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一個會議究竟開幾天合適，還真不是一個簡單的問題。

當(dāng)今中國，各個領(lǐng)域競爭都很激烈，人們普遍感覺壓力大，因而很難靜下心來去參加會期很長的會議。所以，國內(nèi)的很多會議，除了行政性的和專題培訓(xùn)等之外，絕大多數(shù)會議都是一兩天就完事兒了。如果有人一定要把會議開上三四天，那后面的兩天恐怕就剩不了幾個人了。這種情況正常嗎？我們會永遠(yuǎn)用這種方式來策劃會議、參加會議嗎？既然這么忙，我們不參加或者少參加會議行不行？發(fā)達(dá)國家的人怎么開會，他們也像我們一樣忙于應(yīng)付各種會議嗎？

過去，交通條件不好，通訊條件也差，見一次面不容易，總覺得有很多問題要解決，所以會期相對比較長。根據(jù)目前掌握的資料，歷史上會期最長的國際會議是1814年9月至1815年6月舉辦的“維也納會議”，拖拖拉拉開了快一年。1919年“巴黎和會”的會期就短了一些，開了六個月。二戰(zhàn)以后政府間國際會議的會期就開始縮短了，一周左右的時間比較常見，如今更是3-5天。國際學(xué)術(shù)會議的會期也有一個變化的過程——早期很多國際會議都要開上一周以上，而如今約有八成會議的會期在3-5天（ICCA數(shù)據(jù)）。

會期還會近一步縮短嗎？以前一些人預(yù)測，互聯(lián)網(wǎng)時代的到來會大幅度減少面對面會議的數(shù)量，對于那些一定要開的會議，會期也會壓縮到很短。可事實(shí)情況是，互聯(lián)網(wǎng)非但沒有減少面對面會議的數(shù)量，還在很大程度上提高了人們面對面的頻次。從國際范圍看，進(jìn)入移動互聯(lián)時代之后，一兩天的短期會面大幅增加， 3-5天中等時長的會議也有一定程度的增多。

當(dāng)然，這并不是說互聯(lián)網(wǎng)對于會議沒有影響。

如果說交通、會議設(shè)施及其配套條件的改善，使開會變得更為便利的話，那么互聯(lián)網(wǎng)對于會議的影響則更多地體現(xiàn)在會議內(nèi)容及參會者價值方面。

客觀地講，互聯(lián)網(wǎng)對于壓縮會期是有幫助的。我們知道，會議的主要作用之一就是傳遞信息，而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，讓這部分簡單信息傳遞的功能從會議中剝離了出來。這就迫使會議組織方和策劃人，想方設(shè)法為參與者帶來更多互聯(lián)網(wǎng)不能帶來的信息。不過我們知道，會議的作用不僅是簡單信息傳遞，它還有很多其他方面的價值，而這些價值的獲得是需要參會者在會議中花費(fèi)一定時間的。所以，會期的壓縮是有一定限度的。

會期長短會受到哪些因素影響呢？實(shí)際上，它是會議價值與會議原則在動態(tài)中相互平衡的結(jié)果。

先說會議的價值。

無論你是什么人，也不管你有多少抱怨，只要你想在這個社會上生存得更好，你就得參加各種類型的會議。為什么呢？因?yàn)闀h可以給你帶來其他方式無法帶來的價值，而這些價值對你及你所在機(jī)構(gòu)的生存和發(fā)展很有用。會議的價值包括學(xué)習(xí)、觀點(diǎn)分享、討論、社交、業(yè)務(wù)與激勵等。

會議是成人學(xué)習(xí)的主要途徑，也是一個人專業(yè)能力提升的有效方式。無論是通過大會、分享會、小組討論、群體激勵的方式來學(xué)習(xí)，還是通過專門的培訓(xùn)來提升自我，都是需要一定時間來完成的。

社交是會議的主要功能之一。不在會議中花費(fèi)足夠的時間，你就很難在會前、會中及會后的交流互動中取得社交方面的收獲。

在會議中開展業(yè)務(wù)同樣是一件很費(fèi)時間和精力的事情。可盡管如此，沒有幾個商務(wù)人士愿意錯過專業(yè)會議中的營銷及銷售機(jī)會。

正是因?yàn)闀h價值的存在，以及兌現(xiàn)這些價值需要一定的時間，所以會期的壓縮空間并沒有人們想象的那么大。

如果說關(guān)于會議價值的分析是定性的話，那么會議的原則就是從定量的角度進(jìn)行考量的。

支配會議運(yùn)行的原則主要有三個，即效率、成本和體驗(yàn)。

效率。如果把效率作為會議的第一原則，我覺得一點(diǎn)都不為過。總體而言，會議是工作的手段，而工作就必須講求效率。在這個原則支配下，能一個小時開完的會不要半天，能十個人解決的問題不要二十個參加，能在辦公空間內(nèi)舉辦會議就不要到酒店去，能在本地開會就不要去外地或者外國，等等。“交通便利性”為啥會在目的地、場地、酒店選擇中排首位，就是這個原因。

成本。經(jīng)濟(jì)學(xué)的一個原則是，脫離成本，不談質(zhì)量。因此說，會議價值的獲得，會議效率的提升，都要以成本作為基本條件。與會議相關(guān)的成本包括：資金、時間、人力、物力等。成本原則告訴我們，在獲得同樣效果的條件下，要盡可能花更少的錢、更短的時間、更小的人力和物力。

體驗(yàn)。我們知道，對于會議效果的評估是很難量化的，所以會議參與者的主觀感受往往就是衡量會議優(yōu)劣的主要手段之一。人們對于會議的一系列主觀感受，被稱為“會議體驗(yàn)”。我們發(fā)現(xiàn)，為了獲得更好的會議體驗(yàn)，會議策劃人和參會者都愿意在一定程度上延長會期，并為此付出更高的成本。

關(guān)于會期，有一點(diǎn)需要說明的是，人們在不同環(huán)境下看待會期的心態(tài)是不同的。比如在眼下的中國，社會經(jīng)濟(jì)處于激烈的變動當(dāng)中，人們很難沉下心來，將自己投入到一個為期3-5天的會議當(dāng)中。不過這種情況不可能永遠(yuǎn)持續(xù)下去，等到將來有一天各方面情況相對穩(wěn)定的時候，我們的態(tài)度就會發(fā)生變化。到了那個時候我們會發(fā)現(xiàn)，在一段時間里，把精力集中到一個重要會議上，可能更劃算。