國家大劇院門前,一座引人注目的雕塑矗立在花壇中,紅色雕花鏤空窗里,生動(dòng)的京劇人物形象與APEC標(biāo)識相得益彰,成為游客們爭相觀賞和合影的新景點(diǎn)。
“效率就是生命。”當(dāng)年的“蛇口精神”紅遍大江南北幾十年后,如今被APEC第三次高官會(huì)注冊團(tuán)隊(duì)再次極致演繹。來自21個(gè)經(jīng)濟(jì)體的代表,用秒表感受到了中國效率、中國服務(wù),連贊注冊團(tuán)隊(duì)的服務(wù),留言簿上出現(xiàn)頻率最高的三個(gè)詞是高效、認(rèn)真、專業(yè)。
“辦證件只需一杯咖啡的時(shí)間”
昨天上午9時(shí)許,一位來自TNT公司的會(huì)議特邀嘉賓急匆匆地來到位于北京飯店二層的APEC第三次高官會(huì)注冊臺前。“我的證件能快點(diǎn)兒制作嗎?還有20分鐘就要輪到我演講了。”
“別急,我們一定不會(huì)讓您遲到的。”遞上護(hù)照、確認(rèn)信和擔(dān)保函不到1分鐘,志愿者就笑著將證件歸還給了他,核對身份——注冊的第一個(gè)環(huán)節(jié)用時(shí)僅50秒。“身份確認(rèn)已經(jīng)完成,請您到下一個(gè)環(huán)節(jié)照相、填表吧。”
走上十幾步,在著名的北京飯店中華禮儀廳門外,志愿者已經(jīng)迎上前來向他問好,并指引照相區(qū)的方位。
“旁邊有等候區(qū),您喝杯咖啡的工夫,APEC高官會(huì)的證件就能制作完成。”此時(shí),距離他遞交護(hù)照開始辦理證件不過5分鐘。而證件辦結(jié)的速度,比志愿者說的還快,一杯咖啡沒喝完,休息區(qū)電子顯示屏上,他名字前面的制證狀態(tài)已經(jīng)由“制作中”變成“已完成”。
趕到證件發(fā)放臺,他一個(gè)勁兒地向志愿者和工作人員道謝。一個(gè)多小時(shí)后會(huì)議中場休息時(shí),他和另一位代表又聊起了會(huì)議注冊的細(xì)節(jié),“在北京APEC會(huì)議,辦證件只需一杯咖啡的時(shí)間……”
壓縮時(shí)間“減分摳秒”
通常,APEC高官會(huì)注冊平均用時(shí)30分鐘,但本次高官會(huì)平均用時(shí)僅12分鐘,時(shí)間都去哪兒了?
APEC第三次高官會(huì)會(huì)務(wù)服務(wù)部注冊證件組負(fù)責(zé)人姜偉告訴記者,會(huì)議注冊的每一個(gè)環(huán)節(jié)都經(jīng)過了精細(xì)的設(shè)計(jì)規(guī)劃,時(shí)間就是這樣一分一秒地節(jié)省出來的。
在參會(huì)代表和邀請嘉賓注冊的“第一關(guān)”——身份確認(rèn)區(qū),每組都有兩名志愿者。“我是A角,負(fù)責(zé)接收護(hù)照和擔(dān)保函等代表遞交的資料,他是B角,用電腦快速連接后臺支持系統(tǒng)查詢信息,全部信息一致才算身份確認(rèn)完成。”這位來自首師大的志愿者只有20歲,但查驗(yàn)證件的熟練程度,連酒店前臺工作人員都自嘆弗如。
一崗雙人再加上會(huì)前的苦練,僅這一個(gè)環(huán)節(jié)就能節(jié)省近3分鐘的注冊時(shí)間。
與身份確認(rèn)環(huán)節(jié)主要靠人的努力節(jié)省時(shí)間不同,在圖像采集和現(xiàn)場注冊環(huán)節(jié),科技力量大顯神威。
“坐好別動(dòng),身子向右稍微轉(zhuǎn)一點(diǎn)……”專門負(fù)責(zé)APEC注冊區(qū)頭像攝影的方士武一看到照相者動(dòng)作到位,就快速按下快門。而相機(jī)里剛剛成像的電子文件,瞬間就傳到了他身后的電腦中進(jìn)行修片處理。一般從代表坐好到最終將照片上傳到圖像系統(tǒng)服務(wù)器供現(xiàn)場注冊人員使用,只需1分鐘,全程通過專用網(wǎng)絡(luò)傳輸,安全、準(zhǔn)確。
姜偉說,等候區(qū)的大屏幕上,除了顯示姓名、制證狀態(tài)、證件號碼等信息外,還專門增加了“批次”,代表看到自己的證件制完,在證件發(fā)放臺前只需報(bào)出批次號,工作人員就能在眾多證件中快速查到指定的證件。“小小的批次號,又能為我們節(jié)省20秒的時(shí)間。”
“北京精度”支撐“北京速度”
前臺的快速服務(wù),讓參會(huì)的各經(jīng)濟(jì)體代表贊不絕口,可會(huì)務(wù)部門是如何保障信息準(zhǔn)確,實(shí)現(xiàn)證件發(fā)放“零差錯(cuò)”的呢?
在注冊區(qū)后臺,每天注冊高峰時(shí)都有十幾名工作人員緊盯電腦屏幕。“我在核對注冊信息,主要是看前臺輸入的信息和網(wǎng)上注冊或邀請函、擔(dān)保函上的信息是否符合。”工作人員告訴記者,大多數(shù)參會(huì)代表的信息都能通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)比對完成,他們要做的就是瞪大眼睛及時(shí)處理異常信息。
從7月8日系統(tǒng)開放注冊到昨天16時(shí),APEC第三次高官會(huì)注冊人數(shù)已超過2800人,超出此前會(huì)議注冊人數(shù)2500人的預(yù)估。所有證件的核對、發(fā)放都準(zhǔn)確無誤。據(jù)估計(jì),到本次高官會(huì)結(jié)束,注冊代表和特邀嘉賓人數(shù)將超過3000人。
對每一位代表信息的精準(zhǔn)記錄和核對,是注冊團(tuán)隊(duì)人人堅(jiān)持的信條。“這里面一共有41張流轉(zhuǎn)表格樣表,是我們的‘藍(lán)寶書’。”姜偉手中厚厚的注冊流程手冊,涵蓋了注冊的每一個(gè)環(huán)節(jié),精準(zhǔn)和可控是這本書傳達(dá)出的終極目標(biāo)。
“只有實(shí)現(xiàn)‘北京精度’,確保各環(huán)節(jié)零差錯(cuò),才可能實(shí)現(xiàn)‘北京速度’!”
夜幕下的北京金街,流光溢彩。緊張的一天結(jié)束,意味著下一天考驗(yàn)的開始。明天,APEC的“北京速度”還將乘著黎明起跑。