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會議專業培訓從內部做起

——專訪恒瑞行傳播資深運營總監王葉民

    會議產業發展迅速，從業者也越來越多，而由于中國會議行業從業者專業知識構成的不同，造成整體會議產業從業者的專業化程度較低。無論是PCO，還是會議組織者，都需要更加專業、具備高水準會議運營管理能力的行業人才。但是誰來為他們充電？會議從業者究竟應該需要獲得哪些專業提升？最重要的是企業應該如何做？本刊專訪恒瑞行傳播資深運營總監王葉民，給會議從業者提出了最懇切的意見，也展現出恒瑞行在人才培訓方面的優勢。

    《會議》：您認為在組織或者管理會議的過程中，會議從業者需要提升哪些能力？

    王葉民：迫切需要提升的是項目管理能力，包括客戶需求的把握、方案撰寫與提標、項目工作內容的界定與分工、成本的把控、工作進度的把控、風險管理、項目溝通與文檔管理等。

    《會議》：企業在人員的專業能力培訓方面有哪些措施或辦法？

    王葉民：在人員的專業能力培訓方面有很多措施和辦法：“Mentor”幫帶計劃。對于新入職且有一定相關工作經驗的員工，公司指定一名mentor負責培養這位新人。這位mentor一般是業務部門比較資深的專業人員，主要從行業現狀、會務專業知識、公司產品結構、業務流程、項目管理、人員銜接等方面對新人進行引導，讓新人盡快融入團隊，了解公司的產品與服務模式，體現出自身價值。

    資深項目經理的案例分享與培訓。公司定期舉辦經典案例分享會，將近期比較成功的案例展現給員工，包括創意方面的亮點，執行過程中的注意事項、經驗與技巧等，促進跨業務部門的創意分享與經驗學習。

    邀請供應商來公司培訓新技術與新解決方案。供應商的支持與配合，對項目的成功意義重大，也對公司產品結構的提升具有重要作用。公司定期邀請AV、搭建、酒店、視頻、APP、攝影攝像等供應商前來公司對業務部門進行相關知識與技能的培訓，并展示業內最新的技術與解決方案，以便于業務部門在競標提案或項目執行過程中應用這些新技術新方案，提升項目執行的效果與客戶滿意度。

    觀摩業內重大活動現場。隨時關注業內最新的活動信息與動態，并安排公司相關人員現場觀摩，學習業內其他公司的創意設計、項目管理、現場執行與把控、內容安排等，開拓視野與思路。

    新人“跳板”培訓計劃。對于一些想在這個行業發展，比較有培養潛力，但缺乏相關工作經驗而無法直接進入業務部門的人員，公司制定“跳板”計劃。讓他們先進入行政、支持等后端部門任職，在做好日常本職工作的基礎上，他們需要了解公司的產品結構、組織架構、業務流程等，并利用業余時間學習相關業務專業知識，而且關鍵是公司會盡量安排他們參與項目現場執行。經過半年左右的現場學習與了解，就可以在業務部門有需求時根據這些“潛力”人才的表現促成跨部門調動，調到業務部門擔任AE等初級崗位，進入業務部門相應的職業通路。后端部門對于他們來說就是一個跳板，依此實現員工職業的轉換與跳躍，從而達成公司與員工的雙贏。

    建立圖書館。公司建立內部員工圖書館，訂閱會獎旅游行業的專業期刊，購買市場營銷、整合營銷傳播、公共關系、項目管理、客戶關系管理、供應鏈管理、運營管理、財務管理等一系列專業的書籍，供員工借閱，并定期舉辦讀書分享會。

    組織專門活動。公司通過創新獎評選、演講比賽等活動的舉辦，一方面促進知識與經驗的內部傳播與分享，另一方面為員工演講技能的提高提供平臺與機會。

    其他途徑。公司市場部關注行業動態，并通過EDM等形式發送給員工學習了解。公司通過技術手段建立公共的信息平臺，上傳一些專業的知識，全體員工都可以瀏覽學習討論等