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一個(gè)會(huì)議究竟開幾天合適，還真不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問題。

當(dāng)今中國(guó)，各個(gè)領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)都很激烈，人們普遍感覺壓力大，因而很難靜下心來去參加會(huì)期很長(zhǎng)的會(huì)議。所以，國(guó)內(nèi)的很多會(huì)議，除了行政性的和專題培訓(xùn)等之外，絕大多數(shù)會(huì)議都是一兩天就完事兒了。如果有人一定要把會(huì)議開上三四天，那后面的兩天恐怕就剩不了幾個(gè)人了。這種情況正常嗎？我們會(huì)永遠(yuǎn)用這種方式來策劃會(huì)議、參加會(huì)議嗎？既然這么忙，我們不參加或者少參加會(huì)議行不行？發(fā)達(dá)國(guó)家的人怎么開會(huì)，他們也像我們一樣忙于應(yīng)付各種會(huì)議嗎？

過去，交通條件不好，通訊條件也差，見一次面不容易，總覺得有很多問題要解決，所以會(huì)期相對(duì)比較長(zhǎng)。根據(jù)目前掌握的資料，歷史上會(huì)期最長(zhǎng)的國(guó)際會(huì)議是1814年9月至1815年6月舉辦的“維也納會(huì)議”，拖拖拉拉開了快一年。1919年“巴黎和會(huì)”的會(huì)期就短了一些，開了六個(gè)月。二戰(zhàn)以后政府間國(guó)際會(huì)議的會(huì)期就開始縮短了，一周左右的時(shí)間比較常見，如今更是3-5天。國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)期也有一個(gè)變化的過程——早期很多國(guó)際會(huì)議都要開上一周以上，而如今約有八成會(huì)議的會(huì)期在3-5天（ICCA數(shù)據(jù)）。

會(huì)期還會(huì)近一步縮短嗎？以前一些人預(yù)測(cè)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來會(huì)大幅度減少面對(duì)面會(huì)議的數(shù)量，對(duì)于那些一定要開的會(huì)議，會(huì)期也會(huì)壓縮到很短。可事實(shí)情況是，互聯(lián)網(wǎng)非但沒有減少面對(duì)面會(huì)議的數(shù)量，還在很大程度上提高了人們面對(duì)面的頻次。從國(guó)際范圍看，進(jìn)入移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代之后，一兩天的短期會(huì)面大幅增加， 3-5天中等時(shí)長(zhǎng)的會(huì)議也有一定程度的增多。

當(dāng)然，這并不是說互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于會(huì)議沒有影響。

如果說交通、會(huì)議設(shè)施及其配套條件的改善，使開會(huì)變得更為便利的話，那么互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于會(huì)議的影響則更多地體現(xiàn)在會(huì)議內(nèi)容及參會(huì)者價(jià)值方面。

客觀地講，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于壓縮會(huì)期是有幫助的。我們知道，會(huì)議的主要作用之一就是傳遞信息，而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，讓這部分簡(jiǎn)單信息傳遞的功能從會(huì)議中剝離了出來。這就迫使會(huì)議組織方和策劃人，想方設(shè)法為參與者帶來更多互聯(lián)網(wǎng)不能帶來的信息。不過我們知道，會(huì)議的作用不僅是簡(jiǎn)單信息傳遞，它還有很多其他方面的價(jià)值，而這些價(jià)值的獲得是需要參會(huì)者在會(huì)議中花費(fèi)一定時(shí)間的。所以，會(huì)期的壓縮是有一定限度的。

會(huì)期長(zhǎng)短會(huì)受到哪些因素影響呢？實(shí)際上，它是會(huì)議價(jià)值與會(huì)議原則在動(dòng)態(tài)中相互平衡的結(jié)果。

先說會(huì)議的價(jià)值。

無論你是什么人，也不管你有多少抱怨，只要你想在這個(gè)社會(huì)上生存得更好，你就得參加各種類型的會(huì)議。為什么呢？因?yàn)闀?huì)議可以給你帶來其他方式無法帶來的價(jià)值，而這些價(jià)值對(duì)你及你所在機(jī)構(gòu)的生存和發(fā)展很有用。會(huì)議的價(jià)值包括學(xué)習(xí)、觀點(diǎn)分享、討論、社交、業(yè)務(wù)與激勵(lì)等。

會(huì)議是成人學(xué)習(xí)的主要途徑，也是一個(gè)人專業(yè)能力提升的有效方式。無論是通過大會(huì)、分享會(huì)、小組討論、群體激勵(lì)的方式來學(xué)習(xí)，還是通過專門的培訓(xùn)來提升自我，都是需要一定時(shí)間來完成的。

社交是會(huì)議的主要功能之一。不在會(huì)議中花費(fèi)足夠的時(shí)間，你就很難在會(huì)前、會(huì)中及會(huì)后的交流互動(dòng)中取得社交方面的收獲。

在會(huì)議中開展業(yè)務(wù)同樣是一件很費(fèi)時(shí)間和精力的事情。可盡管如此，沒有幾個(gè)商務(wù)人士愿意錯(cuò)過專業(yè)會(huì)議中的營(yíng)銷及銷售機(jī)會(huì)。

正是因?yàn)闀?huì)議價(jià)值的存在，以及兌現(xiàn)這些價(jià)值需要一定的時(shí)間，所以會(huì)期的壓縮空間并沒有人們想象的那么大。

如果說關(guān)于會(huì)議價(jià)值的分析是定性的話，那么會(huì)議的原則就是從定量的角度進(jìn)行考量的。

支配會(huì)議運(yùn)行的原則主要有三個(gè)，即效率、成本和體驗(yàn)。

效率。如果把效率作為會(huì)議的第一原則，我覺得一點(diǎn)都不為過。總體而言，會(huì)議是工作的手段，而工作就必須講求效率。在這個(gè)原則支配下，能一個(gè)小時(shí)開完的會(huì)不要半天，能十個(gè)人解決的問題不要二十個(gè)參加，能在辦公空間內(nèi)舉辦會(huì)議就不要到酒店去，能在本地開會(huì)就不要去外地或者外國(guó)，等等。“交通便利性”為啥會(huì)在目的地、場(chǎng)地、酒店選擇中排首位，就是這個(gè)原因。

成本。經(jīng)濟(jì)學(xué)的一個(gè)原則是，脫離成本，不談質(zhì)量。因此說，會(huì)議價(jià)值的獲得，會(huì)議效率的提升，都要以成本作為基本條件。與會(huì)議相關(guān)的成本包括：資金、時(shí)間、人力、物力等。成本原則告訴我們，在獲得同樣效果的條件下，要盡可能花更少的錢、更短的時(shí)間、更小的人力和物力。

體驗(yàn)。我們知道，對(duì)于會(huì)議效果的評(píng)估是很難量化的，所以會(huì)議參與者的主觀感受往往就是衡量會(huì)議優(yōu)劣的主要手段之一。人們對(duì)于會(huì)議的一系列主觀感受，被稱為“會(huì)議體驗(yàn)”。我們發(fā)現(xiàn)，為了獲得更好的會(huì)議體驗(yàn)，會(huì)議策劃人和參會(huì)者都愿意在一定程度上延長(zhǎng)會(huì)期，并為此付出更高的成本。

關(guān)于會(huì)期，有一點(diǎn)需要說明的是，人們?cè)诓煌h(huán)境下看待會(huì)期的心態(tài)是不同的。比如在眼下的中國(guó)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)處于激烈的變動(dòng)當(dāng)中，人們很難沉下心來，將自己投入到一個(gè)為期3-5天的會(huì)議當(dāng)中。不過這種情況不可能永遠(yuǎn)持續(xù)下去，等到將來有一天各方面情況相對(duì)穩(wěn)定的時(shí)候，我們的態(tài)度就會(huì)發(fā)生變化。到了那個(gè)時(shí)候我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，在一段時(shí)間里，把精力集中到一個(gè)重要會(huì)議上，可能更劃算。