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會議產業化趨勢的進一步顯現，讓更多的的人開始關注會議業，越來越多的城市和機構將舉辦會議作為拉動自身經濟和提升影響力的重要途徑。然而每一個行業的良性發展都離不開理性思考和分析，在會議業蓬勃發展的今天，其未來發展路徑如何？對此，中國貿促會國際聯絡部副部長韓梅青給出了兩個字的答案：專業。

從“做導游”到服務外包

談起會議業的發展，韓梅青頓時打開了話匣子，從業20余年的他見證了會議接待從最初“連導游都要自己做”向整合資源、服務外包的專業化運作轉變。

在20年前，中國市場對商務旅游、獎勵旅游的認識還非常有限。當時各國商務團隊在會議之余需要商務旅游時，沒有相應的旅游社可以提供這樣的服務。“一些旅行社甚至感到奇怪，為什么這些團隊同‘正常’旅行團組提的要求不同，總是提出一些諸如拜會、企業座談之類的要求？”韓梅青回憶道，“當時舉辦一個會議，從始至終的每個環節都需要我們的工作人員來完成，這就要求這些人員要身兼數職，甚至還要充當‘導游’。”而在經濟發展過程中，韓梅青所在的國際聯絡部的工作方式和思想也發生了巨大的轉變，首先一點就是“工作人員不能再去做導游”。在招企業參會的做法上，韓梅青同樣目睹了工作方式的巨大變化，從最初的發傳真、接電話的低效工作到如今的充分利用貿促會事業單位、企業乃至社團的力量，服務外包為會議主辦者節省了大量的時間和精力。

“在實踐當中，會議產業還沒有上升到‘產業’高度時，大家還沒有提出會議服務外包的問題甚至很多人沒有外包概念。但在實際操作中，服務外包已經成為現實。實踐已經走到理論之前。”韓梅青總結道，“以我所在的國際聯絡部為例，部門的很多人員只是學英語的，不可能對會議涉及的方方面面都了解，將相應的服務外包是必然趨勢，只不過是程度問題。專業化程度越來越高、分工越來越細將是未來會議市場發展的必然趨勢。”

同時，韓梅青還認為，將會議業服務外包的發展趨勢，不僅僅涉及政府和社會團體，各種會議公司也都面臨著類似的優勢整合問題。業務外包可以提高專業化程度，提高各種資源的使用效率，并降低成本。

采購創意更加專業

服務外包已經成為會議發展的必然趨勢，更加細化和專業的公司成為當前會議發展的一大需要。韓梅青認為，在未來，越來越多的會議成本被用來購買那些“軟”性創意以及專業服務。

“我們有個概念叫‘政府采購’，目前更多成本還是用于購買硬件，而在購買諸如會議創意、設計等軟件購買方面，依然占較小的份額。但我想未來會議用于軟件的支出比例將越來越多，那些不容易被估量價格的會議創意、設計價值將進一步體現。目前，很多國際會議顯示的均為軟實力，我們辦會同樣需要軟實力的提升，會議是否能被與會者認可，是否受到社會歡迎，受到政府的贊賞，軟實力建設不可或缺。”韓梅青說。

招募合適的發言人就是提升會議軟實力的重要途徑之一。韓梅青認為，作為會議的主辦單位了解參加會議的聽眾想聽什么？發言人和聽眾、主辦者的關系互為因果，會議發言人選擇的成功與否直接影響整個會議的效果，如果有專業的發言人公司出現，對會議的整體設計將產生強烈影響。很多在某些專業比較優秀的發言人是非常受公眾歡迎的。這時很多會議的主辦方都應該思考如何這些優秀的發言人吸引過來。”韓梅青說。同時，他又舉了這樣一個例子，一次會議主辦方希望請中糧集團的負責人到會上發言。而該負責人的態度起初是拒絕的：“邀請我參加的會議太多了，真的沒有時間。”而作為主辦方的代表，韓梅青這樣回答：“不是所有的會請你去，只有一件事需要您去辦，作為工商界的思想領袖，在糧食安全問題上您最有發言權，僅請您就這一問題進行發言。”由于議題與該負責人的專業相符，激發了被邀請人的演講熱情，最終的演講對會議產生很大震撼。“邀請發言人應基于對發言人的深刻理解，選好發言人，選好演講內容對整個會議的成功與否都很重要。”韓梅青說。

借鑒國際經驗

韓梅青告訴記者，他最近參加一個活動很生氣。作為會議其中一個組織機構的成員，韓梅青特意提前20分鐘到會，想通過會議同參會人士進行交流。結果到了會議現場之后，發現沒有任何一個場地可供參會人士交流、聊天，在試圖和距離我座位比較近的人說話交談不久，會場又響起了“非常吵”的音樂，結果聊天泡湯。之后會議正式開始，開幕式和長篇累牘的講話后，會議直接結束了。“此類會議一定沒有專業會議公司參與，會議目的何在？這樣的會議沒必要開。”韓梅青說。

會議專業發展不但需要國內會議人士的思考，還需要借鑒國際經驗。提及同國際會議產業的差距。會議議題的設計便是其中的重要方面。國內很多會議設定的主題沒什么問題，做得都不錯。但是圍繞主題細化的分議題，圍繞何種中心進行討論，是目前國內會議比較欠缺的地方。我參加的國際會議，在參加每個分議題的討論時，在正式討論之前，都會有一小塊綜述時間，既指導會議發言人也指導會議聽眾。而國內常有這樣的情況，針對分論壇會議的說明可能只有一句話甚至是幾個詞組，這樣的描述說明就會引起無數人的興趣，但實際一聽卻關系不大。很多國際會議不但對所有分論壇的議題有準確描述，而且這些分論壇制定的議題一定是會議主題的延展和深化，不會出現“風馬牛不相及”的現象，針對性比較強，符合參會者的預期，也顯得非常專業。

同時，韓梅青認為，會議評估也是我國會議應該借鑒的經驗之一。“我參加過很多國際會議，在會后都會發給參會人員一份評估報告，一些問題設計得很到位，”韓梅青說，“專門的會議評估公司一方面，讓花錢辦會的人清楚會議反饋，了解會議被認可的程度，為下一次會議的舉辦提供借鑒，同時對會議出資人有所交代。另一方面，還可以指導會議未來的發展。”在中國，無論是政府、社會團體還是企業，對其辦的會議或論壇進行中立、公正和可信的評估是很有必要的。而僅僅依靠媒體和主辦單位自身對會議進行評估，就很難有說服力，這也是未來會議專業化發展的要求之一。而綜觀目前會議產業發展，韓梅青表示，要將“好鋼用在刀刃上”，最好地配置資源，通過外包手段，將越來越多的社會資源調動起來，讓專業的人做專業的事，不但可以提升會議專業化和市場化的程度，還可以節省時間、成本。

或許受文化影響，韓梅青告訴記者，國外很多會議的發言人之間有真正的溝通、交流，甚至是思想激烈的碰撞，但國內會議在這方面也有所欠缺。韓梅青曾經參加過一場40分鐘的會議，從頭聽到尾，全場12次掌聲。會議非常精彩，幾個發言人在會上“吵”起來了，其中有政治家、商界領袖以及學術界的權威，他們的思路與眾不同。而聽眾并沒有陶醉于演講者的獨特思維，而是被不同業界人士巧妙的表達方式所深深折服。“這種場面在國內會議中是很難見到的。”韓梅青說。精彩的會議會讓參會者覺得物有所值。此外，在國外會議發言前半個小時，會議主持人還會將會議發言人叫到一起，互相認識一下，而在開會之前，這些會議發言人也郵件互通很長一段時間，并且這種聯系還一直延續到會后。“這樣在臺上交流時就不會有拘束的感覺，就像是在家里的小沙龍，就同一問題進行討論。呈現給觀眾的也將是非常流暢的感覺。”

鏈接服務商

一場專業會議不僅需要有好的創意和設計，還需要會議產業鏈條上各個部分的有效溝通和配合。

韓梅青認為，會議欲取得專業的效果。就需要聽取所處不同環節的服務商的意見，如餐飲供應商在會議中似乎常常處于不重要的位置，但實際上他們的意見對會議服務的專業化發展很有幫助。作為服務行業，餐飲業常常顯得很客氣，但用餐時的人數和位置搭配關系等看似很簡單、很多承辦者不是非常在意的事情，卻往往決定著會議的成敗。如果預期的不夠準確，就會出現一些問題。曾經出現過這樣的問題：在一次會議的晚宴前設有演講環節，但由于會議承辦方和餐飲服務方沒有溝通好，在現場竟然沒有麥克風，導致“現場到處找”。這就是承辦方與餐飲服務商缺少溝通的記過。還有一次在晚宴后，20多輛大巴、500多人在晚宴后紛紛上車，但大巴司機卻不知道要開往哪個酒店，最后每輛車安排好志愿者進行溝通。造成該現象的原因在于會議承辦者認為“交通和我有什么關系”。而要想將會議做到專業化，就要最基本環節的順暢。

好的會議創意還需要有效地實行，這就要求創意、設計不應僅僅是會務公司、公關公司的事情，專業的想法還需要同產業鏈的各個方面結合起來。如設計一個創意，還必須要考慮到會議場地的設備、條件，是否能支持創意的實行。這同樣需要好的溝通。

韓梅青說：“從20年到現在，會議業已經發生了不可想象的變化。目前我最大的希望就是提高會議舉辦的效率，其中包括花錢的效率、花各種時間的效率等，而這必須建立在專業化的基礎上。會議產業是和國際綜合水平有關，整個中國的經濟實力、社會水平不斷提升，會議產業也將不斷發展。在參會者越來越年輕的背景下，會議產業的專業化發展路徑是我們必須認真思考的問題。”