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會展項目管理者需要具備些啥?
發(fā)布時間:2019-12-30  更新時間:2019-12-30  作者:  點擊次數(shù):75624

一、與賈布老師的討論

在上周剛落幕的會展人未來領(lǐng)袖論壇上,我和來自上海喜布文化的賈布老師關(guān)于“策展人和項目經(jīng)理人”角色有一番討論。在她看來,在國內(nèi)現(xiàn)行的項目中,策展人和項目經(jīng)理人的身份是重合的。而在國外,特別是藝術(shù)展領(lǐng)域,策展人往往由藝術(shù)總監(jiān)充當(dāng),即在文化素養(yǎng)和藝術(shù)修養(yǎng)具備一定高度的人。這個概念我也曾在2017年我們會展人讀書會上分享過《策展人手冊》(阿德里安?喬治,英國,北京美術(shù)攝影出版社,2017)。

但是,我們也發(fā)現(xiàn)國內(nèi)的策展人不光肩負(fù)怎么花錢的工作,還承擔(dān)錢從哪里來的責(zé)任。這個美國項目管理(PMP)中項目經(jīng)理只需要按照“項目章程”照章辦事的要求而言,其身份內(nèi)容更廣泛,工作也更繁重,所擔(dān)負(fù)風(fēng)險也更大,簡而言之,策展人肩負(fù)項目發(fā)起人和項目管理者的雙重角色,這點倒是符合阿德里安?喬治在《策展人手冊》書內(nèi)的描述。

二、與馬國宜老師探討

四天前,馬國宜老師在其公眾號“賽諾訊會展資訊”上發(fā)表了對《會展項目經(jīng)理能力建設(shè)模型的思考》一文。文中,馬國宜老師通過頭腦風(fēng)暴的方式收集來自于行業(yè)經(jīng)營者、人力資源管理者和市場營銷專業(yè)人士,收集大量對會展項目經(jīng)理能力的看法和描述,甄別匯總并建立了相關(guān)模型。我贊賞馬老師能運用方法論,欽佩她在學(xué)術(shù)的嚴(yán)謹(jǐn),以及實操的務(wù)實。特別是借鑒質(zhì)量管理中的“持續(xù)改進(jìn)”,將其作為項目管理者和項目團(tuán)隊成員的重要素質(zhì)。

以我的看法,會展項目管理者因具備四個知識體系和十種能力。

四個知識體系

1、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識

經(jīng)濟(jì)學(xué)可以提高會展從業(yè)者認(rèn)識社會和市場的能力。會展項目中所出現(xiàn)的宏觀和微觀分析、圖形演繹、圖標(biāo)運用、數(shù)據(jù)和信息整理、預(yù)算支出、收益回報無不是建立在經(jīng)濟(jì)學(xué)基礎(chǔ)知識之上。特別是熱門的“創(chuàng)新”,如果不是基于經(jīng)濟(jì)學(xué)的基本常識,那就是盲人摸象。舉個顯著的例子,很多人在談會展項目的資本運作,但如果項目管理者缺乏經(jīng)濟(jì)學(xué)知識,連投資、融資或者籌資中資金的時間價值都無法計算,那又如何確保項目甚至企業(yè)未來的盈利?

2、管理學(xué)知識

項目管理是實踐學(xué),項目管理的理論方法是科學(xué),而將理論方法融入實踐的就是藝術(shù)。人們將會展看做是服務(wù)型行業(yè),但現(xiàn)代服務(wù)業(yè)不是給人端茶送水,也不僅是客戶問題的解決者,而是由服務(wù)提供方與接受者共享設(shè)計、共同創(chuàng)造的服務(wù)過程。也就是現(xiàn)在非常流行的“服務(wù)設(shè)計”。這里包括設(shè)計學(xué)、組織行為學(xué)、成本學(xué)、營銷學(xué)等等。提高這方面知識,我建議從事項目管理人員可以關(guān)注美國項目管理體系、英國項目管理體系或者澳洲項目管理體系,熟練掌握包括甘特圖、進(jìn)程報告、工作范圍(工作職能)說明書、WBS等等常見的工具,有利于厘清項目管理的思路和步驟。

3、專業(yè)知識

行業(yè)都認(rèn)為,會展項目經(jīng)理必須是一個“一專多能”的綜合型人才。這個“專”就是指專業(yè)知識。一個會展項目經(jīng)理可以一年中會操作多個項目,每個項目所在行業(yè)都有特定的項目術(shù)語和行業(yè)知識,如果不具備,連項目溝通都會很困難,更別說對項目的理解和目標(biāo)達(dá)成了。專業(yè)知識一方面來自不斷的學(xué)習(xí),另一方面在于悟性,而所謂悟性就是通過理論知識的積累和項目實踐的領(lǐng)悟和反省所得來的。

4、應(yīng)用知識

項目管理者也必須具備時間管理、風(fēng)險管理、質(zhì)量管理、采購管理、范圍管理、溝通管理以及人力資源管理等諸多職能領(lǐng)域的知識。

十種能力

1、規(guī)劃能力

規(guī)劃不只是計劃,規(guī)劃的制訂應(yīng)在項目成員和識別干系人參與下進(jìn)行。項目管理者必須對項目涉及的范圍內(nèi)容完全熟知,并在“項目章程”內(nèi)進(jìn)行工作,并為實施和控制項目制訂相應(yīng)的計劃對策,做好項目進(jìn)度安排和程序準(zhǔn)備,和設(shè)計項目的組織、實施、控制等各項準(zhǔn)備。

2、創(chuàng)新能力

從事項目管理,就像不會踏入同一條河一樣。面臨不同的項目,對項目管理者而言都是新穎的項目環(huán)境和各具挑戰(zhàn)的需求。從事項目最忌諱的是復(fù)制,雖然復(fù)制的學(xué)習(xí)成本最低,但必然在市場喪失競爭力。創(chuàng)新能力一方面要求項目管理者在職位能力上創(chuàng)新,包括:對問題的敏感性、思維的流暢性、思維的靈活性以及對問題的重新認(rèn)識能力。創(chuàng)新能力另一方面要求項目管理者要敢于突破傳統(tǒng)的束縛。傳統(tǒng)的束縛主要表現(xiàn)產(chǎn)業(yè)的認(rèn)知障礙和思想方法的障礙。

3、整合能力

在項目管理中,“整合”兼具統(tǒng)一、合并、連接和一體化的性質(zhì)。其實嚴(yán)格意義而言,項目整合管理和項目管理者整合能力是兩個概念,針對項目管理者所說的整合能力是一種系統(tǒng)的整合力,包括信息、資源(人力資源和物質(zhì)資源),就是能把項目相關(guān)的碎片化的信息和資源能夠進(jìn)行組合,在項目的實施過程,充分發(fā)揮信息的有利作用,并將資源的價值得到增值。

4、組織能力

項目管理者需能設(shè)計團(tuán)隊的組織架構(gòu),根據(jù)項目需求配備合適的團(tuán)隊成員,確定從上至下的工作規(guī)范,不光能組建合作,還必須有監(jiān)管評估。這就需要項目管理者要有建立科學(xué)高效合作的團(tuán)隊,還要能體察組員的工作心里需求,具備短時間內(nèi)達(dá)成共識管理的能力,帶領(lǐng)團(tuán)隊成員實現(xiàn)項目目標(biāo)而主動和積極的工作。

5、領(lǐng)導(dǎo)能力

有人的地方就有江湖,項目管理者應(yīng)具備掌握解決沖突和管理人事事務(wù)的方法,掌握分析團(tuán)隊發(fā)展階段和最大程度提高團(tuán)隊效率的實踐經(jīng)驗。為了能夠使項目團(tuán)隊中的每位成員都能最大程度發(fā)揮自身能力,項目管理者都應(yīng)該找到最可能獲得成功的領(lǐng)導(dǎo)方式,找出最適合本團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)和溝通方式。項目管理中,領(lǐng)導(dǎo)是一種管理方式,絕不能看成一個高度,記住“項目團(tuán)隊絕不可能是一個人在戰(zhàn)斗”。

6、協(xié)調(diào)能力

項目管理者的協(xié)調(diào)能力是指正確處理項目內(nèi)外各方面關(guān)系,解決各種矛盾的能力。一方面,項目經(jīng)理要有較強(qiáng)的能力協(xié)調(diào)團(tuán)隊中各部門、各成員的關(guān)系,全面實施目標(biāo);另一方面,項目經(jīng)理要能夠協(xié)調(diào)項目與社會各個方面的關(guān)系,盡可能地為項目的運行創(chuàng)造有利的外部環(huán)境,減少或避免各種不利因素對項目的影響,爭取項目最大范圍的支持(在美國項目管理體系中,這被稱為干系人管理)。

7、決策能力

實施項目就要面對和解決各種各樣的問題,如項目的范圍的確定、最優(yōu)方案的甄別等。項目中會有各種各樣的決策問題要求用不同的決策方法解決,因此項目管理者必須具有很強(qiáng)的決策能力。同時,也需要具備系統(tǒng)的思維能力(就是馬國宜老師在文中談及的邏輯思維)。在運用系統(tǒng)的概念與觀點分析處理問題時,把研究的對象作為一個整體來分析。既要注意整體中各部分的相互聯(lián)系和相互制約關(guān)系,又要注意各要素間的協(xié)調(diào)配合,服從整體優(yōu)化的要求。要綜合考察項目內(nèi)外關(guān)系系統(tǒng)的運動和變化,以保證科學(xué)地分析和解決問題。

8、學(xué)習(xí)能力

項目管理者的學(xué)習(xí)能力有三個層次,第一層是具備搜集、整理各種項目信息,并有一定科學(xué)方案和利用有效工具消化、吸收,轉(zhuǎn)換到從事項目中的能力;第二層通過學(xué)習(xí)總結(jié),能夠形成對所從事的項目管理思維方式和行動上的改變,從而改進(jìn)項目管理方法的,并應(yīng)用到項目管理實踐中去的(這可能比較符合馬國宜老師提出的“持續(xù)改進(jìn)”的觀點)。第三層含義,整合項目管理知識,形成科學(xué)理論體系,“反哺”行業(yè)發(fā)展需求。

9、風(fēng)控能力

項目管理中所面對的風(fēng)險包括給項目帶來積極促進(jìn)作用的正風(fēng)險,或造成損失傷害的負(fù)風(fēng)險,而且風(fēng)險是存在于項目全過程的,這就要求項目管理者具備風(fēng)險的識別、預(yù)判、適應(yīng)和應(yīng)變的能力。當(dāng)然風(fēng)控能力也是對項目管理者心理素質(zhì)的考驗。

10、溝通能力

溝通能力包含著表達(dá)能力、傾聽能力。溝通能力看起來是外在的東西,而實際上是個人素質(zhì)的重要體現(xiàn),它關(guān)系著一個人的知識、能力和品德。溝通的終極目標(biāo)是確立信任。““信任是一切有意義的人際關(guān)系的核心所在。沒有信任,就沒有付出,沒有人際關(guān)系,沒有風(fēng)險承擔(dān)。”良好的溝通,對內(nèi),形成融洽的項目團(tuán)隊關(guān)系,從而有利于項目的進(jìn)行;對外,為團(tuán)隊在外界樹立起良好形象,贏得對項目實施更多的有利因素。

三、與楚有才老師的對話

今天,楚有才老師給我看了他于2017年7月發(fā)表在“會議圈”公眾號上的《像創(chuàng)業(yè)那樣做會展項目》。這讓我想起上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)王晶老師推薦我看路江涌先生的《共演戰(zhàn)略》。如果說2019年我所閱讀過印象最深,并最有感悟的書籍,肯定當(dāng)推此書。

書中提出,在復(fù)雜多變的營商環(huán)境中企業(yè)經(jīng)營者面臨兩大難題,即發(fā)展方向的不確定性和發(fā)展路徑的不連續(xù)性。“往哪去”和“如何去”是戰(zhàn)略管理要回答的企業(yè)發(fā)展核心問題,而發(fā)展方向的不確定性代表著“往哪去”不確定,發(fā)展路徑的不連續(xù)性代表著“如何去”不清楚。

當(dāng)未來發(fā)展方向不確定性和未來發(fā)展路徑不連續(xù)性雙低時,企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境處于“恒常”狀態(tài),企業(yè)未來發(fā)展的方向是確定的,通向未來的發(fā)展路徑是連續(xù)的。這種情況下,企業(yè)可以相對容易地規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略,這種戰(zhàn)略思路被稱為“計劃式戰(zhàn)略”(planning strategy)。

當(dāng)企業(yè)家面對較低的未來發(fā)展方向不確定性和較高的發(fā)展路徑不連續(xù)性時,企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境處于“動蕩”狀態(tài),企業(yè)基本上可以判斷企業(yè)發(fā)展的大方向,但實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的道路上阻礙重重。這時候,企業(yè)家通常可以采用的是愿景式戰(zhàn)略(visionary strategy),即帶領(lǐng)企業(yè)朝著心中篤定的未來目標(biāo)進(jìn)發(fā),并利用遠(yuǎn)大的使命和愿景引導(dǎo)企業(yè)克服發(fā)展路徑上的不連續(xù)性。

當(dāng)企業(yè)有能力克服發(fā)展路徑上的不連續(xù)性,但因為發(fā)展方向的不確定性很高,不知道怎么選擇未來的方向時,企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境處于“無常”狀態(tài)。在這種情況下,適合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略是涌現(xiàn)式戰(zhàn)略(emergent  strategy)。涌現(xiàn)式戰(zhàn)略指的是通過簡單的規(guī)則激發(fā)復(fù)雜的集體行為,發(fā)揮組織的學(xué)習(xí)能力和自下而上的活力,使企業(yè)能夠適應(yīng)不確定的外部環(huán)境。涌現(xiàn)和自組織是復(fù)雜系統(tǒng)的兩個重要特征。

最后一種情況是,創(chuàng)業(yè)者和企業(yè)家并不能清晰地確定未來的發(fā)展方向,而且未來發(fā)展采取什么方式更好也不確定。在這種情況下,適合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略是適應(yīng)式戰(zhàn)略(adaptive  strategy),采取快速適應(yīng)環(huán)境變化的措施,不斷調(diào)整自己的發(fā)展方向和做事的方式。

(劃線部分文字取自書中原文)

以上觀點借鑒套用在項目管理中,同樣適用。項目始終處于紛亂復(fù)雜的環(huán)境,具備不確定性和不連續(xù)性的特征。項目團(tuán)隊是由項目管理者(往往是項目經(jīng)理)引領(lǐng),由各組成要素組成的工作網(wǎng)絡(luò),通過一定的規(guī)則形成集體行為,完成信息處理,資源分配、執(zhí)行落實并通過學(xué)習(xí)和進(jìn)化適應(yīng)的過程,以應(yīng)對項目所處環(huán)境的不確定性和不連續(xù)性。

以上所思、所得,也僅是個人從事項目管理的一些感悟,所列項目管理者需具備的知識結(jié)構(gòu)和能力也并非原創(chuàng),而且這些知識和能力在其他管理者身上同樣需要,但我們對項目管理者需要有準(zhǔn)確的定位和賦予恰當(dāng)?shù)墓ぷ鲀?nèi)涵,畢竟在現(xiàn)實項目中,我們對項目管理者的期許會非常大,甚至超出PMP定義的項目管理工作范圍,這也是我文中回避使用“項目經(jīng)理”或者“項目總監(jiān)”稱謂而用“項目管理者”的原因。

筆者對于會展項目管理的學(xué)習(xí)和探索中,也歡迎有志之士共同參與,與其抱殘守缺,不如拾漏補(bǔ)遺,向前看也能為國內(nèi)的會展項目管理革故鼎新做點力所能及的貢獻(xiàn)。


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