動輒幾十萬人次的展覽會，最讓展商頭疼的工作是什么？應該說，莫過于觀眾組織管理了，今年的展會到底來了多少人？分別是來自于哪些公司？他們的聯系方式和相關信息如何迅速錄入和分析整理？明年的展會怎樣快速的找到這些目標觀眾？一些專業的會展科技公司給出了相關的解決方案。
參加過前不久上海國際地板材料展的觀眾，會在進門處遇到服務人員手持PDA對著觀眾胸卡拍照。她們做的工作正是會展觀眾管理的關鍵一步，錄入觀眾信息。如今，這種采集觀眾信息、統計觀眾人數的做法已經被許多會展公司所采用。
最讓會展主辦方頭痛的事情是什么呢？就是會展效果的回饋。一次大型會展，每天能有上萬的觀眾；到底有哪些人參加了這次會展，其中有多少回頭客；他們對這次會展的評價如何……這些都是主辦方最關心也最頭痛的問題。使用傳統的手工統計方法，效率和準確性上差得可以。隨著互聯網技術的發展，在網上進行觀眾信息預登記也流行起來。但有也弊端，登記過的觀眾是不是真的到場了呢？哪些人才是真正的忠實“回頭客”，這些人是主辦方最想抓住的，卻也是最難找到的。
改裝PDA一鍵拍照名片留存,信息技術的發展為這個難題帶來了解決方案。一個小小的正方形二維碼，可以儲存大量的信息。個人用戶通過手機給二維碼拍照，可以簡單的只按一個鍵，就直接登陸相關信息的網站，獲得大量的相關信息。二維碼用來儲存、讀取會展觀眾的信息也同樣表現出色。
昆侖億發上海分公司給我們介紹了他們公司的PDA會展服務的過程。首先要做的工作是預登記服務，觀眾會被要求在相關網站上填寫一些自己的個人信息，這些信息都會被儲存在相關的數據庫中。然后這名觀眾的信息編號就被寫成條形碼，打印在他的參展胸卡上。例如編號為835號的觀眾，就會得到印有這個編號的條形碼的胸卡。因為新興的二維碼可以儲存更多的信息，最近胸卡上的條形碼也漸漸被二維碼代替。
這些先期準備工作完成之后，在會展上，就是PDA大顯身手的時候。這些PDA機并非特別額外定制，而是購入普通的PDA后，植入專門的軟件系統。持有胸卡的觀眾無需簽到，也不要交換名片，只要讓PDA在自己的胸卡上拍攝一下，條形碼/二維碼上的信息就被記錄下來，存儲在PDA上。散會之后，服務人員把PDA上的信息存儲在電腦上匯總。再由后臺軟件操作人員對這些信息進行分析匯總，完整的觀眾管理就完成了。
最快速的登記法，觀眾信息整理只需一天。
效率和準確性，是PDA在會展服務上致勝的不二法寶。對這胸卡拍個照需要多少時間？最多十秒。處理PDA上的數據多少時間？據介紹，即使是大型會展他們的工作人員也可以保證在第二天把前一天的收集的信息處理過以后交給主辦方。而準確性更是讓主辦方滿意。前面提到過，使用傳統的方法，那些登記了最后卻沒有來的人是很難統計的。現在就可以完全規避這些麻煩。沒有參加會展的觀眾的信息不會被PDA保存下來。同樣，一個觀眾在展期內參觀了幾次也可以被統計出來。更有甚者，可以在不同展區的門口安排手持PDA的服務人員，那么連每個展區到底有多少觀眾，這些觀眾具體是誰都清清楚楚。
收費不菲，一臺PDA租金300美元。
PDA會展服務的效率是高了，但在收費上也頗為不菲。
以昆侖億發為例，PDA產品每臺的租金是300美金一個展期，10臺為一組出租，也就是使用他們的PDA服務，最少也需要支付3000美金，這當然不是一個小數目。這個收費標準是否太昂貴了呢？這還得根據各自服務商的市場定位。
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