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“七彩祥云”迎接“會議”歸來

——專訪國家會展中心（上海）會議中心總經理助理王旭宏

　  5月15日上午，第三屆進博會集體簽約會在國家會展中心（上海）會議中心舉行，現場50多家企業分別在線上和線下完成簽約，此次集體簽約活動是第三屆進博會企業商業展招展工作開展以來規模最大的一次，由中國國際進口博覽局、國家會展中心（上海）共同主辦，上海市、地方商務廳、參展商、采購商、合作伙伴代表參加。

值得一提的是，自防疫工作升級以來，進博會組委會創新采用了“線上+線下”相結合的簽約方式，全面保障了第三屆進博會的招商招展工作順利地進行，這是進博會組委會的全新嘗試，也是國家會展中心（上海）“云上會議”的升級之路……本期雜志，本刊記者獨家專訪國家會展中心（上海）會議中心總經理助理王旭宏，聽他講述“云會議”背后的細節成敗。

1、“云會議”是個不斷完善的過程

5月15日的簽約會不簡單，一邊是線上，商務部副部長王炳南在北京以現場連線的方式作重要講話并全程參與互動，同樣還有國際展商們守在各自“陣地”進行“云簽約”。另一邊是線下，上海市人民政府副市長、進博會組委會辦公室副主任許昆林出席現場活動并致辭，以及部分在滬的展商代表們來到了簽約現場。

據了解，為了這場“雙線”簽約會，主辦方國家會展中心作足了準備，既要保障線上云會議的順利進行，又要兼顧線下的防疫工作。“大家可能都覺得辦‘云會議’很輕松很簡單，只要委托技術方就行”國家會展中心（上海）會議中心總經理助理王旭宏向記者坦言，“但其實云會議保障是特別復雜的事。”

據王旭宏透露，光是云端的技術環節，國家會展中心已推翻了好幾次，這其中是個不斷完善提升的過程。起初會議現場只有一臺小攝像機，誰說話就對準誰，沒有銜接畫面的切換，也無法調節亮度和拍攝現場全景，畫面看起來十分粗糙，會議過程中，在線人數過多時經常出現閃屏，也非常容易斷線，導致會議終止。

經過和技術方的反復溝通和一系列的完善后，終于克服了這些細節難題。據了解，當天的簽約儀式上配有五臺攝像機，分別用于特寫、追光、全景拍攝等，用王旭宏的話來說雖然是云會議，但線上的參會者就像看電視節目一樣，有人物特寫、有現場全景、有發言人之間的過渡畫面，參會者能隨時通過鏡頭捕捉到現場信息。

現場方面，當天主席臺上放置了巨大的LED屏幕，屏幕被分為三部分，中間為商務部副部長王炳南的實時連線畫面，左右兩邊則是展商們的簽約畫面。另據透露，在北京王炳南的辦公室同樣有三個畫面，一是上海會場的全景，二是現場發言人特寫，三是自己當前的畫面，以此保障全程與簽約現場進行實時互動。王旭宏表示，像這樣高級別的“云會議”保障工作至少需要三條線的工作人員在場，一是線上的技術服務商，二是現場的舞臺燈光搭建，三是現場的控臺，如此才能保障線上線下會議的順利進行。

2、線上線下齊發力打好會議“組合拳”

毋庸置疑，新冠肺炎疫情爆發以來，對會議的組織、召開、交流帶來了很多挑戰，但相比其他產業，很多重要會議卻并沒有停止。在王旭宏看來，這是因為，會議是落實決策、擴大交流、達成共識、組織營銷的重要載體，是人與人之間交流的需要，更是企業發展的需要，最重要的是會議能給人們帶來“儀式感”。

今年在疫情防控常態條件下，國家會展中心也正在嘗試新興的會議舉辦方式，王旭宏表示，未來他們將“兩條腿走路”。一方面，是站在“云端”，創新舉措，實現“云對接、云參會、云視頻、云簽約、云直播、云組織、云備份”——把它稱之為“七彩祥云”會議系列。另一方面則立足場地，確保安全。嚴格人流檢查、疫情管控、防疫消殺等，確保萬無一失。

據介紹，疫情爆發后，會議中心的消殺工作已成為了日常，會務用品、沙發桌椅會前會后都被要求消毒，此外要求大會的主辦方對所有前來參會的參會者都必須實名制登記，有健康碼，可追溯。會議現場桌椅擺放遵循每平方一個人的原則，茶歇和用餐都采用分餐制。

3、經營好進博會場打造新會議目的地

國家會展中心（上海）的會議中心是因進博會而建，雖然建成時間不長，但已經承接了300余場高端論壇、接待各方嘉賓近10萬人。但王旭宏也坦言，進博會外，能不能做大做強會議產業，關系到場館能不能解決場館再利用這一難題，也關系上海會議產業的發展。

據了解，首屆進博會后，為這座會議中心打響了品牌，吸引了一批大規模的會議來到上海。其中包括3.2萬參會嘉賓的中華醫學會全球骨科學術會議、近2萬人的亞馬遜全球大會、1萬人的亞太眼底病大會等。據透露，今年還將有一批萬人大會在這里舉辦。王旭宏說，一個涵蓋長三角區域大會、醫療領域大會、大型商業會議、重要政務類大會的會議目的地正在形成，它的出現將為上海發展集聚了更多資源。

4、講好進博故事豐富主場外交內涵

值得關注的是，由于此會議中心是主場外交發生地，業界都親切地稱之為“金窯洞”，近兩年吸引了大批觀眾前來，包括：聽故事、搞拓展、講黨課等內容，據王旭宏透露，這里會經常接待各方考察調研、國外使團、黨團活動、參觀游覽等，據透露，基于此，國家會展中心目前正計劃把它打造成進博體驗目的地，進一步挖掘會議目的地的空間。

首先，打造“看聽走”線路。在講好進博故事基礎上，建造四葉草歷程、進博高光等體驗區，通過豐富講解內容、優化參觀體驗，打造一條看會場、聽故事、走國展的線路，吸引觀眾前來。

其次是豐富“游購娛”資源。本月舉行的“66品進博、逛國展、賞燈會”，游覽、購物、演出內容豐富，是場館對外開放的創新嘗試。未來，場館將根據展覽時序，在時間、空間適合的情況下，更加豐富游購娛資源。

最后是開拓“商旅文”空間。通過舉辦筆會、文化創意、非遺展示、舉辦燈會等方式，更加厚植進博文脈，提升文化魅力，以此深入構建場館的品牌。

信息來源：旅游會展MICE  2020-07-04