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第七屆國際草莓大會、國際數學家大會、國際心理學大會、國際昆蟲大會等國際會議在中國的舉辦，引起了國內外該領域同行的關注，對促進我國科技事業的發展也起到了巨大的推動作用。    

一次國際科技系列會議在某種程度上相當于該領域該學科的一次“奧運會”，那么這些相當于“奧運會”的國際學術系列會議是如何來到我國舉辦的呢？我認為答案是：積極參與，主動申辦。    

在國際科技界，包括理、工、農、醫在內的科技領域或學科都有相應的國際組織或理事會，該組織定期在不同的國家或地區召開學術年會。一般來說，申辦該組織年會的主辦權分為以下幾個步驟：提交申辦報告，現場陳述和答疑，國際理事會、執委會全體成員表決，確定下一屆或下兩屆年會舉辦國家或地區。    

據統計，每年舉辦國際科技會議達幾千個，而能來到我國舉辦的會議數量僅占千分之幾。從這個意義上說，在中國國際科技會議空間和發展潛力巨大，有待于我們去開發。我將多年的辦會經驗分享給大家：

一、申辦條件    

舉辦一次國際系列學術會議需要前期做大量的調研和論證工作。 1、申辦的單位應是該組織的成員，沒有加入該國際組織的單位原則上沒有資格申辦。例如，中國科學技術協會所屬的近二百個一級學會絕大多數是國際組織的成員，大部分具備申辦資質。每逢國際組織召開年會都有國內的科技人員出席，這為日后的申辦工作奠定了基礎。2、臺灣不是該組織的成員，或非國家成員。沒有一中一臺、兩個中國等問題。 3、本學科近年來發展較快，受到國際同行們的關注。 4、經常參加在不同國家和地區召開的會議，與國際組織成員保持聯系。

二、申辦程序

申辦國際科技系列會議大體經過三個階段。

一）前期籌備

A、前期調研：此階段是整個申辦過程中很重要的階段之一，有大量的工作要做。

首先要評估申辦成功的可能性有多大。申辦是否成功，取決于很多因素。按國際慣例，系列會議應該在各大洲輪流舉辦。

弄清楚會議信息后，接下來要論證是否有能力承辦。有的國際會議達到幾千人，組織和籌備千人會議需要大量的人力物力，是否能夠承擔此重任是不可不考慮的。首先考慮是否有足夠的經費來源，能否爭取到贊助以保證會議的正常運行？其次還要考慮是否有適合的會議場所舉辦如此大規模的會議。   

如果上述條件都滿足，即具備了申辦的基本條件。

B．準備申辦報告 不同的國際組織對申辦材料的內容要求不盡相同。提交的申辦報告應詳盡并符合國際組織的要求。一般來說應該包括以下幾個方面： 1、會議場所信息：是否有符合舉辦幾百至幾千人的會場是首先要考慮的，也是國際組織最為關心的。一般來說，學術會議多以分組會為主，因此，不僅需要幾千人的大會場，同時要有更多的分會場才能滿足大會的基本要求，這一點是不能忽視的。在提交的報告中也要充分說明。會議地點的交通對于會議選址很重要。在申辦報告中應充分強調國際交通的便利性。 2、會議預算：在申辦報告中是重點。有些國際組織要求地方組委會提供相當比例的資金贊助第三世界的代表或學生來參加會議，有的甚至要求地方組委會上交一定比例的會議盈余來保證國際組織正常運轉。因此，如果會議不能收支平衡，或出現赤字，國際組織是不會通過的。 3、注冊費標準：國際組織希望有更多的同行出席大會，注冊費過高或過低都是不可取的。通常的做法是參考前幾屆會議的收費標準和舉辦地的消費水平來確定合理的注冊費標準。 4、承辦機構（PCO）：有些國際組織要求大會由PCO來執行。PCO，特別是有申辦經驗的PCO的早期介入會給申辦工作帶來極大的便利，申辦成功的機率也會增加。 5、旅游資源：除參加大會外，參會者都會留一些時間進行考察、旅游。申辦報告中應對會議目的地最具特色的景點或名勝加以介紹，以吸引更多人的目光。 6、政府支持：政府支持對于成功申辦及其重要，當地政府的支持力度與成功申辦有著極大的關聯。近年來不少地方政府很重視會議產業的發展，并出臺了一些獎勵政策。如有可能在申辦報告中附上一封當地政府的支持信是很有必要的。

二）現場陳述與答疑    

通常情況下，在國際會議召開期間，國際組織成員安排一段時間召開理事會聽取各申辦單位的陳述并進行表決。    

一定記住，要清晰表達出申辦報告的內容，否則效果會大打折扣。表決之前，國際組織成員通常會提出一些疑問，比如有關簽證、會議經費、會議場地、PCO、當地交通、氣候、甚至電壓等，應事先做好心理準備。

三）理事會表決   

最后國際理事會在申辦人不在場的情況下進行內部表決，申辦工作到此結束。

三、申辦注意事項    

按照慣例，國外代表350人，或會議總人數不超過800人的由中國科協審批。國外代表多于350人，或會議總人數超過800人的經中國科協報國務院審批。    

根據科技部和中國科學技術協會的有關文件，申辦報告提交之前要根據會議規模報相關主管部門審批，未經批準的不準擅自申報。另外，在申辦成功后，于舉辦會議的前一年還要進行一次舉辦該會議的報批手續。