展會,是目前安防企業進行市場推廣的重要手段之一。如何成功策劃一次展會,有效實施展會營銷無疑成為安防企業必須認真面對的問題。再過2個月,被譽為“全球安防第一展”的CPSE第十三屆安博會將在深圳會展中心隆重開幕。據悉,本屆安博會面積將達到11萬平方米,將創歷屆之最。深圳市市長許勤曾在安博會組委會的報告上作出重要批示,要求在時間、場館等諸多方面給予大力支持和政策傾斜。而在本屆安博會結束后不到20天的時間內,號稱“中國科技第一展”的第十三屆高交會也于11月中旬在深圳會展中心舉辦。
面對一屆又一屆的展會,無論是行業展會還是專業展會,作為企業實施市場推廣的重要平臺之一,業已得到國內安防企業的高度重視。如何成功策劃一次展會,有效實施展會營銷無疑成為安防企業必須認真面對的問題。
安防企業展會營銷為何沒有發揮應有作用
眾所周知,面對傳真、電話、郵件、短信等形式多樣的各類會展邀請,企業對如何鑒別展會真實有效性,如何充分利用會展傳播企業的信息等一系列問題都感到茫然甚至不知所措,不知道如何有效地選擇和組織策劃一次有規模、有實力、有成效的展會。這就是安防企業如何真正讓展會發揮作用的問題。
依筆者的從業經驗,曾接觸過的多數安防企業或參展商都曾有過這樣的苦惱或抱怨:前期辛辛苦苦組織策劃一次展會,投入大量人力、物力、財力,而經過幾天的一番折騰下來,感覺展會效果卻不如想象中的滿意,也沒有達到預期的效果,別說展會現場成交狀況,就是展位現場人氣也令人嘆息。經過總結,筆者認為,安防企業在實施展會營銷過程中,之所以沒有發揮應有作用或沒有達到預期效果,其原因主要集中在以下幾個方面:
第一,企業缺乏科學有效的全面市場營銷規劃。企業市場或品牌策劃部門沒有針對展會營銷進行系統規劃,年度營銷推廣方案中沒有將展會營銷作為重要一環納入整體規劃中。同時,面對琳瑯滿目的各類展會,安防企業往往缺乏系統的分析、規劃,沒有及時、有效地甄選甚至不知道如何精確選擇有影響力、有規模、有實力的展會,而更多的安防企業往往選擇的則是臨時抱佛腳,無計劃性或緊張匆忙參展,我們經常會看到這樣準備不充分的現象:在展會即將開幕的時候,展臺設計搭建工作還沒有完全就緒。
第二,企業忽視了實施展會營銷的必要性和重要性,展會營銷是企業戰略性規劃的重要組成部門,更是一項決策性、系統化營銷工程。企業高層領導往往沒有引起足夠重視,認為展會營銷的工作只是市場策劃或品牌推廣部門常規的一項事務性工作,組織參展工作明顯被動或落后。而對于企業參展及宣傳的主要目的、如何有效傳播企業信息、如何吸引目標客戶、如何勝出競爭對手等等,一系列的問題都沒有進行認真考究、探討和分析,導致展會效果明顯不如計劃。
最后,針對展會營銷,企業內部缺乏統一的認識。安防企業在組織策劃展會的過程中,企業內部決策層與執行層之間、企業與展臺設計機構之間缺乏有效的良好溝通,企業內部意見不統一,導致各自對展會組織策劃方案、費用預算、展位預訂、展臺設計等各方面都存在理解上的分歧。例如企業欲推廣技術實力、產品創新、企業文化、品牌理念與展臺設計及搭建的整體風格、現場推廣活動組織的形式和方式脫節。
安防企業如何有效組織并實施展會營銷
經常聽到一些安防行業的企業主有這樣的抱怨:原來當初雙方溝通的設計方案計劃是這樣的,可展覽設計公司給出的展位設計方案卻與企業當初的要求或想法大相徑庭,而更改方案往往由于參展計劃所安排的時間有限,而無法預留太多時間變更方案或重新選擇設計公司,讓企業主感到無奈而只能勉強選擇或接受。
展會營銷是一項相對較為復雜的系統工程,必須經過周密的計劃和部署、靈活多樣的推廣方式、科學合理的人員分工、嚴密周到的現場執行才能使展會營銷真正發揮作用。具體說來,從前期展會市場調研、制定策劃方案、執行方案、宣傳及媒介傳播方案,到人員安排、展臺布置、物料及展品運輸等,這些細節都是環環相扣,形成一個相互融合的有機整體,任何一個環節出了漏洞,都會直接影響展會活動的整體效果。
一個精心策劃的會展可以成為營銷計劃最節省成本的組成部分。
(一)企業須充分明確參展目標。不同安防企業由于企業背景、綜合實力、品牌影響力及市場占有率或渠道拓展實力等綜合條件各有千秋,其參展的目標和方式也各自不同。在決定參展之前,企業必須明確參展目的,科學設定參展目標,并傳達給企業各相關成員。企業的參展目的不外乎展示企業整體實力、新產品和新技術展示與交流、品牌綜合形象推廣、開發合作伙伴、拓展市場銷售渠道等。
(二)有效甄別并選擇有實力、影響力的展會。在眾多的展會中,企業不是逢展必參,而是必須有選擇地甄選并參加某個合適企業的展會,不能盲目參展。選擇會展時主要考慮如下一些因素:一是會展的目標市場。展會的目標市場包括其主題定位、受邀企業對象、觀眾成員結構等,企業參展前確定該展會是否與企業的營銷規劃相匹配,能否促進企業達到預期的目標。二是會展的規模。成功的會展必然具備一定的規模,規模大的會展可以吸引更多的目標客戶和專業觀眾,而這正是保證參展商達到參展目的的最重要因素。評估展會的規模主要看展會主辦機構的綜合實力,往屆參展商和專業觀眾的數量以及本屆展覽面積的大小。三是會展主辦機構或組織者的能力。選擇有影響力、知名度高、富有經驗及對行業的認知度高的主辦機構或組織者。會展的組織是一個龐大的系統工程,從會展推廣、專業觀眾的邀請、行業活動的組織安排到客戶服務等一系列工作需主辦機構或組織者在切實了解參展商需求的情況下做出策略性統籌才能成功舉辦。企業可以從其對外的招展函、廣告以及各項組織計劃等方面來評估組織者的策劃能力和宣傳推廣能力。四是會展的歷史和影響。如在往屆的同期展會中,簽約的參展商有哪些、觀眾人數及規模等,企業應選擇有影響力、知名度高、參展商多且參展商的影響力強的展會。五是參展的費用。在企業市場推廣費用普遍越來越高的大環境下,必須依據企業自身的財務狀況合理地分配預算,適當并有選擇地考慮是否參展。原則上來講,參展費用不能對企業財務造成額外的經濟負擔。六是會展所在地和展館規模。一般來講,國際化大都市及省會城市是會展選擇的重點,其交通運輸、食宿、展館周圍的配套設施及綜合服務水平要優于其他城市。當前,我國絕大部分的展會都集中在經濟、交通、信息、服務等綜合資源均占有主導和領先優勢的上海、北京、廣州、深圳和一些省會城市舉辦。
(三)參展前預備活動。會前預備活動包括提前向客戶發送邀請函,在企業官方網站公布參展信息,與媒介機構聯系實施媒體公關及新聞宣傳活動,提前辨識可能合作或有合作意向的客戶并給其發送特別邀請。當然也可以考慮在展會機構主辦的官方會刊上投放適量的平面廣告等手段來提升企業的知名度,擴大企業的影響力,吸引更多的目標客戶。
(四)展會中細節執行。與其他各個環節相比,每一屆展會參展過程中的執行階段往往是決定企業參展成敗的關鍵性因素,主要包括展位設計搭建、展臺的布置、參展樣品的準備及現場展示、參展人員及輔助人員安排、物料準備以及展會期間的交通、住宿、公關等相關協調活動的組織實施。展位的選擇具體涉及展位的位置、面積的大小的決策。
展位的選擇一般是根據展覽場館布局、主通道設計、人流集中程度等因素來考慮;依據常規展覽要求,一般標準展位面積通常為9平方米,即3米×3米。值得說明的是特裝展位,也稱為空地,即自由布展區,指展位面積在4個或以上標準展位的面積時,企業可以只預定空地面積,其它的裝修則可以根據公司產品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排等因素由企業自主決定。這類展位能充分表現企業文化、宣傳品牌理念,非常有利于樹立企業整體形象。展臺是企業顯示企業實力和產品特色的窗口,有個性、有視覺沖擊力的展臺布置可以使企業在眾多的參展商中脫穎而出。展臺設計的根本任務是幫助企業達到參展的目的,展臺要能反映企業的形象,能吸引觀眾的注意力,能提供工作的功能環境。在展品的選擇上,要選擇能體現自身產品優勢的展品,展品品質是參展企業給觀眾留下印象的最重要的因素。選擇參展樣品往往要遵循幾點原則,即導向性、領先性、創新性。導向性是指展品要有利于企業綜合形象及實力展示和推廣,對客戶要有足夠的吸引力;領先性是指展品要體現企業的領先技術水平、規模化產能及行業獨特性;創新性是指展品要有自身的獨特優勢,特別是在知識產權方面表現出企業自身的獨到優勢。
展會現場展示風格上,由于展品多數為實物,單一靠參展樣品并不能完全展示企業產品的賣點,所以現場一般需要借助噴繪廣告、燈箱、音響、電視機、投影儀或電腦設備等輔助手段,加之銷售人員或技術支持人員的專業講解進行闡述、強化和提升。
在人員配備上,人員配備的合理性關系著參展企業參加展會的成敗,企業派出的現場工作人員的形象、言語、服裝、禮儀、談話技巧等是都影響到會展的整體效果,展臺的人員安排及組織一是要根據展會要求,由企業內部負責展會策劃的部門選派相關部門的精英人員,根據工作量的大小合理安排人員數量,考慮到展會講解需求,需有效安排人員交替在現場“站崗值班”。特別需要注意的是要提前組織并加強所有參展人員的會展培訓,統一宣傳口徑,如企業背景、技術講解、產品演示等。
同時,參展企業還可以在展會期間與展覽主辦機構協商,通過在展覽會同期舉辦企業新產品發布會、新聞發布會、簽約儀式、招商大會、產品路演等一系列配套活動,在維系老客戶,加深客戶印象的基礎上挖掘并培養新客戶。
(五)展會后期跟蹤反饋與效果評估。在展會結束后,企業應將在會展中收集到的客戶資料、行業信息等納入企業內部的營銷信息系統數據庫中,對獲得的市場信息進行討論、分析和評估。
企業還應及時將展覽結果與預定目標進行比較,總結效果如何、分析原因何在。一般來說,展會的效果難于精確評估,其原因主要是有些成果可立刻產生,但更有可能在展會后的一段時間之后產生。會展的組織者為了幫助參展商進行會展評價,一般會提供有關會展與會者的統計信息。企業可根據這些統計信息并結合自身實際情況對參展的效果進行評估,并就下次是否參加該會展做出初步決策。
(六)及時策劃組織準備同期下一屆展會。一般來說,當一屆展會結束后,同期下一屆展會招展工作就已經開始,包括展會預訂、展會同期舉辦的論壇等活動的組織等都可以提前一年啟動,像國內的深圳高交會、安博會等展會等都是這樣進行操作的。眾所周知,展會越早準備越顯效果,提前的時間越長準備得就更加充分,所以建議安防企業像參加專業或行業展時,要提前與展會主辦機構保持信息暢通,展會時間、地點等信息必須做到準確、及時掌握。
展會推動產業發展安防企業該如何把握先機?像北京、上海、廣州、深圳等國內會展產業發展相對較快、較成熟的城市,特別是像深圳會展中心,幾乎每隔2-3天都會舉辦一場展會,企業主或消費者現在選擇的是如何有效選擇參展或觀展。展會活動作為一種產業,它的形成和發展是一個必然的歷史和經濟過程。當展會產業在整個宏觀經濟體系或區域經濟體系中起到主導支柱作用,帶動相關產業發展,成為經濟市場競爭力的主要代表,成為增量資產與增值資本的主要創造力量時,一種新的經濟形態——展會經濟便形成了。展會產業發展到一定階段,其帶動作用、聯動效果、經濟貢獻都會遠遠超越展會本身的范圍,形成支柱性、主導性、先導性產業,成為經濟體系發展的重要基礎,促使展會經濟的形成。
在我國,無論是作為國家政治、文化中心的北京,經濟、金融中心的上海,還是改革開放的前沿陣地——南國深圳,展會產業都已呈蓬勃發展之勢,并給當地的經濟創造了前所未有的商機,歷經了20余年發展并即將于11月初在深圳舉辦的CPSE安博會,已成功舉辦12屆,已發展成為深圳及至國內會展業的知名展會品牌,目前已經形成了由安防產業帶動服務業、旅游業、廣告業等相關產業全面發展的良好局面。安防企業如何抓緊會展產業及會展經濟的先機,通過展會實施有效的營銷,全面展示企業綜合實力,是一個永不落幕的共同話題。