多的是采購訂單，投資機會；同時，也大大提升了會展產業本身的發展。政府有好的扶持政策，是會展行業的利好，如果用在點上，會有四兩撥千斤之作用。

10）展會官網的升級：

以官方網站為窗口，提前展示展商信息、展示注冊觀眾簡要信息，及時公布展會新聞，形成展前信息互動。讓展會官網成為展會的主辦方、展商和觀眾的互動窗口，而不是信息平臺。

展會觀眾邀約之路，任重而道遠，各方有各方的套路；每個項目不同，邀約策略也不一樣，本文在此，站在一個會展人及互聯網人的角度和思路，整理了觀眾邀約的一些想法，以供同業同仁探討和指正。