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會(huì)議產(chǎn)業(yè)化趨勢(shì)的進(jìn)一步顯現(xiàn)，讓更多的的人開始關(guān)注會(huì)議業(yè)，越來越多的城市和機(jī)構(gòu)將舉辦會(huì)議作為拉動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)和提升影響力的重要途徑。然而每一個(gè)行業(yè)的良性發(fā)展都離不開理性思考和分析，在會(huì)議業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，其未來發(fā)展路徑如何？對(duì)此，中國(guó)貿(mào)促會(huì)國(guó)際聯(lián)絡(luò)部副部長(zhǎng)韓梅青給出了兩個(gè)字的答案：專業(yè)。

從“做導(dǎo)游”到服務(wù)外包

談起會(huì)議業(yè)的發(fā)展，韓梅青頓時(shí)打開了話匣子，從業(yè)20余年的他見證了會(huì)議接待從最初“連導(dǎo)游都要自己做”向整合資源、服務(wù)外包的專業(yè)化運(yùn)作轉(zhuǎn)變。

在20年前，中國(guó)市場(chǎng)對(duì)商務(wù)旅游、獎(jiǎng)勵(lì)旅游的認(rèn)識(shí)還非常有限。當(dāng)時(shí)各國(guó)商務(wù)團(tuán)隊(duì)在會(huì)議之余需要商務(wù)旅游時(shí)，沒有相應(yīng)的旅游社可以提供這樣的服務(wù)。“一些旅行社甚至感到奇怪，為什么這些團(tuán)隊(duì)同‘正常’旅行團(tuán)組提的要求不同，總是提出一些諸如拜會(huì)、企業(yè)座談之類的要求？”韓梅青回憶道，“當(dāng)時(shí)舉辦一個(gè)會(huì)議，從始至終的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要我們的工作人員來完成，這就要求這些人員要身兼數(shù)職，甚至還要充當(dāng)‘導(dǎo)游’。”而在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，韓梅青所在的國(guó)際聯(lián)絡(luò)部的工作方式和思想也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，首先一點(diǎn)就是“工作人員不能再去做導(dǎo)游”。在招企業(yè)參會(huì)的做法上，韓梅青同樣目睹了工作方式的巨大變化，從最初的發(fā)傳真、接電話的低效工作到如今的充分利用貿(mào)促會(huì)事業(yè)單位、企業(yè)乃至社團(tuán)的力量，服務(wù)外包為會(huì)議主辦者節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。

“在實(shí)踐當(dāng)中，會(huì)議產(chǎn)業(yè)還沒有上升到‘產(chǎn)業(yè)’高度時(shí)，大家還沒有提出會(huì)議服務(wù)外包的問題甚至很多人沒有外包概念。但在實(shí)際操作中，服務(wù)外包已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。實(shí)踐已經(jīng)走到理論之前。”韓梅青總結(jié)道，“以我所在的國(guó)際聯(lián)絡(luò)部為例，部門的很多人員只是學(xué)英語的，不可能對(duì)會(huì)議涉及的方方面面都了解，將相應(yīng)的服務(wù)外包是必然趨勢(shì)，只不過是程度問題。專業(yè)化程度越來越高、分工越來越細(xì)將是未來會(huì)議市場(chǎng)發(fā)展的必然趨勢(shì)。”

同時(shí)，韓梅青還認(rèn)為，將會(huì)議業(yè)服務(wù)外包的發(fā)展趨勢(shì)，不僅僅涉及政府和社會(huì)團(tuán)體，各種會(huì)議公司也都面臨著類似的優(yōu)勢(shì)整合問題。業(yè)務(wù)外包可以提高專業(yè)化程度，提高各種資源的使用效率，并降低成本。

采購(gòu)創(chuàng)意更加專業(yè)

服務(wù)外包已經(jīng)成為會(huì)議發(fā)展的必然趨勢(shì)，更加細(xì)化和專業(yè)的公司成為當(dāng)前會(huì)議發(fā)展的一大需要。韓梅青認(rèn)為，在未來，越來越多的會(huì)議成本被用來購(gòu)買那些“軟”性創(chuàng)意以及專業(yè)服務(wù)。

“我們有個(gè)概念叫‘政府采購(gòu)’，目前更多成本還是用于購(gòu)買硬件，而在購(gòu)買諸如會(huì)議創(chuàng)意、設(shè)計(jì)等軟件購(gòu)買方面，依然占較小的份額。但我想未來會(huì)議用于軟件的支出比例將越來越多，那些不容易被估量?jī)r(jià)格的會(huì)議創(chuàng)意、設(shè)計(jì)價(jià)值將進(jìn)一步體現(xiàn)。目前，很多國(guó)際會(huì)議顯示的均為軟實(shí)力，我們辦會(huì)同樣需要軟實(shí)力的提升，會(huì)議是否能被與會(huì)者認(rèn)可，是否受到社會(huì)歡迎，受到政府的贊賞，軟實(shí)力建設(shè)不可或缺。”韓梅青說。

招募合適的發(fā)言人就是提升會(huì)議軟實(shí)力的重要途徑之一。韓梅青認(rèn)為，作為會(huì)議的主辦單位了解參加會(huì)議的聽眾想聽什么？發(fā)言人和聽眾、主辦者的關(guān)系互為因果，會(huì)議發(fā)言人選擇的成功與否直接影響整個(gè)會(huì)議的效果，如果有專業(yè)的發(fā)言人公司出現(xiàn)，對(duì)會(huì)議的整體設(shè)計(jì)將產(chǎn)生強(qiáng)烈影響。很多在某些專業(yè)比較優(yōu)秀的發(fā)言人是非常受公眾歡迎的。這時(shí)很多會(huì)議的主辦方都應(yīng)該思考如何這些優(yōu)秀的發(fā)言人吸引過來。”韓梅青說。同時(shí)，他又舉了這樣一個(gè)例子，一次會(huì)議主辦方希望請(qǐng)中糧集團(tuán)的負(fù)責(zé)人到會(huì)上發(fā)言。而該負(fù)責(zé)人的態(tài)度起初是拒絕的：“邀請(qǐng)我參加的會(huì)議太多了，真的沒有時(shí)間。”而作為主辦方的代表，韓梅青這樣回答：“不是所有的會(huì)請(qǐng)你去，只有一件事需要您去辦，作為工商界的思想領(lǐng)袖，在糧食安全問題上您最有發(fā)言權(quán)，僅請(qǐng)您就這一問題進(jìn)行發(fā)言。”由于議題與該負(fù)責(zé)人的專業(yè)相符，激發(fā)了被邀請(qǐng)人的演講熱情，最終的演講對(duì)會(huì)議產(chǎn)生很大震撼。“邀請(qǐng)發(fā)言人應(yīng)基于對(duì)發(fā)言人的深刻理解，選好發(fā)言人，選好演講內(nèi)容對(duì)整個(gè)會(huì)議的成功與否都很重要。”韓梅青說。

借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)

韓梅青告訴記者，他最近參加一個(gè)活動(dòng)很生氣。作為會(huì)議其中一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的成員，韓梅青特意提前20分鐘到會(huì)，想通過會(huì)議同參會(huì)人士進(jìn)行交流。結(jié)果到了會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)之后，發(fā)現(xiàn)沒有任何一個(gè)場(chǎng)地可供參會(huì)人士交流、聊天，在試圖和距離我座位比較近的人說話交談不久，會(huì)場(chǎng)又響起了“非常吵”的音樂，結(jié)果聊天泡湯。之后會(huì)議正式開始，開幕式和長(zhǎng)篇累牘的講話后，會(huì)議直接結(jié)束了。“此類會(huì)議一定沒有專業(yè)會(huì)議公司參與，會(huì)議目的何在？這樣的會(huì)議沒必要開。”韓梅青說。

會(huì)議專業(yè)發(fā)展不但需要國(guó)內(nèi)會(huì)議人士的思考，還需要借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)。提及同國(guó)際會(huì)議產(chǎn)業(yè)的差距。會(huì)議議題的設(shè)計(jì)便是其中的重要方面。國(guó)內(nèi)很多會(huì)議設(shè)定的主題沒什么問題，做得都不錯(cuò)。但是圍繞主題細(xì)化的分議題，圍繞何種中心進(jìn)行討論，是目前國(guó)內(nèi)會(huì)議比較欠缺的地方。我參加的國(guó)際會(huì)議，在參加每個(gè)分議題的討論時(shí)，在正式討論之前，都會(huì)有一小塊綜述時(shí)間，既指導(dǎo)會(huì)議發(fā)言人也指導(dǎo)會(huì)議聽眾。而國(guó)內(nèi)常有這樣的情況，針對(duì)分論壇會(huì)議的說明可能只有一句話甚至是幾個(gè)詞組，這樣的描述說明就會(huì)引起無數(shù)人的興趣，但實(shí)際一聽卻關(guān)系不大。很多國(guó)際會(huì)議不但對(duì)所有分論壇的議題有準(zhǔn)確描述，而且這些分論壇制定的議題一定是會(huì)議主題的延展和深化，不會(huì)出現(xiàn)“風(fēng)馬牛不相及”的現(xiàn)象，針對(duì)性比較強(qiáng)，符合參會(huì)者的預(yù)期，也顯得非常專業(yè)。

同時(shí)，韓梅青認(rèn)為，會(huì)議評(píng)估也是我國(guó)會(huì)議應(yīng)該借鑒的經(jīng)驗(yàn)之一。“我參加過很多國(guó)際會(huì)議，在會(huì)后都會(huì)發(fā)給參會(huì)人員一份評(píng)估報(bào)告，一些問題設(shè)計(jì)得很到位，”韓梅青說，“專門的會(huì)議評(píng)估公司一方面，讓花錢辦會(huì)的人清楚會(huì)議反饋，了解會(huì)議被認(rèn)可的程度，為下一次會(huì)議的舉辦提供借鑒，同時(shí)對(duì)會(huì)議出資人有所交代。另一方面，還可以指導(dǎo)會(huì)議未來的發(fā)展。”在中國(guó)，無論是政府、社會(huì)團(tuán)體還是企業(yè)，對(duì)其辦的會(huì)議或論壇進(jìn)行中立、公正和可信的評(píng)估是很有必要的。而僅僅依靠媒體和主辦單位自身對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，就很難有說服力，這也是未來會(huì)議專業(yè)化發(fā)展的要求之一。而綜觀目前會(huì)議產(chǎn)業(yè)發(fā)展，韓梅青表示，要將“好鋼用在刀刃上”，最好地配置資源，通過外包手段，將越來越多的社會(huì)資源調(diào)動(dòng)起來，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，不但可以提升會(huì)議專業(yè)化和市場(chǎng)化的程度，還可以節(jié)省時(shí)間、成本。

或許受文化影響，韓梅青告訴記者，國(guó)外很多會(huì)議的發(fā)言人之間有真正的溝通、交流，甚至是思想激烈的碰撞，但國(guó)內(nèi)會(huì)議在這方面也有所欠缺。韓梅青曾經(jīng)參加過一場(chǎng)40分鐘的會(huì)議，從頭聽到尾，全場(chǎng)12次掌聲。會(huì)議非常精彩，幾個(gè)發(fā)言人在會(huì)上“吵”起來了，其中有政治家、商界領(lǐng)袖以及學(xué)術(shù)界的權(quán)威，他們的思路與眾不同。而聽眾并沒有陶醉于演講者的獨(dú)特思維，而是被不同業(yè)界人士巧妙的表達(dá)方式所深深折服。“這種場(chǎng)面在國(guó)內(nèi)會(huì)議中是很難見到的。”韓梅青說。精彩的會(huì)議會(huì)讓參會(huì)者覺得物有所值。此外，在國(guó)外會(huì)議發(fā)言前半個(gè)小時(shí)，會(huì)議主持人還會(huì)將會(huì)議發(fā)言人叫到一起，互相認(rèn)識(shí)一下，而在開會(huì)之前，這些會(huì)議發(fā)言人也郵件互通很長(zhǎng)一段時(shí)間，并且這種聯(lián)系還一直延續(xù)到會(huì)后。“這樣在臺(tái)上交流時(shí)就不會(huì)有拘束的感覺，就像是在家里的小沙龍，就同一問題進(jìn)行討論。呈現(xiàn)給觀眾的也將是非常流暢的感覺。”

鏈接服務(wù)商

一場(chǎng)專業(yè)會(huì)議不僅需要有好的創(chuàng)意和設(shè)計(jì)，還需要會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈條上各個(gè)部分的有效溝通和配合。

韓梅青認(rèn)為，會(huì)議欲取得專業(yè)的效果。就需要聽取所處不同環(huán)節(jié)的服務(wù)商的意見，如餐飲供應(yīng)商在會(huì)議中似乎常常處于不重要的位置，但實(shí)際上他們的意見對(duì)會(huì)議服務(wù)的專業(yè)化發(fā)展很有幫助。作為服務(wù)行業(yè)，餐飲業(yè)常常顯得很客氣，但用餐時(shí)的人數(shù)和位置搭配關(guān)系等看似很簡(jiǎn)單、很多承辦者不是非常在意的事情，卻往往決定著會(huì)議的成敗。如果預(yù)期的不夠準(zhǔn)確，就會(huì)出現(xiàn)一些問題。曾經(jīng)出現(xiàn)過這樣的問題：在一次會(huì)議的晚宴前設(shè)有演講環(huán)節(jié)，但由于會(huì)議承辦方和餐飲服務(wù)方?jīng)]有溝通好，在現(xiàn)場(chǎng)竟然沒有麥克風(fēng)，導(dǎo)致“現(xiàn)場(chǎng)到處找”。這就是承辦方與餐飲服務(wù)商缺少溝通的記過。還有一次在晚宴后，20多輛大巴、500多人在晚宴后紛紛上車，但大巴司機(jī)卻不知道要開往哪個(gè)酒店，最后每輛車安排好志愿者進(jìn)行溝通。造成該現(xiàn)象的原因在于會(huì)議承辦者認(rèn)為“交通和我有什么關(guān)系”。而要想將會(huì)議做到專業(yè)化，就要最基本環(huán)節(jié)的順暢。

好的會(huì)議創(chuàng)意還需要有效地實(shí)行，這就要求創(chuàng)意、設(shè)計(jì)不應(yīng)僅僅是會(huì)務(wù)公司、公關(guān)公司的事情，專業(yè)的想法還需要同產(chǎn)業(yè)鏈的各個(gè)方面結(jié)合起來。如設(shè)計(jì)一個(gè)創(chuàng)意，還必須要考慮到會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備、條件，是否能支持創(chuàng)意的實(shí)行。這同樣需要好的溝通。

韓梅青說：“從20年到現(xiàn)在，會(huì)議業(yè)已經(jīng)發(fā)生了不可想象的變化。目前我最大的希望就是提高會(huì)議舉辦的效率，其中包括花錢的效率、花各種時(shí)間的效率等，而這必須建立在專業(yè)化的基礎(chǔ)上。會(huì)議產(chǎn)業(yè)是和國(guó)際綜合水平有關(guān)，整個(gè)中國(guó)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、社會(huì)水平不斷提升，會(huì)議產(chǎn)業(yè)也將不斷發(fā)展。在參會(huì)者越來越年輕的背景下，會(huì)議產(chǎn)業(yè)的專業(yè)化發(fā)展路徑是我們必須認(rèn)真思考的問題。”