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在論述之前，先界定幾個(gè)概念：

什么是項(xiàng)目？

我把項(xiàng)目定義為必須在既定的時(shí)間內(nèi)完成的具有明確目標(biāo)的群體行為。舉例：你自己備考不算項(xiàng)目，但是如果是班主任組織學(xué)員備考，就屬于項(xiàng)目行為（考試有時(shí)間，目標(biāo)是學(xué)員通過考試，行為是群體參與）。

什么是全案會(huì)議服務(wù)項(xiàng)目？

一般來講，除了會(huì)議各類審批報(bào)備、演講人邀請、議題內(nèi)容和經(jīng)費(fèi)落實(shí)等核心事務(wù)由主辦方負(fù)責(zé)之外的，需要包攬確保一個(gè)會(huì)議成功的落地執(zhí)行的事務(wù)就是全案類服務(wù)項(xiàng)目。

為什么凡是項(xiàng)目均需要做方案？

方案可繁可簡，但凡是項(xiàng)目均需要方案。為什么需要方案？前面說了，在規(guī)定的時(shí)間集體行為達(dá)到特定的目的的活動(dòng)就是項(xiàng)目。這就涉及到項(xiàng)目信息的傳遞，目標(biāo)一致，不要跑偏，所以需要共同的文件；也涉及到成本可控和風(fēng)險(xiǎn)可控，便于預(yù)測成本掌控風(fēng)險(xiǎn)；此外，大多數(shù)主辦方全包會(huì)議服務(wù)，說明主辦方的主業(yè)不是會(huì)展類，業(yè)主（甲方）也需要看方案，是否是自己要的東西。所以總結(jié)一下：方案具有信息傳達(dá)、預(yù)測和控制成本、溝通需求、控制風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

做方案之前需要與業(yè)主明確一些基本問題，這就是本文要談的核心內(nèi)容：

MICE銷售、BD、KA在承接一個(gè)全案業(yè)務(wù)之前，不能立馬就做方案，否則做了也是白做。必須要面談1個(gè)小時(shí)以上，才能梳理出業(yè)主想要的東西以及會(huì)議的輪廓概貌。

另外，應(yīng)該與客戶的決策人（或決策人的一手代理人，越是接近權(quán)力的頂端，獲得的信息和知識(shí)越多，需求也越是精準(zhǔn)，因?yàn)槊總€(gè)人的理解不一樣，每往下傳達(dá)一個(gè)層級(jí)，信息呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)衰減或者變形）。只有與決策者有一次詳細(xì)的溝通：摸清會(huì)議的基本情況和特點(diǎn)、主要服務(wù)內(nèi)容、判斷出需求的真實(shí)性、有效性和緊迫性，才能評(píng)估是否值得做、做多深、預(yù)判項(xiàng)目組配備什么團(tuán)隊(duì)和服務(wù)，才能預(yù)測報(bào)價(jià)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。否則就是浪費(fèi)時(shí)間，幾個(gè)工作日的準(zhǔn)備都是昂貴的成本。

需要與業(yè)主摸清或界定什么問題？

以下是一些常見的需要問清的問題，特別是業(yè)主不是那么專業(yè)或沒有做過會(huì)議的時(shí)候：

第一問：問清會(huì)議的基本情況：

詢問并記下會(huì)議的名稱、擬定時(shí)間和意向地點(diǎn)（場所）、預(yù)期規(guī)模。詢問主辦方、承辦方、支持方的關(guān)系（有出錢的，有出力的，有出名氣的，有給公章的…..），這又涉及到誰是最終買單的買家，誰是過賬的，誰是名義上的主辦，誰說了算等。如果是體制內(nèi)的會(huì)議，還涉及到需要主管部門的報(bào)批和審批，如果他們只是一廂情愿，那就是八字還沒一撇，走程序需也要走很久的，緊迫性和真實(shí)性程度很低。（如果辦了幾年的會(huì)，可以問問以往服務(wù)商是誰，有哪里不滿意的）

第二問：為什么要辦這個(gè)會(huì)？

為什么辦這個(gè)會(huì)？即目標(biāo)和目的（Goals & Objectives，整個(gè)CMP考試的核心就是圍繞這個(gè)來策劃與服務(wù)）。很多銷售忽視這個(gè)問題的重要性，以為關(guān)我啥事，給錢辦事就行。這個(gè)問題是核心問題，至少知道主辦的題圖和目的。

當(dāng)然，有經(jīng)驗(yàn)的銷售在問出第一問會(huì)議的基本情況的時(shí)候，就能估摸出業(yè)主的意圖。除了常規(guī)的員工大會(huì)、客戶大會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等不同會(huì)議滿足不同目的之外，業(yè)主辦會(huì)目的是千奇百怪：有的專家八十華誕要辦一場學(xué)術(shù)會(huì)；有學(xué)校校慶有簽字儀式要辦會(huì)；有開業(yè)、周年慶或里程碑儀式活動(dòng)要配套會(huì)議，不同的會(huì)議可以看得出其目標(biāo)和關(guān)注點(diǎn)。

盡管任何人都說三有：有體驗(yàn)、有臉面、有內(nèi)容，但是預(yù)算是有限的。這就需要把錢用在刀刃上。

如果是展中會(huì)，問到幾個(gè)問題基本就可以結(jié)束了，因?yàn)檎怪袝?huì)一般是主辦方自己搞定，或者委托合作伙伴搞定，或者讓贊助方搞定。其戰(zhàn)略重點(diǎn)事辦好展會(huì)，會(huì)議只是錦上添花，不會(huì)花額外的錢請外包的，因?yàn)橹匾Y源和精力用于采購商體驗(yàn)和大展商的體驗(yàn)。

第三問：出席會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)人是誰

出席會(huì)議的都有誰，行業(yè)、職業(yè)、身份等？再就是明確最高領(lǐng)導(dǎo)人（業(yè)主方的最高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)主邀請參加的貴賓的最高領(lǐng)導(dǎo)），是不是一把手參加，一般而言一把手參加的會(huì)議，經(jīng)費(fèi)比較有保障，花錢不會(huì)太摳，因?yàn)槭″X的風(fēng)險(xiǎn)太大，不會(huì)太糾結(jié)經(jīng)費(fèi)，領(lǐng)導(dǎo)滿意不出問題是第一大追求，層級(jí)越低，能撼動(dòng)的經(jīng)費(fèi)越少，呈現(xiàn)出指數(shù)級(jí)遞減的趨勢。

一般而言，以學(xué)術(shù)會(huì)舉例，醫(yī)院和學(xué)校一把手（院長和校長）當(dāng)主席和牽頭人的會(huì)議，經(jīng)費(fèi)比較有保障。因?yàn)槟芰枯^大，協(xié)調(diào)的資源較多，都得買面子。院系和科室主任辦的會(huì)，經(jīng)費(fèi)就捉襟見肘，能不虧就是萬事大吉。

第四問：會(huì)議究竟有多大規(guī)模？

盡管基礎(chǔ)信息已經(jīng)告訴了會(huì)議的規(guī)模和出席人員是哪些。但當(dāng)問到會(huì)議規(guī)模的時(shí)候，通常都要在主辦方預(yù)期會(huì)議規(guī)模上打折，因?yàn)橥鬓k方都會(huì)高估自己的影響力，過于自信的較多。不同會(huì)議，數(shù)量變化不會(huì)太大，社團(tuán)類會(huì)議不具備強(qiáng)制性，所以人數(shù)變化和不可控太大，企業(yè)內(nèi)部會(huì)議和政府會(huì)議規(guī)模比較有保障，因?yàn)榫哂袕?qiáng)制參加性質(zhì)。所以，除了規(guī)模之外，需要問清群體屬性，是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部明確的必須來的還是分散的不一定有義務(wù)來的人？（有的銷售帶回來的沒有過濾的信息，回來后交給接待部門預(yù)定酒店數(shù)量就很容易產(chǎn)生超預(yù)定風(fēng)險(xiǎn)，attrition risk）。

再就是，否要時(shí)付費(fèi)赴注冊費(fèi)的會(huì)議？這個(gè)問題可以判定觀眾招募的難度。如果是第一次辦這樣的會(huì)，就要更當(dāng)心，因?yàn)闃I(yè)主沒有經(jīng)驗(yàn)過度自信自己的號(hào)召力。而如果辦了好幾屆，就要拿到以往的真實(shí)參會(huì)數(shù)量作為參考依據(jù)。

第五問：誰買單、誰說了算？

現(xiàn)代社會(huì)很直接，這個(gè)會(huì)議有了眉目，組織架構(gòu)也有了，誰來買單，怎么付款，是否招標(biāo)？準(zhǔn)備找?guī)准以儍r(jià)？哪些部門是直接服務(wù)部門等。

買單的人不一定是直接簽訂合同付款的人（此人也許只是代理人），而是有權(quán)決定經(jīng)費(fèi)撥付的人。找到了最終買家，還要問經(jīng)費(fèi)來源如何？有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)嗎，有年度預(yù)算嗎？還是要通過市場化運(yùn)營籌集？如果是市場化籌集，問題比較大。

對于企業(yè)而言，有經(jīng)費(fèi)保障，又是里程碑事件或大的周年慶會(huì)議，經(jīng)費(fèi)有保障，因?yàn)榇箢I(lǐng)導(dǎo)會(huì)出席。如果是協(xié)會(huì)和企業(yè)辦會(huì)需要拉贊助才能舉辦的會(huì)就很難。如果要拉贊助，是否要參與招商？這也要評(píng)估自己的實(shí)力。

對于協(xié)會(huì)而言，全國性的協(xié)會(huì)能級(jí)大于地方，年會(huì)影響力大于特定專業(yè)委員會(huì)的會(huì)議（少數(shù)特別牛的新興優(yōu)勢專業(yè)除外）。為協(xié)會(huì)包辦會(huì)議不能指望第一次就賺錢，第一次應(yīng)該是證明價(jià)值為主，目的是贏得信任，贏得未來的持續(xù)服務(wù)，做Core-PCO，PCO的目標(biāo)是成為core-pco，即贏得獨(dú)家年度服務(wù)的協(xié)會(huì)越多越好，再多都不嫌少。

以上問題結(jié)束之后，基本大問題比較清楚了：誰，為什么辦會(huì)，錢哪來，誰來參加，如果一路順利，如果是我的菜，繼續(xù)，不是我的菜，game over。具體如何商務(wù)談判，因人而異，不是本文討論的范圍。

以上談得好，雙方有意，可以繼續(xù)問，怎么問？

第六問：明確會(huì)議中策劃服務(wù)的界限Define Service Scope

既然大會(huì)主體構(gòu)架已經(jīng)有了，需要進(jìn)一步細(xì)化，明確責(zé)任和義務(wù)。承擔(dān)的責(zé)任越多，工作越多，投入的人力越多，所以服務(wù)費(fèi)和策劃費(fèi)收的越多。很多業(yè)主認(rèn)為付了服務(wù)費(fèi)就全包，這是錯(cuò)誤的，應(yīng)該分清服務(wù)內(nèi)容包含哪些內(nèi)容：

所以需要問清以下問題：只需問清楚YES or NO，或者誰負(fù)責(zé)即可。即便問清楚了，回去可以做一個(gè)初步的方案（適可而止，不能做得太細(xì)，除非有意向協(xié)議）和初步預(yù)算匡算（Preliminary Budget），預(yù)算只有經(jīng)過幾輪才能逐步精確。

1）是否有主重大同期活動(dòng)計(jì)劃：如，開幕式、議程、歡迎晚宴等，是否要做方案；

2）是否有大會(huì)用餐、住宿、用車、機(jī)票等接待方案（如果是付費(fèi)請來的客人，則主辦方要定接待標(biāo)準(zhǔn)、定名單，服務(wù)方按標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)執(zhí)行；如果是散客自行付費(fèi)，需要提供價(jià)格和預(yù)訂工具，或推薦預(yù)訂渠道（服務(wù)商）；

3）是否要提供演講人、VIP，和其他參會(huì)代表邀請或推廣計(jì)劃；

4）是否要做媒體宣傳推廣方案（媒體是會(huì)議的核心資源之一）；

5）是否要提供設(shè)計(jì)、制作方案（主辦方要明確要求）

6）是否需要會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)管理，即，搭建布置、餐飲協(xié)調(diào)、各類供應(yīng)商管理，嘉賓接待，現(xiàn)場注冊接待等；

7）是否考慮了工作人員招募及培訓(xùn)方案（一定要明確哪些工作是主辦方必須親自出面的，如VIP和演講人的接待、商務(wù)宴請、驗(yàn)收、現(xiàn)場決策秘書處等，出于禮節(jié)和法律，這些工作不建議服務(wù)方代勞；

8）還有大量志愿者、安保、后勤保障是需要主辦方承擔(dān)費(fèi)用的，第一次就明說，避免后面反復(fù)糾結(jié)；

9）….. (略)

總結(jié)和復(fù)述一下：以上大的框架可以引導(dǎo)業(yè)主回答YES或NO，會(huì)議的基本需求也就比較清楚了，難易程度也就比較有數(shù)了，可以做一個(gè)初步方案和預(yù)算測算preliminary proposal。但是要做出進(jìn)一步的方案和報(bào)價(jià)還需要對服務(wù)內(nèi)容和雙方全責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的界定，或獲得服務(wù)意向書之后再做。如何界定呢？第二次或第三次見面（假設(shè)服務(wù)方已經(jīng)獲得服務(wù)意向），就雙方權(quán)責(zé)義務(wù)進(jìn)行書面梳理（書面確認(rèn)是必不可少的），談好了之后還不行，回去之后要將權(quán)責(zé)義務(wù)以郵件進(jìn)行書面確認(rèn)，否則價(jià)格沒辦法報(bào)，方案沒辦法做：

1）大會(huì)申報(bào)

業(yè)主需向自己的上級(jí)打報(bào)告、批預(yù)算（外企也不例外，政府和國企就更不用說了）。

2）會(huì)議服務(wù)委托授權(quán)書以及服務(wù)協(xié)議

經(jīng)進(jìn)一步洽談，雙方協(xié)商服務(wù)合同的草擬與簽訂；合同簽訂后乙方制作會(huì)議的精確預(yù)算和詳細(xì)方案（預(yù)算和方案可作為合同附件，但要明確服務(wù)內(nèi)容和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)）。

3）合作單位聯(lián)系

由業(yè)主牽頭聯(lián)系確定合作單位、其它單位出席的領(lǐng)導(dǎo)，乙方負(fù)責(zé)跟進(jìn)聯(lián)絡(luò)。比如搜集合作單位的LOGO、信息，用于背景板、會(huì)刊等制作物設(shè)計(jì)（該筆費(fèi)用計(jì)入秘書處服務(wù)費(fèi)之中）。

4）設(shè)計(jì)及制作

業(yè)主要提供基礎(chǔ)素材稿和設(shè)計(jì)需求，乙方負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)制作。前期需要有設(shè)計(jì)制作清單（交付物品清單，這個(gè)業(yè)務(wù)公關(guān)和廣告公司最熟悉了），注意設(shè)計(jì)費(fèi)和制作費(fèi)要分開。

5）人員邀請

這個(gè)可以計(jì)入秘書處費(fèi)用之中，按工作量報(bào)價(jià)。

6）媒體邀請和文案服務(wù)

文案有數(shù)百份，新聞稿、主持稿、司儀稿、匯報(bào)稿，工作量很大，還要界定哪些誰寫，做一個(gè)文檔交付清單。媒體還要界定誰來請，媒體清單、媒體監(jiān)測報(bào)告。這個(gè)活兒公關(guān)和傳播公司很在行。

7）大會(huì)現(xiàn)場執(zhí)行

（邀請業(yè)主彩排是必不可少的，具體省略）

8）演講人、VIP、嘉賓邀約及現(xiàn)場管理

中外演講人的前期聯(lián)絡(luò)溝通（規(guī)范性的協(xié)商、需求、協(xié)議、資料搜集等），發(fā)送演講人邀請函、協(xié)議、演講人須知等等；演講人須知發(fā)送及時(shí)到位；機(jī)票預(yù)訂，住宿安排、接機(jī)（站）、餐飲等禮遇；演講費(fèi)支付；確認(rèn)所有演講人名單和接待；催場、時(shí)間提示；PPT搜集及管理，事無巨細(xì)，很容易出錯(cuò)，需要專人管理。

9）會(huì)議期間會(huì)場、茶歇、用餐、住宿管理

（略）

10）大會(huì)住宿、交通接待方案

（略）

11）大會(huì)秘書處行政工作

特別要注意界定工作范圍，具體內(nèi)容略

12）財(cái)務(wù)管理

事后審計(jì)事宜、匯率、尾款滯納金、通貨膨脹風(fēng)險(xiǎn)等算誰的（略）

13）工作機(jī)制

雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、簽單人、響應(yīng)時(shí)間（科技企業(yè)叫做SLA， Service Level Agreement）、匯報(bào)溝通機(jī)制、項(xiàng)目分工（注意業(yè)主和自己的人要逐一對應(yīng)），具體略。

明確收費(fèi)模式

收費(fèi)模式在第一次就要談好，不要浪費(fèi)彼此時(shí)間，畢竟不是談戀愛，一定要攤開來說。

服務(wù)費(fèi)費(fèi)率、設(shè)計(jì)費(fèi)標(biāo)注、增值稅、代收代支處理、現(xiàn)場落地人員的費(fèi)用（區(qū)別秘書處費(fèi)用）、服務(wù)費(fèi)不包含的清單……