會展業是現代服務業的核心和引擎，也是現代國際性中心城市必須承載的產業任務。我國會展業已成為刺激經濟增長的強勁引擎，成為中國國民經濟中增長最快、發展潛力較大的行業之一。會展是人們進行信息交流、洽談商業合作和進行市場營銷的一個平臺，會展信息技術的使用能夠使會展活動中復雜的資金、商品和信息流動更加順暢合理，降低運營成本，增強行業綜合競爭力，并推動城市會展業與國際接軌。隨著信息技術在各個領域越來越廣泛地應用，而會展企業不得不通過信息化建設來求得長久發展。因此，一套設計詳盡、功能完善、操作方便的會展管理信息系統以及電子商務系統，就成為提升廣東會展業技術水平的重要手段。
一、會展管理信息系統建設
會展管理信息系統是指利用信息技術管理會議和展覽會的各個環節，為會展信息化的實施，為主辦方、參展商和專業觀眾提供信息交換和互動的系統。一個會展管理信息系統針對它所服務的展館、展會、主辦商、參展商和用戶，具有不同的功能結構（如下圖所示）。但該系統最基本的功能應全面涉及和管理會展服務企業的日常業務，有效地實現會展集團多辦事處共同應用、多展會同時管理，分類管理展商及觀眾等方面的數據，全面管理客戶關系，使得大量的重復工作可以實現自動處理，防止客戶數據因業務人員流動而流失，并能夠直觀地對展會過程進行有效管理，應用精確的統計數據輔助公司決策。
會展管理信息系統的功能結構圖[3]
1、會展企業的信息化管理
會展企業利用信息技術在于實現其內部辦公和管理上的信息化，實現其會展活動的高效運作、營銷和功能拓展。會展企業管理信息系統在于構建一個以會展服務為核心業務、為主導的企業管理平臺，其中涉及CRM（客戶關系管理）、ERP（企業資源計劃）、OA（協作辦公自動化）、SCM（服務供應鏈管理）、WORKFLOW（工作流管理）等子系統。
會展企業實行信息化時應首先明確目標，即會展企業通過實行信息化工程應能為企業提供全面、可靠的信息化管理平臺，協助提升企業競爭力。其次要圍繞“客戶服務”，構建CRM客戶關系管理系統，建立以企業業務流、信息流、資金流管理為代表的資源管理創新系統(ERP)，把CRM與ERP兩種現今最流行的系統開發理念有機融合。最后，會展企業的信息化要統一規劃，分步實施。企業應在基礎信息化的基礎上，以實現管理信息化為核心，以實現電子商務化為目標，分階段遞進實施。
2、會展中心（會展場館）的信息化建設
廣東會展中心的信息化建設已有一定的成效，如廣州國際會議展覽中心于2003年選定了美國網捷網絡的網絡設備解決方案，并由IBM全球服務部提供整體的信息技術服務和咨詢服務。但除此之外，廣東其它的會展中心的信息化建設并不是十分完備，需要進一步的完善。
首先，廣東的會展中心信息化的建設要實行高標準組網，建立安全性高、先進、完善的信息技術網絡。在網絡協議方面，要能支持多種網絡通訊協議，支持多種傳輸介質；在局域網方面，不僅要在會展中心內部建立起計算機局域網絡系統，而且還要建立起內部的辦公局域網，要具有支持虛擬局域網（VLAN）技術及VLAN組網功能；在組網技術上，以千兆以太網為網絡骨干，并具有升級到萬兆以太網的能力。同時，在網絡管理上，需要設立一個網管中心，建立一套中心數據庫系統。總之，會展中心應能夠為會展活動提供一個高效、安全、便利的建筑環境。
其次，建立會展中心的智能信息網絡系統。會展中心應為與會者提供高水平的信息化和智能化服務，如智能卡管理系統、通信系統、網絡系統、信息服務系統、會議系統等。
最后，建立數據庫系統。會展中心應建立專業客商數據庫(如參展商數據庫、采購商數據庫)，將收集的客戶信息進行分類整理，重點突出如企業名稱、產品性能、生產規模、經營方式、結算方式、聯系方式等信息，并可制作光盤或軟盤提供給有關企業或觀眾，還可在會展網站上發布數據庫信息，供國內外客商利用計算機上網查詢，有針對性選擇各自所需的項目，與相關企業進行貿易洽談。這樣可以延續展覽會的功能效果，以提高社會經濟效益。
二、“虛擬會展”的發展
隨著虛擬技術的發展，“虛擬會展”這種新型的會展模式應運而生。虛擬會展是對傳統會展的創新與突破，給傳統會展展覽模式帶來了新的生機和壓力。目前國內的虛擬會展主要是通過一些二維的、結構簡單的會展網站來實現。內容大部分是由平面靜態的網頁拼湊而成，以文字敘述為主，個別輔以圖片，動態的圖像和聲音展示都非常簡陋，而且整體建設信息相對貧乏、缺少互動、不夠直觀。而國外的虛擬會展業如今已經十分發達，如德國的漢諾威展，它運用虛擬計算機技術，在網上建立了三維立體的展示系統，并且增加了互動環節，給參展商帶來了一種全新的體驗，效果非常好。虛擬會展發展的趨勢是“現場直播式”，即大量的使用三維、四維或者錄像等計算機技術，設計出一種類似于網絡體驗式游戲的會展模式。
一般地，虛擬會展系統應主要有以下幾大架構組成：
一是信息處理部分：包括展會信息的發布，智能信息搜索等。系統可以發布展會的最新動態、新聞等各方面的信息，信息發布以后，還可以進行再交流和再溝通。系統還可根據不同的用戶，自動提供用戶感興趣的參展項目，也可以鍵入關鍵詞通過全文檢索直接查找目標項目。
二是網絡展覽及交易部分：包括虛擬招商、虛擬展現、網上拍賣、市場營銷、商務交易等內容。虛擬招商即通過網上報名、資料遞交等手段進行長期招商。運用網上廣告功能宣傳主辦方的各類會展信息，并為參展商提供廣告宣傳的平臺。虛擬展現即系統提供三維仿真的展城、展廳、展臺、展品等展示內容，對于產品、服務、項目除提供圖片、文字等傳統的展示形式，還提供了更多的媒體形式來表現新產品、新技術，給參觀者一種直觀的、全新的體驗。
三是其他部分：如虛擬會展系統還可包括企業品牌宣傳部分、情報調查部分、特色服務部分等。企業品牌宣傳部分即可以通過網站間的友情鏈接、廣告等方式進行。虛擬會展推動和促進企業品牌的拓展和擴散，提升企業品牌的核心競爭力，打造企業品牌資產。情報調查部分即可以通過在線調查或者電子詢問調查表等方式，在進行全面情報調查的同時，還可以大量節省人力、財力和物力。
總起來說，虛擬會展是傳統會展的一次革命，是未來必然的趨勢，但是虛擬會展的形式還需要人們通過一段時間來了解和接受。而目前廣東會展業所要解決的問題則是如何將傳統會展與網絡、計算機技術等信息技術相融合，最大限度地減少傳統會展和網絡帶來的弊端，最大程度地利用傳統會展、網絡和計算機技術拓展虛擬會展，使虛擬會展為會展行業的發展做出最大的貢獻。
隨著廣東會展業的快速發展，廣東會展業信息化建設迫在眉睫。目前廣東大部分的會展企業、場館等其信息技術的使用情況比較樂觀，正積極向國際會展的高水平努力，但是，不可否認的是廣東會展業信息化與國際發達國家的會展業信息化還是不可同日而語。因此廣東會展業的各方要借助網絡、電子商務、虛擬技術等信息技術對傳統會展業進行改造，只有這樣，才能使廣東會展業始終走在信息時代的前沿，創造其更加輝煌的未來。
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