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不管是會議經營還是會議服務，有很多法律和道德風險。經營不規范，兩眼淚茫茫。

會議經營與管理，看起來風平浪靜，似乎每個人都可以干，但一不小心可能入坑，所以很有必要把一些心得體會與從業者分享一下。有哪些法律風險呢？

其一是知識產權問題。

比如，在會議的設計制作之中有很多設計稿，平面的，視頻的，3D的，logo的，口號的，在使用之前，要核實一下知識產權。盡管有很多設計平臺也售賣一些設計稿作品，不要因為付費了就萬事大吉了，萬一平臺自身涉及侵權呢？所以購買的時候，在委托服務的時候要明確侵權責任，規避風險。與產權相關的還有肖像權問題，盡管公眾人物貌似沒有肖像權，但是用于商業行為，還是有肖像權的。

還有一種隱藏的產權就是會議或演出播放的音樂，影視作品的視頻頻段等，也可能受到相關著作權的保護，尤其是在美國，法律更嚴。

會展的名稱一般同名同姓很難受保護，但是其注冊商標、商號卻是應該注意的，即便人家的展會logo沒有注冊，從使用在先原則上也有侵權風險，比如有些人喜歡在國內注冊國外展覽和會議的商標，在國內貌似能夠合法使用，但是也影響自己的聲譽，是不道德的。比如前幾年我記得法國人本杰明夫婦創辦的國際知名的美容大會因卡斯就被中國醫生搶注了。

其二是廣告法規問題。

在營銷的時候，我們動不動就使用最大，全球最大，亞洲最大這樣的最高級形式，想必廣告法有相應的規范。如果不能舉證自證清白，很有可能被友商告到共商行政部門責令整改，屢教不改的可能會影響自己的記錄。未來向銀行借錢，投融資，招聘新人，會影響聲譽。

再就是如何合規的使用證詞。我們很習慣把展商、客人、領導在微信、郵件、朋友圈、短信中對服務方的表揚用于證詞，這也是不正確的，尤其是截屏放在朋友圈炫耀一下，其實很令人反感，有些對話是屬于特定的語言場景，不能公之于眾。如果真心需要證詞，可以告知客戶使用目的，使用用途，正式地邀請客戶書面或錄制證詞，這樣效果比較好。

很有趣，很多企業明明就是參與了進博會搭建，對外宣傳說是服務了進博會。有些公司就是承接了APEC的部分接送，偏要宣傳得貌似這個會就是他們承辦的一樣。很多簡歷一看嚇死人，策劃服務了數百場國際會議，不就是參與了一些組織和協調而已嘛。

其三是客戶的隱私或者商業行為的宣傳。

作為服務方，喜歡在自己的渠道宣傳我們接待了某某客戶，服務了某某某，也有的印刷在自己的刊物，把客戶logo放在公司官網。這些也是應該事前爭得客戶的同意。盡管有些活動是屬于公開的活動，在引用客戶的照片的時候也不能隨意使用。

作為場館方，特別要告知自己的員工，要確保客戶的隱私，領導人的行程保密，作為工作人員看到明星不要私自去邀請合影。作為服務方，沒有獲得甲方的邀請不能接受媒體的采訪，深圳市狗仔隊試探的詢問。某某大會在哪里開了，開了什么，哪些人參加也應該為客戶保密。

不過作為場地方有權詢問客戶舉辦的活動的性質和主題，是否符合國家法規法令的要求。不能接受反動、封建迷信、傳銷等活動，可以婉拒，否則被有關部門現場查封畢竟有損自己的形象甚至背負連帶責任。

其四是一些審批和報批問題。

在境內舉辦活動有很多法規法令來約束，境外非營利組織舉辦活動要報備或與中方聯合舉辦；體制內單位舉辦國際會議要向外事部門申報；體制內單位舉辦會議活動要向上級主管部門請示；會議晚宴涉及到演員演出團體，甚至是民間藝人表演的，甚至要向文化主管部門申報（境外來華演出的就更不要說了）；大型活動不管是室內還是室外，要向公安報批；消防部門要看搭建圖紙，來現場驗收（千萬要關照搭建商做好合規安全，不要隨意頂撞消防官員，一切照做就行）；大型活動涉及到外賣食物的要請有外賣資質的餐飲服務（貌似還特別少）……少辦了一個，不怕一萬就怕萬一呢。

其五是政治和外事風險。

主辦方的責任更大一些。比如會議中涉及到臺灣嘉賓要報臺辦，通常容易被忽視。會議中涉及到兩個中國問題，甚至是某演講人的PPT中中國地圖沒有臺灣都是大事。會議議題涉及疫情問題的，要衛生部門把關能否公布，會議涉及到人權等政治問題的，主辦方的學術委員會或議題委員會應該審一審PPT或講話稿。盡管不少老外很反感這一點，但是在華辦會，來華參會，必須按照我們的規矩。注冊網站之中在嘉賓勾選國籍的時候，注意最好不要是國家，而應該是要國家/地區，這樣就可以把很多有爭議的主權問題含糊規避了，否則得罪人了都不知道咋回事。哪些人能請，哪些人不能請，百度查一查，外事部門也會把關的。

國際會議，特別是國際政府間組織的會議，外事部門要參加把關的，在現場就安心的多，國旗怎么擺，座次怎么安排，約見的流程如何，都是很大的事情，弄不好搞成了外交事件。

其六是安全生產風險。

展會和會議的搭建和運營安全很重要，叮囑搭建商購買保險，簽訂免責條款。請安全巡視員或者監理公司規避風險，否則隨便砸到一個人不得了。安全生產畢竟在哪里都是天大的事情。

其七是合規風險。

這個就很大，主要是資金使用安全問題。禮品怎么發放，禮品（一般叫紀念品）的金額限定問題，超額就變成了商業賄賂，禮品發放要有記錄備查。

勞務費，顧問費和講課費怎么發放，體制內的會議每人累計控制在3000以內，最高院士級別也不超過5000元，否則就是違規，按月發放的顧問費，連續超過3個月以上可能也有問題吧？還有，你能給公職人員發講課費嗎？

消費清單盡可能清晰明了可查，餐飲住宿接待標準都要合規（盡管規定很死板），為的是保護客戶，保護自己。

其八是人力資源風險。

請志愿者的時候，是否問過對方有沒有滿18歲，不要想當然以為大學生都是18歲的，未成年人用工，只要是付費的工作就有問題。

員工連續通宵加班，路上出現交通或現場意外暈倒也不是小事，所以要多關心員工，合理安排作息和人員崗位，盡管意外事件概率很小，但是發生了就是大問題。

你借調員工是否有借調協議還是勞務派出協議，還是一般的委托服務協議？這樣的問題也要注意。

如何正確的回答對離職人員的背景調查，通常最外交的方法就是某某人于什么時間因何故正式離開我公司即可，除非是行政處罰等違法違規問題，不要做任何評論，否則總會帶有主觀性，否則可能帶來訴訟。

其九是信息安全問題。

這個頭大了，現在不僅有信息安全問題，還有信息資產。客戶把聯系人聯絡表不僅當成專有信息，還當成信息資產。作為服務方，在服務過程之中獲取的任何與項目有關的信息均要保密守信，使用前要告知客戶，對離職員工也要做好保密承諾書。

還有一種特殊的侵權行為，就是服務方不能隨便對甲方邀請的客戶（參會代表等）進行服務滿意度調查，因為你直接服務的是甲方，間接服務的是甲方請來的人，即便要問，也要通過甲方去問，或者爭得其同意之后以什么方式去問要界定清楚。

最后，違約風險。

會議經營涉及到很對人與人，機構與機構的交往，其行為都要規范起來。不要因為大家都熟悉就見外了。其實合同的最初動機不是為了打官司，而是一種互相提醒自己的責任和義務的備忘錄，只不過后來變成了打官司的文書材料了。

你請了某某來演講，不要不好意思對接待標準和待遇含糊其辭，出席哪些活動，是否接受采訪，是否接受合影和簽名，是否允許現場售書，等等都要書面說清，或者簽協議，否則人家不開心的，中國人就怕該講情面非談錢，該談錢非講情面（國人不習慣與自然人之間協議，只習慣法人之間的協議，因為前者牽涉了情感）。

違約風險無處不在，政府迫不得已也會違約，比如重大活動撞期，需要為國家盛會讓路，你的場地被征用了，特別是國有業主的場地被征用是司空見慣的，商業合同不起作用。