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—、會(huì)議組織機(jī)構(gòu)與會(huì)議管理

    所謂會(huì)議管理，就是指會(huì)議組織機(jī)構(gòu)，主要包括協(xié)會(huì)、企業(yè)、政府等，對機(jī)構(gòu)內(nèi)部各種會(huì)議、活動(dòng)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，以達(dá)到降低成本、提升效率、獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)等目的。 

 在會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈中，會(huì)議組織機(jī)構(gòu)處于最上游，其會(huì)議管理及運(yùn)作模式對于下游乃至整個(gè)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展都有著十分重要的影響。

    協(xié)會(huì)會(huì)議。對于協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)來說，會(huì)議是他們行使協(xié)調(diào)與服務(wù)職能、擴(kuò)大行業(yè)與社會(huì)影響力以及增加收入的主要手段。美國《會(huì)議與大會(huì)》雜志（Meetings＆Conventions）2008年發(fā)布的統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，2007年，美國各類協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)共舉辦一般性會(huì)議(meeting)22.7萬個(gè)，與會(huì)總?cè)藬?shù)達(dá)3750萬，開支總額為381億美元；舉辦大會(huì)（convention）1.37萬個(gè)，與會(huì)總?cè)藬?shù)為1970萬，花費(fèi)達(dá)346億美元。美國協(xié)會(huì)類會(huì)議，從開支金額來看，約占會(huì)議市場總額的60%以上，因而在會(huì)議市場上占有無法取代的重要地位。會(huì)議管理是美國協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)長期以來高度重視的工作內(nèi)容之一，他們能夠在會(huì)議市場上取得驕人的成績，與此有著直接的關(guān)聯(lián)。

    我們國家的協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)（社團(tuán)）所占市場份額雖然沒有美國那么高（根據(jù)中國旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì)、《會(huì)議》雜志所作的“2008中國會(huì)議酒店市場調(diào)查報(bào)告”，我國會(huì)議組織機(jī)構(gòu)所占會(huì)議市場的份額分別是：社團(tuán)會(huì)議20%，政府會(huì)議25%，企事業(yè)單位會(huì)議占50%以上。）但作用也很重要。由于種種原因，我國的社團(tuán)機(jī)構(gòu)的很多方面與西方國家有較大差異，這其中就包括會(huì)議管理和會(huì)議運(yùn)作的模式。

    政府會(huì)議。在美國，政府會(huì)議數(shù)量較少，對會(huì)議市場影響不大，因而沒有這方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。我們國家政府會(huì)議所占會(huì)議市場份額雖然較高，但其市場化程度較低，因而無法和市場化條件下的會(huì)議管理相提并論。目前，政府會(huì)議管理的重點(diǎn)，主要是加強(qiáng)政府采購以及增加電視、電話、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議方面的選項(xiàng)等。

企業(yè)會(huì)議。企業(yè)舉辦的會(huì)議主要分為兩類，一是企業(yè)內(nèi)部人員參加的會(huì)議，如董事會(huì)會(huì)議、股東大會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議及活動(dòng)等；二是以產(chǎn)品、市場為核心的會(huì)議及活動(dòng)，如新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)與推介會(huì)、客戶聯(lián)誼會(huì)、代理商會(huì)議等。據(jù)美國《會(huì)議與大會(huì)》雜志統(tǒng)計(jì)，美國企業(yè)2007年共舉辦各類會(huì)議108.04萬個(gè)，總開支為300多億美元，與會(huì)總?cè)藬?shù)超過8400萬人。與比較成熟的協(xié)會(huì)會(huì)議管理相比，美國各大企業(yè)從開始實(shí)施會(huì)議管理（通常被稱為“戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃”，SMMP）的時(shí)間不是很長，也就有十年左右的時(shí)間，但取得的成效卻非常顯著。2007年，美國國家商務(wù)旅行協(xié)會(huì)（NBTA，以下簡稱NBTA）團(tuán)隊(duì)與會(huì)議委員會(huì)進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查表明，70%的企業(yè)不同程度地實(shí)施了SMMP。這個(gè)數(shù)字比2003年翻了一番。從美國各大企業(yè)實(shí)施會(huì)議管理的成功案例來看，先不說那些不易量化的成果，如效率的提高、獲得的服務(wù)更為優(yōu)質(zhì)等，單說平均節(jié)省會(huì)議相關(guān)成本20%（NBTA數(shù)據(jù)）這一項(xiàng)，就令人感到十分興奮。

    除了一些國際品牌企業(yè)之外，我國本土絕大部分的企事業(yè)單位，雖然都很看重會(huì)議的工具性價(jià)值，但對會(huì)議的專業(yè)性普遍認(rèn)識(shí)不足，更談不上研究會(huì)議或者對會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)籌管理了。

    會(huì)議管理公司。美國協(xié)會(huì)及企業(yè)之所以能夠成功實(shí)施會(huì)議管理并取得優(yōu)異的成績，除了整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及自身的努力等因素之外，專業(yè)會(huì)議管理公司的作用功不可沒。作為連接會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈上下游之間的紐帶，會(huì)議公司在會(huì)議產(chǎn)業(yè)中可以發(fā)揮非常積極、能動(dòng)的作用。我們從中美會(huì)議公司的稱謂上，就能夠比較清楚地發(fā)現(xiàn)兩國會(huì)議產(chǎn)業(yè)的一些重要差異。美國的會(huì)議公司通常被稱為“會(huì)議管理公司”（meeting management firm）、“活動(dòng)管理公司”——event management firm等；而我國的會(huì)議公司一般的叫做“會(huì)議服務(wù)公司”、“會(huì)展服務(wù)公司”等。美國的會(huì)議公司著眼于全局，努力參與到客戶的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理當(dāng)中；而我國的會(huì)議公司則把主要的精力放在了會(huì)議組織流程的末端——會(huì)議服務(wù)上面，從根本上就把“被動(dòng)”、“被選擇”與自己的命運(yùn)捆綁在了一起，因而也就談不上用“戰(zhàn)略規(guī)劃”和“會(huì)議管理”的先進(jìn)理念來影響自己的客戶了。

當(dāng)然，我們國家的整體發(fā)展水平無法與西方發(fā)達(dá)國家相提并論，會(huì)議產(chǎn)業(yè)在很大程度上處于落后狀態(tài)也是一件很正常的事兒，但是，隨著我國會(huì)議產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步等，我國會(huì)議組織機(jī)構(gòu)對會(huì)議重要性的認(rèn)識(shí)必將會(huì)得到提升，作為發(fā)達(dá)國家會(huì)議產(chǎn)業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)之一的會(huì)議管理的方法與策略，也一定會(huì)為越來越多的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)所借鑒。如果說政府和社團(tuán)組織的會(huì)議還不能（完全）市場化運(yùn)作，作為市場經(jīng)濟(jì)主體的企業(yè)，則完全有理由、有條件率先關(guān)注、學(xué)習(xí)、應(yīng)用發(fā)達(dá)國家的成功經(jīng)驗(yàn)，實(shí)施SMMP，并藉此進(jìn)一步提升綜合競爭能力，為企業(yè)在未來市場格局中占據(jù)優(yōu)勢的地位，奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

    二、企業(yè)“戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃”（Strategic Meetings Management Program,SMMP）及其現(xiàn)實(shí)意義

    （—）企業(yè)“戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃“（以下簡稱SMMP）

    NBTA的定義是：對企業(yè)范圍內(nèi)會(huì)議相關(guān)的程序、花費(fèi)、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)以及供應(yīng)商等進(jìn)行統(tǒng)一管理，以節(jié)省成本、降低風(fēng)險(xiǎn)并獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

    會(huì)議專業(yè)人員國際組織（MPI）的定義是：除了降低成本以及消除會(huì)議及旅行計(jì)劃中的重復(fù)勞動(dòng)之外，戰(zhàn)略性的規(guī)劃還可以確保企業(yè)的會(huì)議及活動(dòng)與企業(yè)的核心目標(biāo)保持一致，從而使會(huì)議專業(yè)人員所花費(fèi)的資金和時(shí)間更有價(jià)值。

    NBTA是美國最早研究SMMP并著力在美國企業(yè)中加以推行的機(jī)構(gòu)，該協(xié)會(huì)關(guān)于SMMP的定義、要素、流程、步驟、標(biāo)準(zhǔn)、案例等方面的成果，對于我國會(huì)議業(yè)界、企業(yè)界研究并推行SMMP，具有十分重要的參考意義。

    （二）NBTA：企業(yè)實(shí)施SMMP至少有以下10個(gè)方面的理由

     1、使企業(yè)負(fù)責(zé)人能夠更加清楚地掌握整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)會(huì)議及活動(dòng)的總量、花費(fèi)、類型以及所使用的場所等有價(jià)值的信息；

2、制定會(huì)議政策及會(huì)議操作指南，并對所辦會(huì)議進(jìn)行跟蹤分析等，來降低法律、財(cái)務(wù)、運(yùn)作及其它一些無形的風(fēng)險(xiǎn)；

3、通過正式談判、使用標(biāo)準(zhǔn)合同等方法，來降低供應(yīng)商方面的成本；

4、減少供應(yīng)商的數(shù)量，創(chuàng)建“優(yōu)先供應(yīng)商計(jì)劃”，以進(jìn)一步降低成本；

5、將企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議整合起來，交由專業(yè)的策劃團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，或正式外包于專業(yè)的機(jī)構(gòu)等，以減少大量重復(fù)性的工作內(nèi)容；

6、企業(yè)通過與供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)，可以更加合理地調(diào)整旅行、團(tuán)隊(duì)、會(huì)議及活動(dòng)方面的花費(fèi)；

7、規(guī)避會(huì)議及活動(dòng)中的各種風(fēng)險(xiǎn)；  

8、企業(yè)可以在會(huì)議策劃的專業(yè)技能上加大投入，以保證會(huì)議策劃及執(zhí)行工作得以長期高水平的運(yùn)行；

9、通過實(shí)施SMMP，企業(yè)可以平均節(jié)省20%左右的相關(guān)開支，因而具有良好的投資回報(bào)率（ROI）；

10、理順會(huì)議運(yùn)作的程序，有助于提升工作效率并最大限度地提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。    

    （三）會(huì)議管理——企業(yè)管理中的短板

    會(huì)議相關(guān)開支是企業(yè)開支中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。雖然不同行業(yè)企業(yè)會(huì)議相關(guān)支出的比例會(huì)有較大的不同，但據(jù)國外有關(guān)專家分析，大部分行業(yè)的企業(yè)需要將總收入的約1－3%用于會(huì)議、活動(dòng)方面的開支。據(jù)報(bào)道，輝瑞公司在全面推行統(tǒng)一會(huì)議管理之前，每年在會(huì)議方面的花費(fèi)約10億美元，這還不包括機(jī)票費(fèi)用。在實(shí)施SMMP之前，諾華公司每年僅在美國就舉辦會(huì)議1000多個(gè)，開支達(dá)1.8億美元。思科系統(tǒng)集團(tuán)旅行與全球會(huì)議解決方案部總監(jiān)Susan Lichfenstein在談到會(huì)議統(tǒng)一管理計(jì)劃時(shí)指出，會(huì)議支出是該公司第三大直接支出。我國的大型企業(yè)鮮有實(shí)施會(huì)議統(tǒng)一管理的，因而會(huì)議數(shù)量、會(huì)議開支方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也很難收集。從我們國家自身的特點(diǎn)來看，一個(gè)行業(yè)相同、規(guī)模相當(dāng)?shù)闹袊髽I(yè)，每年舉辦會(huì)議的數(shù)量和在會(huì)議方面的花費(fèi)，應(yīng)該比發(fā)達(dá)國家高不少。

    企業(yè)在會(huì)議方面的開支比自身估計(jì)的數(shù)額往往高得多，其中的浪費(fèi)也十分驚人。美國專家John Buchanan撰文指出，如果去問一個(gè)公司的會(huì)議專業(yè)人員，該公司每年在會(huì)議方面的花費(fèi)有多少，你得到的答案很可能是錯(cuò)誤的，而且是極端錯(cuò)誤的。他認(rèn)為，在美國企業(yè)界，很多跡象表明，企業(yè)在自身辦公地點(diǎn)之外舉辦會(huì)議的開支正在失去控制。輝瑞公司原來每年在會(huì)議方面花費(fèi)的約10億美元，是他們管理人員最初估計(jì)數(shù)額的兩倍。美國最早實(shí)施SMMP的企業(yè)，如甲骨文、思科、施樂、華普永道等都發(fā)現(xiàn)，他們原來都大大低估了會(huì)議方面花費(fèi)的金額，而這其中很多的花費(fèi)都是沒有價(jià)值的。如果用SMMP的方法來研究我國大型企業(yè)會(huì)議的現(xiàn)狀，我們一定會(huì)發(fā)現(xiàn)，“沒有價(jià)值”會(huì)議的數(shù)量以及會(huì)議相關(guān)開支中浪費(fèi)掉的金額，用“驚人”來形容不會(huì)覺得過分。    

    三、企業(yè)實(shí)施SMMP的步驟與流程 

    雖然各個(gè)企業(yè)實(shí)施SMMP的具體方法、步驟等不盡相同，但NBTA根據(jù)眾多企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)和多年的研究成果，推出了一套基本的步驟、流程，以供會(huì)議專業(yè)人員和企業(yè)負(fù)責(zé)人作參考。

(－）步驟 

    第一步——確認(rèn)

    企業(yè)在實(shí)施SMMP之前，首先要確定一些主要的問題，比如本計(jì)劃主要想解決哪些問題，有哪些機(jī)會(huì)，以及涉及的范圍有多大等等。  

1、是全國性的？區(qū)域性的？還是全球性的？ 

    2、是所有的會(huì)議類型都包括還是只包含一些特定的會(huì)議及活動(dòng)？

    3、會(huì)議及活動(dòng)的定義該怎么下？依據(jù)人數(shù)、預(yù)算數(shù)還是一個(gè)綜合值？     

    在開始階段，很重要的是，確定關(guān)鍵的利益相關(guān)人并使其參與進(jìn)來，他們包括：行政助理、產(chǎn)品經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理以及公司內(nèi)部其他與會(huì)議策劃有關(guān)的人員。

最后，還要挑選一名行政主管，他或她要了解這項(xiàng)計(jì)劃的價(jià)值與愿景，他或她還應(yīng)該是公司的高層負(fù)責(zé)人。在必要的時(shí)候，這名主管能夠?yàn)楸居?jì)劃的順利實(shí)施調(diào)動(dòng)必要的資源，清除各種障礙，以保證本計(jì)劃成功實(shí)施。

第二步——評價(jià)

本階段主要是了解公司的現(xiàn)狀以及收集會(huì)議花費(fèi)、會(huì)議程序、會(huì)議政策等方面的資料。

1、訪問利益相關(guān)人

2、收集并分析歷史資料

3、與供應(yīng)商交流，并研究來自供應(yīng)商的資料

第三步——分析

公司的現(xiàn)狀了解之后，下一步就是要分析存在的機(jī)會(huì)，這些機(jī)會(huì)就存在于以下幾個(gè)方面：

1、程序的效率

2、風(fēng)險(xiǎn)管理

3、成本節(jié)約與避免浪費(fèi)

第四步——創(chuàng)建

初步的文件整理分析階段完成之后，下一步就開始創(chuàng)建SMMP的基礎(chǔ)架構(gòu)，主要內(nèi)容有：

1、確認(rèn)會(huì)議的估計(jì)量

2、確認(rèn)利益相關(guān)者

3、會(huì)議類型、目的的定義及描述

4、與會(huì)議及活動(dòng)程序相關(guān)的文件

5、機(jī)會(huì)分析及量化

6、對于支持公司文化及愿景的最佳實(shí)施戰(zhàn)略進(jìn)行解釋

7、與公司高層管理人員溝通并確認(rèn)得到他們的支持。

第五步——實(shí)施

以上步驟得到確認(rèn)之后，就可以進(jìn)入實(shí)施階段了。實(shí)施的方法有多種，按階段實(shí)施，按織機(jī)構(gòu)實(shí)施（科室、部門、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、行政地區(qū)等），按區(qū)域?qū)嵤ǖ貐^(qū)、國家、市場等），或者按SMMP組成部分實(shí)施（會(huì)議登記、許可、采購、策劃與執(zhí)行、支出與花費(fèi)協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)分析與報(bào)告等），再就是大規(guī)模、全方位實(shí)施。實(shí)施SMMP，并沒有“一貫正確”的方法，制定一套對某一個(gè)企業(yè)行之有效的方法，依賴于很多因素，但擁有一個(gè)可靠的運(yùn)作模式和清晰的運(yùn)作目標(biāo)，是成功的基礎(chǔ)。

   還有一點(diǎn)需要記住的，那就是SMMP計(jì)劃更像是“一次持續(xù)的旅行，不一定會(huì)有什么終點(diǎn)。”

（二）流程  

    企業(yè)下決心實(shí)施SMMP之后，下一步就是要把一些相關(guān)的要素成功地組合在一起，構(gòu)建一個(gè)順暢的運(yùn)作流程。雖然SMMP對很多企業(yè)來說還是一個(gè)比較新的概念，但許多企業(yè)經(jīng)過十年時(shí)間的成功實(shí)施，已經(jīng)驗(yàn)證了一些成功的運(yùn)作模式。當(dāng)然，即使是成功的運(yùn)作模式，各家企業(yè)也會(huì)有一些自己的特點(diǎn)，但NBTA推薦的被普遍認(rèn)可的管理流程還是很有參考意義的。

1、會(huì)議及活動(dòng)登記

會(huì)議登記的目的，就是要了解即將舉辦的會(huì)議及活動(dòng)的情況，并將相關(guān)的一系列決定，納入到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)當(dāng)中。

會(huì)議登記之前的一項(xiàng)重要工作，就是要給會(huì)議下一個(gè)定義。會(huì)議的定義要具體而不繁瑣，比如：會(huì)議是指25人以上的一次聚會(huì)，至少需要10張機(jī)票或者一夜的酒店住宿等。

會(huì)議登記的內(nèi)容各企業(yè)不盡相同，但預(yù)算細(xì)節(jié)以及會(huì)議的組織方式是必不可少的。

2、批準(zhǔn)

要實(shí)施一個(gè)全面的SMMP，需要對企業(yè)以往的習(xí)慣做法進(jìn)行一些重大的改變，其中就包括，企業(yè)的一個(gè)會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)在開始對一個(gè)會(huì)議進(jìn)行策劃之前，需提前辦理批準(zhǔn)手續(xù)。會(huì)議批準(zhǔn)的方式是多種多樣的，主要有：預(yù)算批準(zhǔn)（該會(huì)議是否在預(yù)算之內(nèi)、是否和預(yù)算相吻合等）、財(cái)務(wù)批準(zhǔn)（有沒有必要花錢來開這個(gè)會(huì)）以及是否符合法律規(guī)定等方面的審核等。  

3、采購   

會(huì)議注冊及批準(zhǔn)程序完成之后，下一步就是采購和選擇會(huì)議所需的供應(yīng)商。目前普遍使用的采購模式主要有：專門的采購部門或采購人員；使用第三方采購服務(wù)；將采購業(yè)務(wù)外包給一個(gè)供應(yīng)商；由公司會(huì)議策劃人進(jìn)行采購；或者以上幾種方式相結(jié)合等等。SMMP中的“優(yōu)先供應(yīng)商計(jì)劃”，對于提升采購效率、降低采購成本、提高服務(wù)水平，有著很重要的意義。

4、策劃與執(zhí)行

從理論上講，會(huì)議策劃應(yīng)該在供應(yīng)商選擇以及簽約之前，但在現(xiàn)實(shí)工作中，策劃工作貫穿于會(huì)議運(yùn)作的整個(gè)過程當(dāng)中。會(huì)議策劃工作可以由企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人員實(shí)施，也可由外部的供應(yīng)商或合作人來完成。

5、支出管理

支出申報(bào)與批準(zhǔn)的方法與途徑，可以說與SMMP的程序、政策一樣重要。NBTA建議，企業(yè)在實(shí)施SMMP之前，對于企業(yè)整體的預(yù)算制度進(jìn)行一個(gè)審查，這對于實(shí)施會(huì)議管理計(jì)劃、控制會(huì)議相關(guān)開支很有幫助。   

6、數(shù)據(jù)分析與報(bào)告

對特定一個(gè)時(shí)間段內(nèi)公司所有會(huì)議及活動(dòng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并通報(bào)，不僅對實(shí)施會(huì)議管理工作很重要，對于整個(gè)企業(yè)管理來說也有重要意義。通過這些統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和報(bào)告，公司高層領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人能夠及時(shí)掌握SMMP的實(shí)際價(jià)值和投資回報(bào)率（ROI）。      

主要內(nèi)容∶         

（1）         服務(wù)             

① 參會(huì)者滿意率

② 會(huì)議主辦者或所有者滿意率

（2）         財(cái)務(wù)       

①      會(huì)議及活動(dòng)總體花費(fèi) 

②      節(jié)省費(fèi)用的總額

③      采用虛擬會(huì)議節(jié)省的金額

④ 沒有進(jìn)入統(tǒng)一管理體系的花費(fèi)

⑤ 指定供應(yīng)商方面節(jié)省的費(fèi)用

（3）         數(shù)量

①      舉辦、取消以及未批準(zhǔn)的會(huì)議及活動(dòng)的數(shù)量

②      虛擬會(huì)議與面對面會(huì)議數(shù)量對比

③ 與會(huì)人數(shù)

④ 團(tuán)隊(duì)機(jī)票預(yù)訂

（4）         資源

① 所用工時(shí)     

② 預(yù)測工作量

7、技術(shù)與政策

技術(shù)與政策是貫穿整個(gè)SMMP運(yùn)作過程的兩個(gè)重要組成部分。經(jīng)過五到十年的發(fā)展，SMMP相關(guān)的技術(shù)已經(jīng)比較成熟，這些技術(shù)對于理順流程、提高效率以及減除文書工作量幫助很大。今天的技術(shù)系統(tǒng)具有下列功能： 

（1）在中央數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)資料

（2）使流程自動(dòng)化

（3）會(huì)議設(shè)施及酒店選擇、采購、簽約

（4）會(huì)議代表交流與注冊事項(xiàng)的管理

（5）會(huì)議預(yù)算管理與財(cái)務(wù)管理

（6）提供統(tǒng)一的會(huì)議及活動(dòng)的數(shù)據(jù)

近幾年來，企業(yè)在推出個(gè)性化的會(huì)議政策方面進(jìn)展很快。會(huì)議相關(guān)政策主要包括：

（1）會(huì)議登記與批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)

（2）食宿    

（3）航空旅行

（4）餐飲指南

（5）供應(yīng)商的使用與交流

（6）會(huì)場與酒店采購

（7）簽約與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

（8）支付辦法與程序  

四、企業(yè)實(shí)施SMMP需注意的幾個(gè)主要問題     

    簡單地說，企業(yè)實(shí)施會(huì)議管理計(jì)劃，就是希望在對會(huì)議程序進(jìn)行簡化和標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，降低成本、提高效率。這個(gè)計(jì)劃聽起來很簡單，但在現(xiàn)實(shí)的操作過程中，還是有很多困難的。SMMP在運(yùn)作過程中，有幾點(diǎn)是需要特別注意的：

    其一是領(lǐng)導(dǎo)的支持。企業(yè)“戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃”之所以冠以戰(zhàn)略”一詞，是因?yàn)樗枪菊w發(fā)展戰(zhàn)略的一個(gè)有機(jī)組成部分。SMM是公司的“戰(zhàn)略”計(jì)劃之一，再加上本計(jì)劃的執(zhí)行牽涉到的部門較多，甚至要影響到一些人的切身利益，那么，公司高層領(lǐng)導(dǎo)的決心可以說是本計(jì)劃成功的基礎(chǔ)。國外會(huì)議統(tǒng)一管理的成功案例，無一例外的都是公司會(huì)議團(tuán)隊(duì)在高層領(lǐng)導(dǎo)人的積極支持下，通過各方共同努力，最終取得了成功。

    其二是符合自身的情況。由于SMMP計(jì)劃自身的特點(diǎn)，沒有“絕對正確”的方法，所有成功的案例，都是SMMP的基本模式與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合的產(chǎn)物。企業(yè)SMMP負(fù)責(zé)人面臨的選擇很多，但必須首先確定公司的真實(shí)需求，只有這樣，才會(huì)找到適合自己的正確的路徑。      

    華普永道是1998年開始實(shí)行會(huì)議集中管理的，是美國最早實(shí)施SMMP的企業(yè)之一。他們探索出了一條適合自己的會(huì)議管理之路——將會(huì)議管理與六西格瑪有機(jī)地結(jié)合了起來——并取得了成功。目前，華普永道的成功經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)被NBTA推薦為SMMP經(jīng)典案例。           

諾華制藥集團(tuán)也是成功實(shí)施SMMP的知名企業(yè)之一。該公司在五年前開始實(shí)施會(huì)議管理戰(zhàn)略的時(shí)候，采用了跨功能團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的模式，即由會(huì)議策劃人與公司利益相關(guān)者共同探討會(huì)議統(tǒng)一管理、外包策略以及首選供應(yīng)商名單。通過優(yōu)先供應(yīng)商計(jì)劃，他們將原來的6.5萬家供應(yīng)商壓縮為3200家，而這3200家當(dāng)中，120家占去了公司花費(fèi)的90%。諾華通過一系列有力的措施，成功地完成了公司實(shí)施會(huì)議統(tǒng)一管理的各項(xiàng)目標(biāo)。

    其三是注意執(zhí)行的技巧。有了領(lǐng)導(dǎo)的支持，也有了符合自身文化特點(diǎn)的運(yùn)作模式，還不能保證該計(jì)劃能夠成功實(shí)行。該計(jì)劃牽涉的面廣——幾乎與公司所有部門、所有分部都有關(guān)系，但這還只是問題的一個(gè)方面，更為棘手的是，這項(xiàng)計(jì)劃還要改變?nèi)藗冮L期以來的習(xí)慣——舉辦會(huì)議的事兒都由自己部門或分部說了算。從國外企業(yè)成功運(yùn)作的經(jīng)驗(yàn)看，各企業(yè)的一些有關(guān)部門及人員，都有一個(gè)逐步理解和支持的過程。在一開始推行的過程中，人們經(jīng)常會(huì)看到這樣的抱怨：我們分公司在馬路對面開一個(gè)會(huì)，還要報(bào)到總部去批準(zhǔn)，太麻煩了。這就要求執(zhí)行部門——通常為會(huì)議部或會(huì)議管理部，一定要有足夠的智謀和實(shí)際運(yùn)作的技巧，否則，該計(jì)劃推進(jìn)的速度與效果就會(huì)打折扣。在這些技巧當(dāng)中，做好前期的宣傳推介和必要的溝通、協(xié)調(diào)工作，是必不可少的。豐田汽車美國公司會(huì)議服務(wù)主管Louann Cashill在接受采訪時(shí)說，豐田公司在推行SMMP的初期，她和她的同事們把一半以上的時(shí)間都花在了宣傳推介方面，不厭其煩地向公司內(nèi)部的會(huì)議主辦者介紹會(huì)議統(tǒng)一管理的各種好處等等。從國外眾多企業(yè)統(tǒng)一會(huì)議管理實(shí)施情況看，雖然前期有一定困難，但最終都能取得不同程度的成功。

總之，企業(yè)統(tǒng)一會(huì)議管理戰(zhàn)略，既是企業(yè)戰(zhàn)略管理的一個(gè)重要組成部分，是企業(yè)進(jìn)一步完善內(nèi)部管理工作、提升綜合競爭能力的一種有效手段，同時(shí)也是一個(gè)國家會(huì)議產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)程度的一個(gè)綜合體現(xiàn)。我們相信，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和會(huì)議產(chǎn)業(yè)的不斷進(jìn)步，SMMP，這個(gè)在發(fā)達(dá)國家已經(jīng)被證明為行之有效的管理手

段，一定會(huì)在中華大地上開花結(jié)果。