如何辦好一場展會?來和各會展大國學一招!
發布時間:2018-04-11 更新時間:2018-04-11 作者: 點擊次數:4004
為首屆中國國際進口博覽會將于2018年11月5日至10日在上海舉行。舉辦中國國際進口博覽會(以下簡稱進口博覽會)是中國堅定支持貿易自由化和經濟全球化、主動向世界開放市場的重大舉措,有利于促進世界各國加強經貿交流合作,促進全球貿易和世界經濟增長,推動開放型世界經濟發展。
放眼世界,在許多國家,會展業都被視為城市的“經濟蛋糕”,受到城市管理者與企業的歡迎。辦好一場展覽會,需要哪些保障?作為會展大國的德國、美國、法國等國家的經驗或將提供一些借鑒。
德國
專業細分防惡性競爭
德國是世界展覽大國,擁有26個大型展會中心。根據全球展覽業協會統計,全球現平均每年舉辦3萬多場展覽會。德國每年在本國舉辦約300場展覽會,數量并不算多。但是,若以質量來衡量,世界三分之二的頂級行業展覽會都在德國舉辦。
與此同時,德國的國際展會“國際性”突出,約有一半以上的參展商來自海外,其中三分之一來自歐洲以外的國家。約四分之一觀眾來自海外,海外專業觀眾比例高達30%。此外,德國展覽會主辦機構還積極從事海外展覽業務的拓展,近年來每年在海外舉辦展會約250場左右。
事實上,德國從很早便開始建立品牌,引領歐洲展覽業的發展。1895年,萊比錫舉辦第一屆國際樣品博覽會,標志著展覽會從貨物貿易向樣品貿易轉變。此后,綜合性展會一直占主導地位。但隨著各行業的發展壯大,綜合性展會的弱點逐漸顯現,不再適應行業發展需要。主要原因是綜合展會雖然展品眾多,但沒有明顯的關聯性,觀眾和參展商都處于無序狀態。
二戰后,德國展覽業迅速擴張,興起了很多新的展覽城市,競爭逐漸加劇。從以行業作為主線、融入相關行業的產品和服務的行業性綜合展開始,德國的展覽業不斷調整自身。進入20世紀60年代后,專業性展會在德國進一步發展壯大。原先的綜合性展覽被細化分為若干個專業展后逐漸退出市場。
這樣的過渡使得德國的展覽業市場得以有序、健康發展,避免了內部惡性競爭。在國際上,專業展會也逐漸被認同和接受,成為展會業發展的主流。
此外,主題隨著工業經濟的發展而及時轉變,則是德國會展業不懼后來者的根本原因。20世紀80年代后,伴隨著IT產業的興起,漢諾威信息技術展成為德國展會的頭號品牌。隨著IT高潮漸退,德國一批新興的房地產、生物、新能源等會展品牌逐漸崛起,如奧格斯堡的國際能源展。這些富有時代特色的展覽項目保證了會展的生命力和活力。
政府扶持大型會展公司
德國展覽業發展以市場為主導,政府并不直接參與到展會的具體運作層面。但不可否認的是,政府在展覽業發展過程中發揮著積極的作用。
首先,在管理方面,政府通過德國展覽業協會對德國展覽業進行宏觀調控。其主要著力點包括發布會展相關信息,確保展會市場透明公開; 支持中小企業到海外參展;組織展覽業專業人才的教育與培訓;統籌協調展覽業的專業調研等。
其次,德國地方政府大力支持展覽場館以及配套設施建設。由于展覽場館以及配套設施屬固定資產,資本投入大,回收期長,投資風險大,私人資本或社會資本不愿或無力承擔。德國的展館和周邊配套設施基本都是由各州和地方政府投資興建,保證了展覽場館交通、住宿、餐飲齊全。
一般來說,場館的經營權會以長期租賃或委托經營的形式交給大型會展管理公司,而地方政府也是展會公司的最大股東。但是,政府不參與展會公司具體的決策,只是通過監事會對其進行監督,展會公司實行企業化管理。如漢諾威展會公司的50%股份屬于下薩克森州,49.9%的股份屬于漢諾威市,展會公司監事會成員包括漢諾威市市長、下薩克森州經濟部、司法部、財政部等3個部委的部長等人。
此外,各級政府首腦積極配合展會的市場營銷和宣傳。如,德國總理每年均參加漢諾威電子展和工業展的開幕式等活動,為展會提升影響力和知名度。
“雙元制”為行業送人才
德國展覽業的蓬勃發展與專業人才的培養密切相關。1969年,德國頒布了《職業教育法》,職業教育以法律的形式被確定下來。雙元制是德國職業教育的核心,為德國會展行業培養了大量人才。
職業學校和企業,是“雙元制”教育的兩個學習地點。學生在學校學習專業知識后,再到會展企業接受專業培訓,學習和實訓交替進行,提倡學以致用。在校期間,學習都會圍繞具體會展項目展開,根據工作過程來策劃、組織和實施項目。學習結束后,學生必須參加行業協會組織的資格證書考試,通過后拿到職業資格證書才能正式成為會展公司的員工。
相對于職業學校偏重于實踐和操作、培養策劃和執行人員來說,德國大學的會展教育側重于研究性和理論,主要培養已擁有豐富從業經驗的會展高級經理和會展研究人員。
在課程設置上主要分為五大模塊,即展覽管理、大型活動管理、會議管理、工商管理和會展設計,同一個模塊由不同的老師來教授。
在德國,包括《公司法》 《公共安全法》 《知識產權法》 和《商標保護法》 等法律,約束并規范著會展業的行為。其中《公司法》 對會展公司和參展企業應具備的資質、辦展的條件和應承擔的法律責任都做了明確的規定。
美國
管理主要靠行業自律
美國會展業的管理主要依靠行業自律,屬于企業推動型的管理模式,以企業自愿參加為特點,沒有專門的政府部門通過行政手段來直接管理會展業。任何商業機構和貿易組織都不需要特殊的審批程序就可進入會展業。
美國是世界會展業的后起之秀,每年舉辦的展會近萬個。目前,拉斯維加斯、奧蘭多、芝加哥等已成為美國著名的會展中心城市,一些專業協會影響力也日益增加,如美國國際展覽管理協會(IAEM)、美國專業會議管理者協會(PCMA)等。
美國會展業的管理主要依靠行業自律,屬于企業推動型的管理模式,以企業自愿參加為特點,具有較強的民間性,主要通過自律機制相對獨立地承擔管理責任。沒有專門的政府部門通過行政手段來直接管理會展業。任何商業機構和貿易組織都不需要特殊的審批程序就可以進入會展業,其會展項目基本不需審批。這種模式的最大特點是企業自主推動,會展企業在發展過程中遇到問題時,會出于維護自身利益和市場秩序的需要,被迫產生組建行業協會的沖動,嘗試著用行業自律的方式規范市場秩序。
行業協會為企業提供技術與信息服務,協調政府、企業、消費者之間的關系,同時實力強勁的行業協會,如美國商會及美國制造商協會與聯邦政府、議會都保持密切聯系。當政企發生矛盾時,這些行業協會組織尋求議會的支持與介入,按照長期以來美國人所推崇的對立制衡原則處理政府與行業協會的關系。
法國
展館設施由政府建設
以法國為代表的“綜合運作模式”是指在市場的推動下,政府參與管理。如展館設施由政府投資建設,組成國有場館公司負責展館的經營管理,不進行會展項目的運營。而展覽公司則不參與展館經營,主要從事會展項目經營。
法國大型展覽會的國際化程度不斷提高,作為法國最富盛名的當代藝術博覽會,2013年法國國際當代藝術展覽會FIAC于當年10月24日開展。據悉,有24個國家的194家現代與當代藝術畫廊參加這場藝術盛會。該博覽會總監珍妮弗·弗雷表示,2013年的博覽會申請參展的展商較2012年翻了一番。地理、交通環境優越,具有世界一流的會展場館和服務系統,使它成為世界會展業的領頭羊之一。經過多年的發展,法國會展業也形成了自身獨有的運作模式。
以法國為代表的“綜合運作模式”是指在市場的推動下,政府參與管理。如展館設施由政府投資建設,組成國有場館公司負責展館的經營管理,不進行會展項目的運營。
而展覽公司則不擁有展館設施,也不參與展館經營,主要從事會展項目經營。對于這種業務劃分方式,法國行業主管部門認為,這能促進會展公司之間的公平競爭,也有利于場館專心做好場館服務工作。這種比德國模式更細的社會分工,有利于提高會展服務專業水平。
新加坡
政府協調配合不收費
新加坡每年舉辦的展覽會和會議等大型活動達3200個,平均每年有40多萬國際游客赴新加坡參加4000多個國際性會議和展覽展銷活動,人均消費在2000美元以上。
新加坡的會展業屬于政府主導型,新加坡旅游局的展覽會議署建于1974年,主要任務是協調、配合會展公司開展工作,在國際上介紹新加坡舉辦國際會展的優勢條件,促銷在新加坡舉辦的各種會展。該署不是管理部門,只是協調配合展覽公司開展工作,而且不向新加坡的會展公司收取任何費用。在新加坡舉辦會展沒有任何管理法規,舉辦展會也不需要任何審批手續。
發展會展經濟,展館建設是首要條件之一。新加坡博覽中心就是有政府背景的新加坡港務集團投資建立的,博覽中心展覽面積達6萬平方米,每年場地出租率達45%。
另一處非常有特色的展覽會場是新加坡國際會議與展覽中心(新達城),據了解,新達城建成的第二年就賣出了兩棟樓,收回了投資。該中心總層面積10萬平方米,每年在這里舉辦的各種會議、展覽等活動有1200多個,許多國際高峰會議都在這里舉行。
憑借自身發達的交通、通訊等基礎設施、較高的服務業水準、較高的國際開放度以及較高的英語普及率,新加坡連續17年成為亞洲首選會展舉辦地城市。