在經(jīng)濟、科技飛速發(fā)展的今天,同類商業(yè)會議不斷增多,競爭壓力不言而喻。讓自己的商業(yè)會議更具價值是突圍的惟一方式。捷培森咨詢(上海)有限公司(以下簡稱“捷培森”)董事金景表示,會議主辦方欲使自己的商業(yè)會議立于不敗之地,就要不斷了解客戶需求,創(chuàng)新出更多新的會議及交流活動的形式,為客戶創(chuàng)造價值的同時,提高公司自身的競爭力。
商業(yè)會議呈現(xiàn)五大趨勢
國內(nèi)商業(yè)會議數(shù)量不斷增多,同類主題商業(yè)會議的“扎堆”,也給商業(yè)會議的發(fā)展帶來一定障礙。在金景看來,目前中國商業(yè)會議的發(fā)展呈現(xiàn)五大趨勢,而如何順應這些趨勢,打造自身的核心競爭力,應是國內(nèi)商業(yè)會議組織者應該思考的問題。
金景將五大趨勢概括為“五化”
第一,大型化。金景表示,由于目前國內(nèi)統(tǒng)一主題的商業(yè)會議過多,競爭十分激烈。“會議如果沒有辦法在兩三年內(nèi)做到一定的規(guī)模,”擁有一定的影響力,很容易被別的會議所取代。
第二,品牌化。會議主辦者應該思考如何將一個會議塑造成為品牌?采用哪些手段?同時,會議本身是否能在品牌影響力方面得到參會者的認可。
第三,專業(yè)化。金景認為,商業(yè)會議主辦者還應注意,自己的會議在專注的領域中必須非常專業(yè)。他說“在國外,能存活下來的、有一定歷史的會議會展,一定會在某一個領域做得非常專業(yè)”目前,四大類行業(yè)會議最多,分別是電信、醫(yī)藥、能源以及金融,在這四個領域中都有非常專業(yè)的公司。在中國也是如此,如果商業(yè)會議主辦方?jīng)]辦法在某一領域做到非常專業(yè),就不能可持續(xù)地發(fā)展。商業(yè)會議要做得越來越好、公司規(guī)模不斷擴大、收入越來越多,會議組織者就必須要對客戶更加了解。就像“打井”,打得深才能生存下去。”
第四,媒體和社區(qū)化。在做會的過程中,商業(yè)會議主辦方應思考是否能借助媒體化和社區(qū)化方式組織和銷售會議。比如利用微博、社交網(wǎng)絡等工具推廣會議,甚至找到演講嘉賓。充分地利用這些網(wǎng)絡。同時,商業(yè)會議主辦方還應考慮自己是否能夠建立這樣一個社區(qū)或是媒體平臺,而會議只是這個大平臺中的重要組成部分,為客戶提供全面的服務。
第五,資源整合化。金景認為,行業(yè)分工越來越細,在每一個領域中,每一個公司,每一個組織都有自己獨具的優(yōu)勢和強項,如果一個公司做得非常好,就應該將這個行業(yè)中擁有獨有資源或者優(yōu)勢資源的公司整合進來,將公司做大做強。資源的整合化還包括能否與國外的協(xié)會、學會達成深度合作等。“要能將別人的優(yōu)勢資源整合進來,為我所用。”
流程控制保證會議質(zhì)量
據(jù)了解,捷培森每年舉辦的商業(yè)會議有上百個,其中近一半的會議每年都會舉辦。由于這些會議跨越不同行業(yè),那么如何在保證會議質(zhì)量同時又做到專業(yè)無疑是業(yè)內(nèi)人士關心的話題。對此,金景的回答只有兩個字:流程。
“如果有流程控制,在會議籌備、組織的各個關鍵點都有相應控制,那么整個會議質(zhì)量一定不會差。”金景告訴記者,在捷培森,會議的策劃部門叫做“產(chǎn)品部”,會議產(chǎn)品的制作不是靠個人發(fā)揮或是創(chuàng)意,而是遵循嚴格的流程體系。“會議從第一天開始到會議結(jié)束后做內(nèi)部評估,每一周甚至每一天要做的事情都有嚴格的規(guī)定,做每一件事情都有非常清楚的標準和要求。流程化的控制是保證會議質(zhì)量的前提。”金景再次強調(diào)。
會議內(nèi)容是很多商業(yè)會議參會人員的關心話題,而為了保證會議內(nèi)容,捷培森的流程體系分為調(diào)研和研究部分,工作人員有非常清晰的工作依據(jù)。一個會議議題的確定常常需要大量電話或者面對面的訪談、調(diào)研,流程要求會議策劃人員研究產(chǎn)業(yè)規(guī)模,了解行業(yè)內(nèi)有多少家公司,在產(chǎn)業(yè)鏈的不同位置有多少種不同類型的公司,而細化到每一種不用類型的領域里面又有多少家公司,然后再找到那些和會議有關的公司,針對這些公司做定性和定量的訪談和研究,從而總結(jié)出合適的會議議題。
除了做定性的分析以外,金景也要求對會議進行定量分析。調(diào)研人員需要對每一個調(diào)研電話進行打分,并對被調(diào)查人員參會的可行性評估,如果分數(shù)較低,那么這個會議便不會被立項。
金景認為,成功的商業(yè)會議,必須具備較高的質(zhì)量。目前,會議行業(yè)在中國還不是一個非常規(guī)范的行業(yè),有的會議以賺錢為主,將創(chuàng)造會議價值放在第二位,但這兩點應該是同等重要的。作為商業(yè)會議主辦者,首先要有為客戶創(chuàng)造價值的決心、理念、文化和流程,這是中國會議行業(yè)目前缺乏的方面;其次應有耐心,金景表示,目前會議行業(yè)中很多人都表現(xiàn)比較浮躁,會議品牌或者公司品牌的塑造是要花時間并進行投資的,業(yè)內(nèi)很多從業(yè)人士希望“今天投入明天就有產(chǎn)出”,這是不現(xiàn)實的。作為商業(yè)會議主辦者,首先要有足夠的耐心去做投資和積累,包括品牌研發(fā)以及愿意付出一年、兩年沒有得到回報的耐心進行投資,也包括為員工、公司管理體系的投資,這些并非一朝一夕之事。
欲在商業(yè)會議領域中成就一番事業(yè),很多公司還應清楚自身的核心競爭力。“中國會議行業(yè)已經(jīng)具有一定規(guī)模,公司要了解自己依托的是什么,這樣在與同行競爭時才不容易被輕易擠垮。”金景說,“創(chuàng)新和研發(fā)意識也是很多商業(yè)會議公司應該注重加強的領域,對自己的產(chǎn)品研發(fā)、打磨要有創(chuàng)新意識,并做到自律。只有長線思考并注重創(chuàng)新的經(jīng)營者,才會成為最后的贏家。”
向“媒體和商業(yè)社區(qū)化”發(fā)展
在迎合五大趨勢發(fā)展自身商業(yè)會議的同時,金景也意識到:“長久的戰(zhàn)略規(guī)劃是必需的,這也是中國商業(yè)領域發(fā)展的整體趨勢。”他認為,中國處于資訊非常發(fā)達的時代,國外資訊、商業(yè)模式的創(chuàng)新,新趨勢的發(fā)展很快就會影響到中國。而中國本身經(jīng)濟的發(fā)展速度,使得中國有可能成為行業(yè)創(chuàng)新的發(fā)源地,而不僅僅是處于跟進的位置。
為了提升自身的抗風險能力,從國際金融危機爆發(fā)開始,金景便致力于開辟公司的第三塊業(yè)務“媒體及商業(yè)社區(qū)化”。在這項業(yè)務中,會議正被逐年濃縮成為一種全面服務中的一環(huán)。金景表示,很多客戶付費參加會議的目的不僅是為了參會本身,而是要為自身業(yè)務中存在的問題找到解決方案。公司為了滿足客戶多樣化的需求,促使其對公司有更高的忠誠度,便發(fā)展了“媒體與商業(yè)社區(qū)”的業(yè)務。該業(yè)務要構(gòu)建的不僅僅是會議平臺,而是要為客戶提供一種商業(yè)社區(qū)的氛圍,其中包括媒體化、社會化的網(wǎng)絡。通過這個網(wǎng)絡,公司為客戶提供的不僅僅是面對面會議,還有電話會議、網(wǎng)絡會議、培訓、為期半天的資訊交流、產(chǎn)業(yè)研究項目甚至可以為客戶提供專業(yè)的研究報告。這一切都是將客戶的需求細化,最后呈現(xiàn)給客戶的是一個“媒體與社區(qū)”的大平臺。
金景表示,在國際金融危機期間,商業(yè)會議被大幅削減,這無疑給公司經(jīng)營帶來一定影響。面對這一挑戰(zhàn),金景帶領幾個員工成立了一個團隊,對市場進行了一次全面的調(diào)研。以對人力資源總監(jiān)的調(diào)研為例,捷培森每年要舉辦四五場人力資源會議,但付費參加會議的人力資源總監(jiān)級別的參會人數(shù)只占總參會人數(shù)的7%。為此,金景帶領他的團隊詢問了很多人力資源總監(jiān),并得到了這樣的反饋:第一,做到總監(jiān)的級別,很多高管希望和自己同級別的人交流,如果參加一個兩三百人的會議,只有10%同級別的人員,那么很多人力總監(jiān)就會放棄參會;第二,總監(jiān)們希望討論“我”所關注的話題,而不是所有有關人力資源的話題;第三,總監(jiān)很忙,會議時間最好不要超過半天;第四,金景發(fā)現(xiàn),很多人在行業(yè)內(nèi)做到一定級別,他們更喜歡“說”,不喜歡“聽”,當他們不能從傳統(tǒng)商業(yè)會議中學到太多東西時,就要求會議形式進行改變。
利用“非會議”的活動形式來吸引人力資源總監(jiān)們是金景采取的做法。邀請20~25名高層人力資源總監(jiān)參加活動,只有半天時間,活動中沒有大段的演講,只有一個半小時左右的暖身演講,之后便是參會人員之間的深度討論。研討話題通過參會人員的投票選出。金景告訴記者,這樣的活動是不收費的,只是為這些人力資源高管們提供的整套服務中的一部分。這些人力資源高管一旦購買“媒體和商業(yè)社區(qū)”的整個服務,便能享受到這個平臺提供給他們的不同內(nèi)容。
“客戶說的東西總是對的,要聽取客戶對整個行業(yè)發(fā)展的看法,真正面對客戶,同進進行大量的數(shù)據(jù)分析,才能可持續(xù)地經(jīng)營自己的公司。”金景說。