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    會展業(yè)中大量使用信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將會進一步完善會展的媒介功能，這種數(shù)字化、信息化建設(shè)最終將促使會展服務(wù)內(nèi)涵拓展，為展覽商和觀眾提供更多的方便。UFI主席曾提出，2005年有80%以上的參展企業(yè)和組展商通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行溝通，電子郵件、企業(yè)網(wǎng)頁、電子支付手段和服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)身份的安全認證技術(shù)、信息和數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳播和自動化處理、網(wǎng)上商品交易系統(tǒng)等信息技術(shù)都會隨著網(wǎng)絡(luò)應用而參與到會展業(yè)中，提高工作效率，降低成本。

    一、基礎(chǔ)信息技術(shù)的會展作用分析

  1.提高了會展信息交流速度

  信息技術(shù)提高了政府、會展行業(yè)協(xié)會、會展企業(yè)、參展企業(yè)四者之間信息的交流速度。政府可以通過網(wǎng)絡(luò)向公眾發(fā)布最新的政策和法規(guī)，并為行業(yè)協(xié)會、會展公司、參展企業(yè)提供快速的政府服務(wù)，提高政府效率；會展行業(yè)協(xié)會可以及時將行業(yè)動態(tài)和行業(yè)規(guī)定傳遞到相關(guān)部門和企業(yè)；會展公司可以實時報道會展信息，讓不能來參加會展的組織和個人隨時了解會展進展，或者提供網(wǎng)上參展報名服務(wù)，方便參展企業(yè)進行活動。

    2.拓寬了會展信息交流的廣度

    會展的整個運作過程包括了政府、行業(yè)協(xié)會、會展公司、參展企業(yè)、媒體和會展觀眾等，涉及面廣，需要多方共同合作。而電子商務(wù)等信息技術(shù)在會展中的應用，為會展信息在不同主體之間的交流創(chuàng)造了條件，促進信息的共享，擴大了信息交流的廣度。比如，會展公司可以通過政府的在線服務(wù)進行國際會展的申報工作，當會展項目被批準，通過信息技術(shù)的支持，相應的信息將被行業(yè)協(xié)會、會展企業(yè)、媒體和參展商、觀眾共享，使會展的開展更加通暢。同時，當會展各個主體都利用網(wǎng)絡(luò)交流信息，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)效應理論，則會給每個主體帶來最大的價值。

    3.降低了會展企業(yè)成本

    ERP、CRM、SCM、EB等先進管理信息技術(shù)的運用，一方面使得展覽項目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，另一方面，會展組織企業(yè)可以通過該平臺更加快捷地獲取來自各方的實時信息，動態(tài)地調(diào)整相關(guān)政策，更好地適應瞬息萬變的市場，獲得市場先機。另外，會展信息化將促使展覽活動操作走向規(guī)范化，這是會展信息化發(fā)展的客觀要求。

二、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的會展作用分析

    1.提高了會展活動的工作效率

    組織、參加展覽的各個環(huán)節(jié)上信息收集、傳遞、處理的電子化和自動化都使展覽業(yè)務(wù)處理效率空前提高。大多數(shù)展覽會組織者網(wǎng)上招展、網(wǎng)上旅行機票和旅館預訂、對客戶的咨詢通過電子郵件及時回復以及網(wǎng)上下載客戶需要的有關(guān)展覽會的各種資料〔展館展位平面圖、展覽日程安排、展覽會服務(wù)手冊〕等等。

2.增強了會展活動的經(jīng)濟效益

網(wǎng)絡(luò)的應用使組展者、參展商、觀眾之間的聯(lián)絡(luò)手段從傳統(tǒng)的高收費的電話、傳真、信件中解放出來，使得業(yè)務(wù)費用降低；網(wǎng)絡(luò)應用使得展覽項目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，從而避免選擇項目時的盲目性及由此帶來的經(jīng)濟損失；辦公自動化提高了工作效率，經(jīng)濟效益自然提高。

    3.加強了會展業(yè)的協(xié)調(diào)管理

展覽業(yè)的協(xié)調(diào)管理機構(gòu)是在掌握大量信息和數(shù)據(jù)、在多個組展單位及其項目中選優(yōu)汰劣的基礎(chǔ)上開展工作的，展覽業(yè)流程的標準化和展覽運作規(guī)范化都將使展覽協(xié)調(diào)管理機構(gòu)有據(jù)可依，從而為其進行科學化管理奠定基礎(chǔ)。

    4.促進了展覽業(yè)的全球化發(fā)展

    網(wǎng)絡(luò)使得展覽項目、組織機構(gòu)的對外宣傳面向全世界進行，展覽信息從定向發(fā)布走向非定向發(fā)布，對展覽會的宣傳掙脫了地理位置的束縛。通過網(wǎng)絡(luò)平臺可以拓展會展企業(yè)的招展網(wǎng)絡(luò)，尤其是海外招展網(wǎng)絡(luò)，能增強企業(yè)自身的招展、組展能力，提高企業(yè)的核心競爭力。會展信息化使得會展產(chǎn)品參與國際范圍內(nèi)的展覽業(yè)競爭將成為現(xiàn)實。 

三、電子商務(wù)信息技術(shù)的會展作用分析 

電子商務(wù)進入會展業(yè)是會展業(yè)自身發(fā)展的需要。會展是人們進行信息交流發(fā)布、洽談商業(yè)合作和進行市場營銷的場所，發(fā)揮的是一種橋梁和媒介作用，而電子商務(wù)在這方面具有傳統(tǒng)會展業(yè)無可比擬的獨特優(yōu)勢。按照電子商務(wù)對傳統(tǒng)會展業(yè)介入程度的不同，可分為兩個層次：一是不完全會展電子商務(wù)，即借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行的部分會展活動，其對會展業(yè)的作用如上面所述。另一個是完全電子商務(wù)，即網(wǎng)上會展。其作用除最基本的提高會展活動效率、降低企業(yè)成本、提高經(jīng)濟效益等，還有其他方面的作用：     

  1．網(wǎng)上會展吸引企業(yè)上網(wǎng)進行信息的撮合和交易    

    網(wǎng)上會展最大的特點是依托在各地運營機構(gòu)和合作伙伴的信息平臺或者企業(yè)上網(wǎng)站點來展示。網(wǎng)上會展中的展會、展商、展品等所有信息都經(jīng)過組委會、電信運營商的嚴格審核，以保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，以利于企業(yè)放心地選擇展會、展商和展品。因此，網(wǎng)上會展信息的真實和有價值信息增強了參與站點的信息價值性，增強這些站點在本地或本行業(yè)品牌影響力。而且網(wǎng)上會展這種一段時間里的高速集中的宣傳和造勢，不僅可促使實地參展的企業(yè)同時參加網(wǎng)交會，亦能帶動大量因受時間和空間限制的外地企業(yè)參加網(wǎng)絡(luò)展，使得網(wǎng)上會展線上線下都被企業(yè)關(guān)注，吸引企業(yè)上網(wǎng)進行產(chǎn)品供求信息的交換甚至進行商品交易。      

    2．網(wǎng)絡(luò)會展成為會展業(yè)增強市場抗風險能力的最佳選擇

 會展組織者以展會為媒體，為展商與貿(mào)易商提供有效的交流平臺，客觀上是以集群與時空結(jié)合的方式，為行為主體間創(chuàng)造交流的環(huán)境。在突發(fā)危機發(fā)生的情況下，這種方式受到了挑戰(zhàn)。“會展電子商務(wù)”以其高效、靈敏的特點，表現(xiàn)出特殊的應用價值，實現(xiàn)了人們之間在不接觸的情況下，照常經(jīng)濟交往與貿(mào)易活動，有效阻斷了傳統(tǒng)展覽密集人群，集合傳染源的途徑。如在SARS期間，“會展電子商務(wù)”以“非接觸經(jīng)濟”形態(tài)高效運轉(zhuǎn)，發(fā)揮著具有歷史意義的重要作用，成為我國會展業(yè)應對突發(fā)危機的最佳選擇。在此次廣交會上，有487位參展商、339位客商參與了網(wǎng)上洽談，并達成不少成交意向。因此這種網(wǎng)絡(luò)會展的形式成為傳統(tǒng)實物會展的重要補充，同時在出現(xiàn)危機事件時作為傳統(tǒng)實物會展的替身，降低了危機帶來的損失，提高會展順利舉辦的概率。由此可見，大力發(fā)展會展信息化事業(yè)來降低因突發(fā)事件影響是一種非常可行的應對措施。

四，信息技術(shù)的廣東會展作用實證分析   

    信息技術(shù)使廣東會展業(yè)縮短了與國際先進水平的差距。如“中國第一展”廣交會的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應用加速了廣交會的快速發(fā)展。廣交會已經(jīng)建立了以廣交會網(wǎng)站為龍頭，包括商貿(mào)通參展企業(yè)展示平臺、廣交會宣傳光盤、BEST采購商電子服務(wù)平臺、參展易捷通服務(wù)平臺以及網(wǎng)上廣交會在內(nèi)的，涵蓋會前、會中、會后結(jié)合現(xiàn)場和網(wǎng)上的電子商務(wù)服務(wù)體系。

    1．廣交會網(wǎng)站

廣交會網(wǎng)站是廣交會面向全球宣傳的窗口，廣交會網(wǎng)站具有宣傳招商、業(yè)務(wù)辦理、商旅服務(wù)、電子商務(wù)四大功能。廣交會官方網(wǎng)站擁有11種語言版本，全年訪問人次約1700萬，全年點擊次數(shù)超過4.3億次，日均點擊次數(shù)達118萬，廣交會期間高峰期日點擊次數(shù)超過250萬。從全年訪問量來看，約32%的瀏覽者來源于中國大陸以外的國家和地區(qū)。廣交會網(wǎng)站的三大業(yè)務(wù)平臺為BEST采購商電子服務(wù)平臺、參展易捷通網(wǎng)上服務(wù)平臺、商貿(mào)通參展企業(yè)展示平臺。

 2．網(wǎng)上廣交會

    網(wǎng)上廣交（http：//e.cantonfair.org.cn），是廣交會承辦機構(gòu)——中國對外貿(mào)易中心在商務(wù)部信息化司指導下建立的電子商務(wù)洽談平臺。網(wǎng)上廣交會憑借“中國第一展”的品牌優(yōu)勢，利用廣交會數(shù)十年積累的參展商展品數(shù)據(jù)庫和客商數(shù)據(jù)庫資源，建立高效便捷的網(wǎng)上貿(mào)易渠道，促進國內(nèi)企業(yè)的出口成交。網(wǎng)上廣交會創(chuàng)建以來，通過與現(xiàn)場廣交會業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合，實現(xiàn)“網(wǎng)上洽談，現(xiàn)場成交”，成為每屆廣交會現(xiàn)場成交的有力補充，得到各方面一致好評。   

    3．其他信息服務(wù)

    廣交會現(xiàn)場共42個服務(wù)點為到會買家提供現(xiàn)場攤位信息查詢服務(wù)；廣交會宣傳光盤每屆發(fā)行10萬套，免費向到會的采購商派發(fā)；多媒體視頻推薦服務(wù)為未能親臨廣交會現(xiàn)場的買家展示現(xiàn)場參展的真實情況，在廣交會官方網(wǎng)站向采購商進行全天候展示；電子雜志通過郵件、廣交會電子雜志平臺等多個渠道投放，有效傳遞到目標買家手中，協(xié)助企業(yè)擴大市場推廣的力度。   

    綜上所述，信息技術(shù)在廣東會展業(yè)技術(shù)水平發(fā)展中的作用是不容質(zhì)疑的。