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—、會議組織機構(gòu)與會議管理

    所謂會議管理，就是指會議組織機構(gòu)，主要包括協(xié)會、企業(yè)、政府等，對機構(gòu)內(nèi)部各種會議、活動等進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，以達到降低成本、提升效率、獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務等目的。 

 在會議產(chǎn)業(yè)鏈中，會議組織機構(gòu)處于最上游，其會議管理及運作模式對于下游乃至整個會議產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展都有著十分重要的影響。

    協(xié)會會議。對于協(xié)會類機構(gòu)來說，會議是他們行使協(xié)調(diào)與服務職能、擴大行業(yè)與社會影響力以及增加收入的主要手段。美國《會議與大會》雜志（Meetings＆Conventions）2008年發(fā)布的統(tǒng)計結(jié)果顯示，2007年，美國各類協(xié)會類機構(gòu)共舉辦一般性會議(meeting)22.7萬個，與會總?cè)藬?shù)達3750萬，開支總額為381億美元；舉辦大會（convention）1.37萬個，與會總?cè)藬?shù)為1970萬，花費達346億美元。美國協(xié)會類會議，從開支金額來看，約占會議市場總額的60%以上，因而在會議市場上占有無法取代的重要地位。會議管理是美國協(xié)會類機構(gòu)長期以來高度重視的工作內(nèi)容之一，他們能夠在會議市場上取得驕人的成績，與此有著直接的關(guān)聯(lián)。

    我們國家的協(xié)會類機構(gòu)（社團）所占市場份額雖然沒有美國那么高（根據(jù)中國旅游飯店業(yè)協(xié)會、《會議》雜志所作的“2008中國會議酒店市場調(diào)查報告”，我國會議組織機構(gòu)所占會議市場的份額分別是：社團會議20%，政府會議25%，企事業(yè)單位會議占50%以上。）但作用也很重要。由于種種原因，我國的社團機構(gòu)的很多方面與西方國家有較大差異，這其中就包括會議管理和會議運作的模式。

    政府會議。在美國，政府會議數(shù)量較少，對會議市場影響不大，因而沒有這方面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。我們國家政府會議所占會議市場份額雖然較高，但其市場化程度較低，因而無法和市場化條件下的會議管理相提并論。目前，政府會議管理的重點，主要是加強政府采購以及增加電視、電話、網(wǎng)絡會議方面的選項等。

企業(yè)會議。企業(yè)舉辦的會議主要分為兩類，一是企業(yè)內(nèi)部人員參加的會議，如董事會會議、股東大會、培訓會議、技術(shù)會議、獎勵會議及活動等；二是以產(chǎn)品、市場為核心的會議及活動，如新產(chǎn)品發(fā)布會與推介會、客戶聯(lián)誼會、代理商會議等。據(jù)美國《會議與大會》雜志統(tǒng)計，美國企業(yè)2007年共舉辦各類會議108.04萬個，總開支為300多億美元，與會總?cè)藬?shù)超過8400萬人。與比較成熟的協(xié)會會議管理相比，美國各大企業(yè)從開始實施會議管理（通常被稱為“戰(zhàn)略會議管理計劃”，SMMP）的時間不是很長，也就有十年左右的時間，但取得的成效卻非常顯著。2007年，美國國家商務旅行協(xié)會（NBTA，以下簡稱NBTA）團隊與會議委員會進行的一項調(diào)查表明，70%的企業(yè)不同程度地實施了SMMP。這個數(shù)字比2003年翻了一番。從美國各大企業(yè)實施會議管理的成功案例來看，先不說那些不易量化的成果，如效率的提高、獲得的服務更為優(yōu)質(zhì)等，單說平均節(jié)省會議相關(guān)成本20%（NBTA數(shù)據(jù)）這一項，就令人感到十分興奮。

    除了一些國際品牌企業(yè)之外，我國本土絕大部分的企事業(yè)單位，雖然都很看重會議的工具性價值，但對會議的專業(yè)性普遍認識不足，更談不上研究會議或者對會議進行統(tǒng)籌管理了。

    會議管理公司。美國協(xié)會及企業(yè)之所以能夠成功實施會議管理并取得優(yōu)異的成績，除了整體經(jīng)濟發(fā)展水平以及自身的努力等因素之外，專業(yè)會議管理公司的作用功不可沒。作為連接會議產(chǎn)業(yè)鏈上下游之間的紐帶，會議公司在會議產(chǎn)業(yè)中可以發(fā)揮非常積極、能動的作用。我們從中美會議公司的稱謂上，就能夠比較清楚地發(fā)現(xiàn)兩國會議產(chǎn)業(yè)的一些重要差異。美國的會議公司通常被稱為“會議管理公司”（meeting management firm）、“活動管理公司”——event management firm等；而我國的會議公司一般的叫做“會議服務公司”、“會展服務公司”等。美國的會議公司著眼于全局，努力參與到客戶的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理當中；而我國的會議公司則把主要的精力放在了會議組織流程的末端——會議服務上面，從根本上就把“被動”、“被選擇”與自己的命運捆綁在了一起，因而也就談不上用“戰(zhàn)略規(guī)劃”和“會議管理”的先進理念來影響自己的客戶了。

當然，我們國家的整體發(fā)展水平無法與西方發(fā)達國家相提并論，會議產(chǎn)業(yè)在很大程度上處于落后狀態(tài)也是一件很正常的事兒，但是，隨著我國會議產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展、社會經(jīng)濟的不斷進步等，我國會議組織機構(gòu)對會議重要性的認識必將會得到提升，作為發(fā)達國家會議產(chǎn)業(yè)成功經(jīng)驗之一的會議管理的方法與策略，也一定會為越來越多的會議組織機構(gòu)所借鑒。如果說政府和社團組織的會議還不能（完全）市場化運作，作為市場經(jīng)濟主體的企業(yè)，則完全有理由、有條件率先關(guān)注、學習、應用發(fā)達國家的成功經(jīng)驗，實施SMMP，并藉此進一步提升綜合競爭能力，為企業(yè)在未來市場格局中占據(jù)優(yōu)勢的地位，奠定更加堅實的基礎(chǔ)。

    二、企業(yè)“戰(zhàn)略會議管理計劃”（Strategic Meetings Management Program,SMMP）及其現(xiàn)實意義

    （—）企業(yè)“戰(zhàn)略會議管理計劃“（以下簡稱SMMP）

    NBTA的定義是：對企業(yè)范圍內(nèi)會議相關(guān)的程序、花費、數(shù)量、標準以及供應商等進行統(tǒng)一管理，以節(jié)省成本、降低風險并獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務。

    會議專業(yè)人員國際組織（MPI）的定義是：除了降低成本以及消除會議及旅行計劃中的重復勞動之外，戰(zhàn)略性的規(guī)劃還可以確保企業(yè)的會議及活動與企業(yè)的核心目標保持一致，從而使會議專業(yè)人員所花費的資金和時間更有價值。

    NBTA是美國最早研究SMMP并著力在美國企業(yè)中加以推行的機構(gòu)，該協(xié)會關(guān)于SMMP的定義、要素、流程、步驟、標準、案例等方面的成果，對于我國會議業(yè)界、企業(yè)界研究并推行SMMP，具有十分重要的參考意義。

    （二）NBTA：企業(yè)實施SMMP至少有以下10個方面的理由

     1、使企業(yè)負責人能夠更加清楚地掌握整個企業(yè)范圍內(nèi)會議及活動的總量、花費、類型以及所使用的場所等有價值的信息；

2、制定會議政策及會議操作指南，并對所辦會議進行跟蹤分析等，來降低法律、財務、運作及其它一些無形的風險；

3、通過正式談判、使用標準合同等方法，來降低供應商方面的成本；

4、減少供應商的數(shù)量，創(chuàng)建“優(yōu)先供應商計劃”，以進一步降低成本；

5、將企業(yè)內(nèi)部的會議整合起來，交由專業(yè)的策劃團隊負責，或正式外包于專業(yè)的機構(gòu)等，以減少大量重復性的工作內(nèi)容；

6、企業(yè)通過與供應商之間的協(xié)調(diào)，可以更加合理地調(diào)整旅行、團隊、會議及活動方面的花費；

7、規(guī)避會議及活動中的各種風險；  

8、企業(yè)可以在會議策劃的專業(yè)技能上加大投入，以保證會議策劃及執(zhí)行工作得以長期高水平的運行；

9、通過實施SMMP，企業(yè)可以平均節(jié)省20%左右的相關(guān)開支，因而具有良好的投資回報率（ROI）；

10、理順會議運作的程序，有助于提升工作效率并最大限度地提高勞動生產(chǎn)率。    

    （三）會議管理——企業(yè)管理中的短板

    會議相關(guān)開支是企業(yè)開支中的一項重要內(nèi)容。雖然不同行業(yè)企業(yè)會議相關(guān)支出的比例會有較大的不同，但據(jù)國外有關(guān)專家分析，大部分行業(yè)的企業(yè)需要將總收入的約1－3%用于會議、活動方面的開支。據(jù)報道，輝瑞公司在全面推行統(tǒng)一會議管理之前，每年在會議方面的花費約10億美元，這還不包括機票費用。在實施SMMP之前，諾華公司每年僅在美國就舉辦會議1000多個，開支達1.8億美元。思科系統(tǒng)集團旅行與全球會議解決方案部總監(jiān)Susan Lichfenstein在談到會議統(tǒng)一管理計劃時指出，會議支出是該公司第三大直接支出。我國的大型企業(yè)鮮有實施會議統(tǒng)一管理的，因而會議數(shù)量、會議開支方面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)也很難收集。從我們國家自身的特點來看，一個行業(yè)相同、規(guī)模相當?shù)闹袊髽I(yè)，每年舉辦會議的數(shù)量和在會議方面的花費，應該比發(fā)達國家高不少。

    企業(yè)在會議方面的開支比自身估計的數(shù)額往往高得多，其中的浪費也十分驚人。美國專家John Buchanan撰文指出，如果去問一個公司的會議專業(yè)人員，該公司每年在會議方面的花費有多少，你得到的答案很可能是錯誤的，而且是極端錯誤的。他認為，在美國企業(yè)界，很多跡象表明，企業(yè)在自身辦公地點之外舉辦會議的開支正在失去控制。輝瑞公司原來每年在會議方面花費的約10億美元，是他們管理人員最初估計數(shù)額的兩倍。美國最早實施SMMP的企業(yè)，如甲骨文、思科、施樂、華普永道等都發(fā)現(xiàn)，他們原來都大大低估了會議方面花費的金額，而這其中很多的花費都是沒有價值的。如果用SMMP的方法來研究我國大型企業(yè)會議的現(xiàn)狀，我們一定會發(fā)現(xiàn)，“沒有價值”會議的數(shù)量以及會議相關(guān)開支中浪費掉的金額，用“驚人”來形容不會覺得過分。    

    三、企業(yè)實施SMMP的步驟與流程 

    雖然各個企業(yè)實施SMMP的具體方法、步驟等不盡相同，但NBTA根據(jù)眾多企業(yè)的成功經(jīng)驗和多年的研究成果，推出了一套基本的步驟、流程，以供會議專業(yè)人員和企業(yè)負責人作參考。

(－）步驟 

    第一步——確認

    企業(yè)在實施SMMP之前，首先要確定一些主要的問題，比如本計劃主要想解決哪些問題，有哪些機會，以及涉及的范圍有多大等等。  

1、是全國性的？區(qū)域性的？還是全球性的？ 

    2、是所有的會議類型都包括還是只包含一些特定的會議及活動？

    3、會議及活動的定義該怎么下？依據(jù)人數(shù)、預算數(shù)還是一個綜合值？     

    在開始階段，很重要的是，確定關(guān)鍵的利益相關(guān)人并使其參與進來，他們包括：行政助理、產(chǎn)品經(jīng)理、項目經(jīng)理以及公司內(nèi)部其他與會議策劃有關(guān)的人員。

最后，還要挑選一名行政主管，他或她要了解這項計劃的價值與愿景，他或她還應該是公司的高層負責人。在必要的時候，這名主管能夠為本計劃的順利實施調(diào)動必要的資源，清除各種障礙，以保證本計劃成功實施。

第二步——評價

本階段主要是了解公司的現(xiàn)狀以及收集會議花費、會議程序、會議政策等方面的資料。

1、訪問利益相關(guān)人

2、收集并分析歷史資料

3、與供應商交流，并研究來自供應商的資料

第三步——分析

公司的現(xiàn)狀了解之后，下一步就是要分析存在的機會，這些機會就存在于以下幾個方面：

1、程序的效率

2、風險管理

3、成本節(jié)約與避免浪費

第四步——創(chuàng)建

初步的文件整理分析階段完成之后，下一步就開始創(chuàng)建SMMP的基礎(chǔ)架構(gòu)，主要內(nèi)容有：

1、確認會議的估計量

2、確認利益相關(guān)者

3、會議類型、目的的定義及描述

4、與會議及活動程序相關(guān)的文件

5、機會分析及量化

6、對于支持公司文化及愿景的最佳實施戰(zhàn)略進行解釋

7、與公司高層管理人員溝通并確認得到他們的支持。

第五步——實施

以上步驟得到確認之后，就可以進入實施階段了。實施的方法有多種，按階段實施，按織機構(gòu)實施（科室、部門、業(yè)務結(jié)構(gòu)、行政地區(qū)等），按區(qū)域?qū)嵤ǖ貐^(qū)、國家、市場等），或者按SMMP組成部分實施（會議登記、許可、采購、策劃與執(zhí)行、支出與花費協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)分析與報告等），再就是大規(guī)模、全方位實施。實施SMMP，并沒有“一貫正確”的方法，制定一套對某一個企業(yè)行之有效的方法，依賴于很多因素，但擁有一個可靠的運作模式和清晰的運作目標，是成功的基礎(chǔ)。

   還有一點需要記住的，那就是SMMP計劃更像是“一次持續(xù)的旅行，不一定會有什么終點。”

（二）流程  

    企業(yè)下決心實施SMMP之后，下一步就是要把一些相關(guān)的要素成功地組合在一起，構(gòu)建一個順暢的運作流程。雖然SMMP對很多企業(yè)來說還是一個比較新的概念，但許多企業(yè)經(jīng)過十年時間的成功實施，已經(jīng)驗證了一些成功的運作模式。當然，即使是成功的運作模式，各家企業(yè)也會有一些自己的特點，但NBTA推薦的被普遍認可的管理流程還是很有參考意義的。

1、會議及活動登記

會議登記的目的，就是要了解即將舉辦的會議及活動的情況，并將相關(guān)的一系列決定，納入到企業(yè)的戰(zhàn)略目標當中。

會議登記之前的一項重要工作，就是要給會議下一個定義。會議的定義要具體而不繁瑣，比如：會議是指25人以上的一次聚會，至少需要10張機票或者一夜的酒店住宿等。

會議登記的內(nèi)容各企業(yè)不盡相同，但預算細節(jié)以及會議的組織方式是必不可少的。

2、批準

要實施一個全面的SMMP，需要對企業(yè)以往的習慣做法進行一些重大的改變，其中就包括，企業(yè)的一個會議主辦機構(gòu)在開始對一個會議進行策劃之前，需提前辦理批準手續(xù)。會議批準的方式是多種多樣的，主要有：預算批準（該會議是否在預算之內(nèi)、是否和預算相吻合等）、財務批準（有沒有必要花錢來開這個會）以及是否符合法律規(guī)定等方面的審核等。  

3、采購   

會議注冊及批準程序完成之后，下一步就是采購和選擇會議所需的供應商。目前普遍使用的采購模式主要有：專門的采購部門或采購人員；使用第三方采購服務；將采購業(yè)務外包給一個供應商；由公司會議策劃人進行采購；或者以上幾種方式相結(jié)合等等。SMMP中的“優(yōu)先供應商計劃”，對于提升采購效率、降低采購成本、提高服務水平，有著很重要的意義。

4、策劃與執(zhí)行

從理論上講，會議策劃應該在供應商選擇以及簽約之前，但在現(xiàn)實工作中，策劃工作貫穿于會議運作的整個過程當中。會議策劃工作可以由企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人員實施，也可由外部的供應商或合作人來完成。

5、支出管理

支出申報與批準的方法與途徑，可以說與SMMP的程序、政策一樣重要。NBTA建議，企業(yè)在實施SMMP之前，對于企業(yè)整體的預算制度進行一個審查，這對于實施會議管理計劃、控制會議相關(guān)開支很有幫助。   

6、數(shù)據(jù)分析與報告

對特定一個時間段內(nèi)公司所有會議及活動的數(shù)據(jù)進行分析并通報，不僅對實施會議管理工作很重要，對于整個企業(yè)管理來說也有重要意義。通過這些統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和報告，公司高層領(lǐng)導和業(yè)務負責人能夠及時掌握SMMP的實際價值和投資回報率（ROI）。      

主要內(nèi)容∶         

（1）         服務             

① 參會者滿意率

② 會議主辦者或所有者滿意率

（2）         財務       

①      會議及活動總體花費 

②      節(jié)省費用的總額

③      采用虛擬會議節(jié)省的金額

④ 沒有進入統(tǒng)一管理體系的花費

⑤ 指定供應商方面節(jié)省的費用

（3）         數(shù)量

①      舉辦、取消以及未批準的會議及活動的數(shù)量

②      虛擬會議與面對面會議數(shù)量對比

③ 與會人數(shù)

④ 團隊機票預訂

（4）         資源

① 所用工時     

② 預測工作量

7、技術(shù)與政策

技術(shù)與政策是貫穿整個SMMP運作過程的兩個重要組成部分。經(jīng)過五到十年的發(fā)展，SMMP相關(guān)的技術(shù)已經(jīng)比較成熟，這些技術(shù)對于理順流程、提高效率以及減除文書工作量幫助很大。今天的技術(shù)系統(tǒng)具有下列功能： 

（1）在中央數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)資料

（2）使流程自動化

（3）會議設(shè)施及酒店選擇、采購、簽約

（4）會議代表交流與注冊事項的管理

（5）會議預算管理與財務管理

（6）提供統(tǒng)一的會議及活動的數(shù)據(jù)

近幾年來，企業(yè)在推出個性化的會議政策方面進展很快。會議相關(guān)政策主要包括：

（1）會議登記與批準的標準

（2）食宿    

（3）航空旅行

（4）餐飲指南

（5）供應商的使用與交流

（6）會場與酒店采購

（7）簽約與風險規(guī)避

（8）支付辦法與程序  

四、企業(yè)實施SMMP需注意的幾個主要問題     

    簡單地說，企業(yè)實施會議管理計劃，就是希望在對會議程序進行簡化和標準化的同時，降低成本、提高效率。這個計劃聽起來很簡單，但在現(xiàn)實的操作過程中，還是有很多困難的。SMMP在運作過程中，有幾點是需要特別注意的：

    其一是領(lǐng)導的支持。企業(yè)“戰(zhàn)略會議管理計劃”之所以冠以戰(zhàn)略”一詞，是因為它是公司整體發(fā)展戰(zhàn)略的一個有機組成部分。SMM是公司的“戰(zhàn)略”計劃之一，再加上本計劃的執(zhí)行牽涉到的部門較多，甚至要影響到一些人的切身利益，那么，公司高層領(lǐng)導的決心可以說是本計劃成功的基礎(chǔ)。國外會議統(tǒng)一管理的成功案例，無一例外的都是公司會議團隊在高層領(lǐng)導人的積極支持下，通過各方共同努力，最終取得了成功。

    其二是符合自身的情況。由于SMMP計劃自身的特點，沒有“絕對正確”的方法，所有成功的案例，都是SMMP的基本模式與企業(yè)實際相結(jié)合的產(chǎn)物。企業(yè)SMMP負責人面臨的選擇很多，但必須首先確定公司的真實需求，只有這樣，才會找到適合自己的正確的路徑。      

    華普永道是1998年開始實行會議集中管理的，是美國最早實施SMMP的企業(yè)之一。他們探索出了一條適合自己的會議管理之路——將會議管理與六西格瑪有機地結(jié)合了起來——并取得了成功。目前，華普永道的成功經(jīng)驗已經(jīng)被NBTA推薦為SMMP經(jīng)典案例。           

諾華制藥集團也是成功實施SMMP的知名企業(yè)之一。該公司在五年前開始實施會議管理戰(zhàn)略的時候，采用了跨功能團隊運作的模式，即由會議策劃人與公司利益相關(guān)者共同探討會議統(tǒng)一管理、外包策略以及首選供應商名單。通過優(yōu)先供應商計劃，他們將原來的6.5萬家供應商壓縮為3200家，而這3200家當中，120家占去了公司花費的90%。諾華通過一系列有力的措施，成功地完成了公司實施會議統(tǒng)一管理的各項目標。

    其三是注意執(zhí)行的技巧。有了領(lǐng)導的支持，也有了符合自身文化特點的運作模式，還不能保證該計劃能夠成功實行。該計劃牽涉的面廣——幾乎與公司所有部門、所有分部都有關(guān)系，但這還只是問題的一個方面，更為棘手的是，這項計劃還要改變?nèi)藗冮L期以來的習慣——舉辦會議的事兒都由自己部門或分部說了算。從國外企業(yè)成功運作的經(jīng)驗看，各企業(yè)的一些有關(guān)部門及人員，都有一個逐步理解和支持的過程。在一開始推行的過程中，人們經(jīng)常會看到這樣的抱怨：我們分公司在馬路對面開一個會，還要報到總部去批準，太麻煩了。這就要求執(zhí)行部門——通常為會議部或會議管理部，一定要有足夠的智謀和實際運作的技巧，否則，該計劃推進的速度與效果就會打折扣。在這些技巧當中，做好前期的宣傳推介和必要的溝通、協(xié)調(diào)工作，是必不可少的。豐田汽車美國公司會議服務主管Louann Cashill在接受采訪時說，豐田公司在推行SMMP的初期，她和她的同事們把一半以上的時間都花在了宣傳推介方面，不厭其煩地向公司內(nèi)部的會議主辦者介紹會議統(tǒng)一管理的各種好處等等。從國外眾多企業(yè)統(tǒng)一會議管理實施情況看，雖然前期有一定困難，但最終都能取得不同程度的成功。

總之，企業(yè)統(tǒng)一會議管理戰(zhàn)略，既是企業(yè)戰(zhàn)略管理的一個重要組成部分，是企業(yè)進一步完善內(nèi)部管理工作、提升綜合競爭能力的一種有效手段，同時也是一個國家會議產(chǎn)業(yè)發(fā)達程度的一個綜合體現(xiàn)。我們相信，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和會議產(chǎn)業(yè)的不斷進步，SMMP，這個在發(fā)達國家已經(jīng)被證明為行之有效的管理手

段，一定會在中華大地上開花結(jié)果。