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在論述之前，先界定幾個概念：

什么是項目？

我把項目定義為必須在既定的時間內(nèi)完成的具有明確目標的群體行為。舉例：你自己備考不算項目，但是如果是班主任組織學員備考，就屬于項目行為（考試有時間，目標是學員通過考試，行為是群體參與）。

什么是全案會議服務(wù)項目？

一般來講，除了會議各類審批報備、演講人邀請、議題內(nèi)容和經(jīng)費落實等核心事務(wù)由主辦方負責之外的，需要包攬確保一個會議成功的落地執(zhí)行的事務(wù)就是全案類服務(wù)項目。

為什么凡是項目均需要做方案？

方案可繁可簡，但凡是項目均需要方案。為什么需要方案？前面說了，在規(guī)定的時間集體行為達到特定的目的的活動就是項目。這就涉及到項目信息的傳遞，目標一致，不要跑偏，所以需要共同的文件；也涉及到成本可控和風險可控，便于預(yù)測成本掌控風險；此外，大多數(shù)主辦方全包會議服務(wù)，說明主辦方的主業(yè)不是會展類，業(yè)主（甲方）也需要看方案，是否是自己要的東西。所以總結(jié)一下：方案具有信息傳達、預(yù)測和控制成本、溝通需求、控制風險的目標。

做方案之前需要與業(yè)主明確一些基本問題，這就是本文要談的核心內(nèi)容：

MICE銷售、BD、KA在承接一個全案業(yè)務(wù)之前，不能立馬就做方案，否則做了也是白做。必須要面談1個小時以上，才能梳理出業(yè)主想要的東西以及會議的輪廓概貌。

另外，應(yīng)該與客戶的決策人（或決策人的一手代理人，越是接近權(quán)力的頂端，獲得的信息和知識越多，需求也越是精準，因為每個人的理解不一樣，每往下傳達一個層級，信息呈現(xiàn)指數(shù)級衰減或者變形）。只有與決策者有一次詳細的溝通：摸清會議的基本情況和特點、主要服務(wù)內(nèi)容、判斷出需求的真實性、有效性和緊迫性，才能評估是否值得做、做多深、預(yù)判項目組配備什么團隊和服務(wù)，才能預(yù)測報價和收費標準。否則就是浪費時間，幾個工作日的準備都是昂貴的成本。

需要與業(yè)主摸清或界定什么問題？

以下是一些常見的需要問清的問題，特別是業(yè)主不是那么專業(yè)或沒有做過會議的時候：

第一問：問清會議的基本情況：

詢問并記下會議的名稱、擬定時間和意向地點（場所）、預(yù)期規(guī)模。詢問主辦方、承辦方、支持方的關(guān)系（有出錢的，有出力的，有出名氣的，有給公章的…..），這又涉及到誰是最終買單的買家，誰是過賬的，誰是名義上的主辦，誰說了算等。如果是體制內(nèi)的會議，還涉及到需要主管部門的報批和審批，如果他們只是一廂情愿，那就是八字還沒一撇，走程序需也要走很久的，緊迫性和真實性程度很低。（如果辦了幾年的會，可以問問以往服務(wù)商是誰，有哪里不滿意的）

第二問：為什么要辦這個會？

為什么辦這個會？即目標和目的（Goals & Objectives，整個CMP考試的核心就是圍繞這個來策劃與服務(wù)）。很多銷售忽視這個問題的重要性，以為關(guān)我啥事，給錢辦事就行。這個問題是核心問題，至少知道主辦的題圖和目的。

當然，有經(jīng)驗的銷售在問出第一問會議的基本情況的時候，就能估摸出業(yè)主的意圖。除了常規(guī)的員工大會、客戶大會、學術(shù)研討會等不同會議滿足不同目的之外，業(yè)主辦會目的是千奇百怪：有的專家八十華誕要辦一場學術(shù)會；有學校校慶有簽字儀式要辦會；有開業(yè)、周年慶或里程碑儀式活動要配套會議，不同的會議可以看得出其目標和關(guān)注點。

盡管任何人都說三有：有體驗、有臉面、有內(nèi)容，但是預(yù)算是有限的。這就需要把錢用在刀刃上。

如果是展中會，問到幾個問題基本就可以結(jié)束了，因為展中會一般是主辦方自己搞定，或者委托合作伙伴搞定，或者讓贊助方搞定。其戰(zhàn)略重點事辦好展會，會議只是錦上添花，不會花額外的錢請外包的，因為重要資源和精力用于采購商體驗和大展商的體驗。

第三問：出席會議的最高領(lǐng)導(dǎo)人是誰

出席會議的都有誰，行業(yè)、職業(yè)、身份等？再就是明確最高領(lǐng)導(dǎo)人（業(yè)主方的最高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)主邀請參加的貴賓的最高領(lǐng)導(dǎo)），是不是一把手參加，一般而言一把手參加的會議，經(jīng)費比較有保障，花錢不會太摳，因為省錢的風險太大，不會太糾結(jié)經(jīng)費，領(lǐng)導(dǎo)滿意不出問題是第一大追求，層級越低，能撼動的經(jīng)費越少，呈現(xiàn)出指數(shù)級遞減的趨勢。

一般而言，以學術(shù)會舉例，醫(yī)院和學校一把手（院長和校長）當主席和牽頭人的會議，經(jīng)費比較有保障。因為能量較大，協(xié)調(diào)的資源較多，都得買面子。院系和科室主任辦的會，經(jīng)費就捉襟見肘，能不虧就是萬事大吉。

第四問：會議究竟有多大規(guī)模？

盡管基礎(chǔ)信息已經(jīng)告訴了會議的規(guī)模和出席人員是哪些。但當問到會議規(guī)模的時候，通常都要在主辦方預(yù)期會議規(guī)模上打折，因為往往主辦方都會高估自己的影響力，過于自信的較多。不同會議，數(shù)量變化不會太大，社團類會議不具備強制性，所以人數(shù)變化和不可控太大，企業(yè)內(nèi)部會議和政府會議規(guī)模比較有保障，因為具有強制參加性質(zhì)。所以，除了規(guī)模之外，需要問清群體屬性，是一個企業(yè)內(nèi)部明確的必須來的還是分散的不一定有義務(wù)來的人？（有的銷售帶回來的沒有過濾的信息，回來后交給接待部門預(yù)定酒店數(shù)量就很容易產(chǎn)生超預(yù)定風險，attrition risk）。

再就是，否要時付費赴注冊費的會議？這個問題可以判定觀眾招募的難度。如果是第一次辦這樣的會，就要更當心，因為業(yè)主沒有經(jīng)驗過度自信自己的號召力。而如果辦了好幾屆，就要拿到以往的真實參會數(shù)量作為參考依據(jù)。

第五問：誰買單、誰說了算？

現(xiàn)代社會很直接，這個會議有了眉目，組織架構(gòu)也有了，誰來買單，怎么付款，是否招標？準備找?guī)准以儍r？哪些部門是直接服務(wù)部門等。

買單的人不一定是直接簽訂合同付款的人（此人也許只是代理人），而是有權(quán)決定經(jīng)費撥付的人。找到了最終買家，還要問經(jīng)費來源如何？有專項經(jīng)費嗎，有年度預(yù)算嗎？還是要通過市場化運營籌集？如果是市場化籌集，問題比較大。

對于企業(yè)而言，有經(jīng)費保障，又是里程碑事件或大的周年慶會議，經(jīng)費有保障，因為大領(lǐng)導(dǎo)會出席。如果是協(xié)會和企業(yè)辦會需要拉贊助才能舉辦的會就很難。如果要拉贊助，是否要參與招商？這也要評估自己的實力。

對于協(xié)會而言，全國性的協(xié)會能級大于地方，年會影響力大于特定專業(yè)委員會的會議（少數(shù)特別牛的新興優(yōu)勢專業(yè)除外）。為協(xié)會包辦會議不能指望第一次就賺錢，第一次應(yīng)該是證明價值為主，目的是贏得信任，贏得未來的持續(xù)服務(wù)，做Core-PCO，PCO的目標是成為core-pco，即贏得獨家年度服務(wù)的協(xié)會越多越好，再多都不嫌少。

以上問題結(jié)束之后，基本大問題比較清楚了：誰，為什么辦會，錢哪來，誰來參加，如果一路順利，如果是我的菜，繼續(xù)，不是我的菜，game over。具體如何商務(wù)談判，因人而異，不是本文討論的范圍。

以上談得好，雙方有意，可以繼續(xù)問，怎么問？

第六問：明確會議中策劃服務(wù)的界限Define Service Scope

既然大會主體構(gòu)架已經(jīng)有了，需要進一步細化，明確責任和義務(wù)。承擔的責任越多，工作越多，投入的人力越多，所以服務(wù)費和策劃費收的越多。很多業(yè)主認為付了服務(wù)費就全包，這是錯誤的，應(yīng)該分清服務(wù)內(nèi)容包含哪些內(nèi)容：

所以需要問清以下問題：只需問清楚YES or NO，或者誰負責即可。即便問清楚了，回去可以做一個初步的方案（適可而止，不能做得太細，除非有意向協(xié)議）和初步預(yù)算匡算（Preliminary Budget），預(yù)算只有經(jīng)過幾輪才能逐步精確。

1）是否有主重大同期活動計劃：如，開幕式、議程、歡迎晚宴等，是否要做方案；

2）是否有大會用餐、住宿、用車、機票等接待方案（如果是付費請來的客人，則主辦方要定接待標準、定名單，服務(wù)方按標準落實執(zhí)行；如果是散客自行付費，需要提供價格和預(yù)訂工具，或推薦預(yù)訂渠道（服務(wù)商）；

3）是否要提供演講人、VIP，和其他參會代表邀請或推廣計劃；

4）是否要做媒體宣傳推廣方案（媒體是會議的核心資源之一）；

5）是否要提供設(shè)計、制作方案（主辦方要明確要求）

6）是否需要會議現(xiàn)場服務(wù)管理，即，搭建布置、餐飲協(xié)調(diào)、各類供應(yīng)商管理，嘉賓接待，現(xiàn)場注冊接待等；

7）是否考慮了工作人員招募及培訓方案（一定要明確哪些工作是主辦方必須親自出面的，如VIP和演講人的接待、商務(wù)宴請、驗收、現(xiàn)場決策秘書處等，出于禮節(jié)和法律，這些工作不建議服務(wù)方代勞；

8）還有大量志愿者、安保、后勤保障是需要主辦方承擔費用的，第一次就明說，避免后面反復(fù)糾結(jié)；

9）….. (略)

總結(jié)和復(fù)述一下：以上大的框架可以引導(dǎo)業(yè)主回答YES或NO，會議的基本需求也就比較清楚了，難易程度也就比較有數(shù)了，可以做一個初步方案和預(yù)算測算preliminary proposal。但是要做出進一步的方案和報價還需要對服務(wù)內(nèi)容和雙方全責進行進一步的界定，或獲得服務(wù)意向書之后再做。如何界定呢？第二次或第三次見面（假設(shè)服務(wù)方已經(jīng)獲得服務(wù)意向），就雙方權(quán)責義務(wù)進行書面梳理（書面確認是必不可少的），談好了之后還不行，回去之后要將權(quán)責義務(wù)以郵件進行書面確認，否則價格沒辦法報，方案沒辦法做：

1）大會申報

業(yè)主需向自己的上級打報告、批預(yù)算（外企也不例外，政府和國企就更不用說了）。

2）會議服務(wù)委托授權(quán)書以及服務(wù)協(xié)議

經(jīng)進一步洽談，雙方協(xié)商服務(wù)合同的草擬與簽訂；合同簽訂后乙方制作會議的精確預(yù)算和詳細方案（預(yù)算和方案可作為合同附件，但要明確服務(wù)內(nèi)容和收費標準）。

3）合作單位聯(lián)系

由業(yè)主牽頭聯(lián)系確定合作單位、其它單位出席的領(lǐng)導(dǎo)，乙方負責跟進聯(lián)絡(luò)。比如搜集合作單位的LOGO、信息，用于背景板、會刊等制作物設(shè)計（該筆費用計入秘書處服務(wù)費之中）。

4）設(shè)計及制作

業(yè)主要提供基礎(chǔ)素材稿和設(shè)計需求，乙方負責設(shè)計制作。前期需要有設(shè)計制作清單（交付物品清單，這個業(yè)務(wù)公關(guān)和廣告公司最熟悉了），注意設(shè)計費和制作費要分開。

5）人員邀請

這個可以計入秘書處費用之中，按工作量報價。

6）媒體邀請和文案服務(wù)

文案有數(shù)百份，新聞稿、主持稿、司儀稿、匯報稿，工作量很大，還要界定哪些誰寫，做一個文檔交付清單。媒體還要界定誰來請，媒體清單、媒體監(jiān)測報告。這個活兒公關(guān)和傳播公司很在行。

7）大會現(xiàn)場執(zhí)行

（邀請業(yè)主彩排是必不可少的，具體省略）

8）演講人、VIP、嘉賓邀約及現(xiàn)場管理

中外演講人的前期聯(lián)絡(luò)溝通（規(guī)范性的協(xié)商、需求、協(xié)議、資料搜集等），發(fā)送演講人邀請函、協(xié)議、演講人須知等等；演講人須知發(fā)送及時到位；機票預(yù)訂，住宿安排、接機（站）、餐飲等禮遇；演講費支付；確認所有演講人名單和接待；催場、時間提示；PPT搜集及管理，事無巨細，很容易出錯，需要專人管理。

9）會議期間會場、茶歇、用餐、住宿管理

（略）

10）大會住宿、交通接待方案

（略）

11）大會秘書處行政工作

特別要注意界定工作范圍，具體內(nèi)容略

12）財務(wù)管理

事后審計事宜、匯率、尾款滯納金、通貨膨脹風險等算誰的（略）

13）工作機制

雙方的項目負責人、簽單人、響應(yīng)時間（科技企業(yè)叫做SLA， Service Level Agreement）、匯報溝通機制、項目分工（注意業(yè)主和自己的人要逐一對應(yīng)），具體略。

明確收費模式

收費模式在第一次就要談好，不要浪費彼此時間，畢竟不是談戀愛，一定要攤開來說。

服務(wù)費費率、設(shè)計費標注、增值稅、代收代支處理、現(xiàn)場落地人員的費用（區(qū)別秘書處費用）、服務(wù)費不包含的清單……