一、社團(tuán)會(huì)議的概念
社團(tuán)是指中國(guó)公民自愿組成,為實(shí)現(xiàn)會(huì)員共同意愿,按照其章程開(kāi)展活動(dòng)的非盈利性社會(huì)組織。民政部統(tǒng)計(jì),截至2007年底,全國(guó)共有各類(lèi)社會(huì)組織38.7萬(wàn)個(gè),其中社會(huì)團(tuán)體21.2萬(wàn)個(gè),民辦非企業(yè)17.4萬(wàn)個(gè),基金會(huì)1340個(gè)。十七大以后,我國(guó)明確了一個(gè)概念,原來(lái)的民間組織概念現(xiàn)在全部叫社會(huì)組織,實(shí)際上是三類(lèi):社會(huì)團(tuán)體、民辦非企、基金會(huì)。按照社團(tuán)的定義來(lái)說(shuō),共同開(kāi)展活動(dòng),實(shí)際上最終的表現(xiàn)形式就是會(huì)議、展覽、考察、交流、培訓(xùn)。整個(gè)社團(tuán)組織中最為活躍的部分主要是經(jīng)濟(jì)類(lèi)社團(tuán),就是各類(lèi)的行業(yè)協(xié)會(huì)和商會(huì),以及自然學(xué)科領(lǐng)域的一些學(xué)會(huì)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),這一類(lèi)型的組織,在全國(guó)大概占八萬(wàn)多。這一類(lèi)型的社團(tuán)是我們所講的社團(tuán)會(huì)議的主角,也是會(huì)議市場(chǎng)的主要力量。
二、社團(tuán)會(huì)議的特點(diǎn)和現(xiàn)狀
第一個(gè)特點(diǎn),它的服務(wù)群體是相對(duì)固定的。這不同于專(zhuān)業(yè)的會(huì)議公司或者其他機(jī)構(gòu),包括國(guó)家的事業(yè)單位。社會(huì)團(tuán)體有一個(gè)基礎(chǔ)的參會(huì)群體就是會(huì)員和會(huì)員單位;第二個(gè)特點(diǎn),服務(wù)內(nèi)容與社團(tuán)屬性密切相關(guān)。會(huì)議內(nèi)容設(shè)定中主要是行業(yè)或者專(zhuān)業(yè)內(nèi)相關(guān)內(nèi)容;第三個(gè)特點(diǎn),社團(tuán)會(huì)議的性質(zhì)決定了會(huì)議的商業(yè)味道不能太濃,這不同于其他類(lèi)型機(jī)構(gòu)組織的活動(dòng)。在座很多是全國(guó)性的行業(yè)協(xié)會(huì)或者學(xué)會(huì)、研究會(huì),我們社團(tuán)自身策劃的會(huì)議可能和社會(huì)上其他機(jī)構(gòu),包括一些咨詢(xún)公司、調(diào)查機(jī)構(gòu)策劃的會(huì)議,有一個(gè)根本的區(qū)別,那就是要為會(huì)員服務(wù)的話,商業(yè)味道就不能太濃。
社會(huì)自身的組織形式?jīng)Q定了目前規(guī)模最大的會(huì)議可能是各類(lèi)社團(tuán)的年會(huì)。年會(huì)實(shí)際是指會(huì)員代表大會(huì)、理事會(huì)、或者理事擴(kuò)大會(huì)議,這類(lèi)會(huì)議是目前最具規(guī)模和響應(yīng)人數(shù)最多的一類(lèi)會(huì)議。其次是這些社團(tuán)組織尤其是經(jīng)濟(jì)類(lèi)的行業(yè)協(xié)會(huì),舉辦的年度形勢(shì)報(bào)告或者行業(yè)形勢(shì)報(bào)告。關(guān)于這類(lèi)會(huì)議,可能經(jīng)濟(jì)類(lèi)社團(tuán)體會(huì)會(huì)比較深。這類(lèi)會(huì)議響應(yīng)群體也比較多。目前來(lái)看,這類(lèi)會(huì)議是社會(huì)團(tuán)體著力打造的專(zhuān)業(yè)性品牌會(huì)議。其三是其他會(huì)議形式,比如說(shuō)技術(shù)交流、信息交流或者政策宣傳貫徹為主的。這些會(huì)議規(guī)模相對(duì)比較小一點(diǎn)兒。
社團(tuán)會(huì)議目前存在的問(wèn)題主要有:
第一,內(nèi)容比較單一,規(guī)模也比較小。這與我國(guó)社團(tuán)組織自身發(fā)展?fàn)顩r有一定的關(guān)系。我們很多社團(tuán)包括比較有實(shí)力的行業(yè)協(xié)會(huì)組織,可能這個(gè)行業(yè)中有一萬(wàn)到兩萬(wàn)家企業(yè),實(shí)際上的會(huì)員單位大概只有二、三百家;三、五百家,不過(guò)這些會(huì)員單位占行業(yè)的產(chǎn)值是比較大的。
第二,體制因素決定了社團(tuán)目前召開(kāi)的一些會(huì)議,由于現(xiàn)行的行業(yè)協(xié)會(huì)設(shè)置問(wèn)題,完全按照計(jì)劃?rùn)C(jī)制,不是完整的產(chǎn)業(yè)鏈,而完整的產(chǎn)業(yè)鏈包括了前期的研發(fā),也包括了生產(chǎn)、銷(xiāo)售、售后服務(wù)等,而國(guó)內(nèi)的行業(yè)協(xié)會(huì)一直按照不同的階段進(jìn)行分工。現(xiàn)在這個(gè)矛盾是非常突出的,有很多行業(yè)協(xié)會(huì)申請(qǐng)更名,希望成為完整的產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)。比如說(shuō)酒業(yè)就有這樣的要求。酒業(yè),過(guò)去生產(chǎn)的有釀酒工業(yè)協(xié)會(huì),同時(shí)還有酒類(lèi)流通協(xié)會(huì)。包括家電也是一樣,有流通領(lǐng)域家電協(xié)會(huì),也有生產(chǎn)家電協(xié)會(huì),甚至還有售后服務(wù)的中國(guó)家電維修協(xié)會(huì),像這樣的協(xié)會(huì)在策劃會(huì)議的時(shí)候,如果不進(jìn)行聯(lián)合很難做到完整的產(chǎn)業(yè)鏈,就是說(shuō)資源整合程度不高。
第三,行業(yè)協(xié)會(huì)服務(wù)意識(shí)不夠,商業(yè)味道太濃。其實(shí)現(xiàn)在我國(guó)行業(yè)協(xié)會(huì)存在很多問(wèn)題,因?yàn)閲?guó)家沒(méi)有給予任何支持,所以它們現(xiàn)在基本處于初級(jí)發(fā)展階段,還需要通過(guò)會(huì)議展覽、交流、培訓(xùn)這些手段積聚一些原始的資本金。但是,行業(yè)協(xié)會(huì)的會(huì)議又和社會(huì)組織的其他的會(huì)議存在著本質(zhì)區(qū)別。因此,行業(yè)協(xié)會(huì)目前策劃出的很多會(huì)議,有一些確實(shí)收費(fèi)過(guò)高,這就造成了會(huì)員和會(huì)員單位對(duì)于行業(yè)協(xié)會(huì)策劃的會(huì)議認(rèn)知度不高。
三、社團(tuán)會(huì)議的策劃
主題策劃。
(—)主題定位原則∶準(zhǔn)確、形象、個(gè)性鮮明。我們策劃出的會(huì)議一定要做到這三點(diǎn)。
(二)主題提出的方法
一是自上而下的,這可能是很多社團(tuán)尤其是行業(yè)組織多年來(lái)慣用的方法。基本就是秘書(shū)處或者理事會(huì)和秘書(shū)處的專(zhuān)職人員,有的稍微民主一點(diǎn),有一個(gè)專(zhuān)家?guī)欤瑧{著經(jīng)驗(yàn)和把握政策的程度閉門(mén)造車(chē)來(lái)設(shè)計(jì)一些會(huì)議主題。很多社團(tuán)策劃的會(huì)議,包括和專(zhuān)業(yè)會(huì)議公司聯(lián)合策劃的會(huì)議相當(dāng)多是流產(chǎn)的,會(huì)議通知發(fā)了,找了專(zhuān)業(yè)公司打電話、招商,最后報(bào)名的沒(méi)有幾個(gè)人,會(huì)議開(kāi)不起來(lái)。
二是自下而上的。近年來(lái)相當(dāng)一部分行業(yè)協(xié)會(huì),策劃會(huì)議主題完全是自下而上的。把今年準(zhǔn)備召開(kāi)的一些會(huì)議,圍繞什么主題來(lái)做這些會(huì)議全部下發(fā)調(diào)查表,下發(fā)到會(huì)員單位的每一家手里,由每個(gè)會(huì)員單位針對(duì)每個(gè)主題提供一些具體的議題。輕工系統(tǒng)的很多行業(yè)協(xié)會(huì)都是這樣做的,因此它們的會(huì)議就有生命力。
三是上下結(jié)合的。官產(chǎn)學(xué)研結(jié)合于一體設(shè)計(jì)會(huì)議主題。比如說(shuō)今年10月18日我們討論要做“世界酒業(yè)大會(huì)”。這個(gè)主題專(zhuān)家論證了一個(gè)多月,我們開(kāi)過(guò)兩次會(huì)議,這個(gè)主題出來(lái)以后,我們請(qǐng)了酒業(yè)300多家會(huì)員提意見(jiàn),了解到了大家最關(guān)心什么、最想了解什么、最想聽(tīng)到什么。這樣的會(huì)議我想將來(lái)的效果肯定是不錯(cuò)的。
2006年我們申辦亞洲大洋洲的性病大會(huì)。兩年內(nèi),我們參加了澳大利亞舉辦的世界性病大會(huì)、泰國(guó)舉辦的亞太地區(qū)性病大會(huì)。我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了調(diào)查,把今年主題提給他們,由他們進(jìn)行修改。所以這個(gè)會(huì)議就受大家歡迎。所以說(shuō)主題策劃來(lái)自于這些方面。
重中之重就是前期調(diào)研。協(xié)會(huì)會(huì)議每一次的主題策劃,都應(yīng)做好前期大量、艱苦的調(diào)研工作,從國(guó)際國(guó)內(nèi)宏觀形勢(shì)出發(fā),從時(shí)刻關(guān)注會(huì)員企業(yè)的所需所求出發(fā)。
(三)主題的確定
—、把握行業(yè)、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域熱點(diǎn)問(wèn)題和事件。熱點(diǎn)問(wèn)題和事件是社會(huì)關(guān)注度最高的,盡管社會(huì)大眾媒體也關(guān)注這些事情,但是大眾媒體往往是局外人,談的都是表象的東西,比較泛。這時(shí)候社團(tuán)組織出面,召集問(wèn)題或者事件相關(guān)人員,就熱點(diǎn)問(wèn)題和事件進(jìn)行生動(dòng)的討論。如果把討論結(jié)果及時(shí)地公布于社會(huì),這樣一方面業(yè)內(nèi)認(rèn)可這個(gè)會(huì)議,另一方面也為社團(tuán)組織樹(shù)立了自身形象和地位。
二、與社團(tuán)相關(guān)聯(lián)的,社會(huì)上存在的一些爭(zhēng)議問(wèn)題。這一類(lèi)型的問(wèn)題如果提煉出來(lái)作為一個(gè)會(huì)議的主題,同樣可以引起人們極大的關(guān)注。
三、行業(yè)內(nèi)關(guān)心的一些問(wèn)題。比如說(shuō)食品監(jiān)管碼的問(wèn)題。要推行食品監(jiān)管碼,行業(yè)內(nèi)反響非常激烈,這是行業(yè)內(nèi)共同關(guān)心的問(wèn)題。這一類(lèi)型的主題就體現(xiàn)了行業(yè)協(xié)會(huì)為會(huì)員服務(wù)、為行業(yè)服務(wù)的精神。
四、行業(yè)內(nèi)存在爭(zhēng)議性的問(wèn)題或者暫時(shí)沒(méi)有解決或者解決不徹底、不完善以及沒(méi)有得到行業(yè)認(rèn)可的問(wèn)題。比如說(shuō)圍繞行業(yè)協(xié)會(huì)自身關(guān)于稅收的問(wèn)題等。
五、特定人群所關(guān)心的、正在議論的話題。比如政界人士、企業(yè)高層等。比如社會(huì)廣泛關(guān)注的新的民間組織會(huì)計(jì)制度,經(jīng)過(guò)兩年過(guò)渡期要開(kāi)始全面實(shí)行,包括行業(yè)協(xié)會(huì)自身在內(nèi),主管人員、財(cái)務(wù)人員都比較關(guān)心這類(lèi)問(wèn)題。這類(lèi)培訓(xùn)應(yīng)該是比較能夠吸引人的。
(四)主題策劃應(yīng)綜合權(quán)衡的幾個(gè)方面
一、主題中盡可能傳達(dá)會(huì)議的價(jià)值所在。我們能給參會(huì)人員帶來(lái)什么,這是會(huì)議主題策劃的精髓。大家都是搞會(huì)議策劃的,策劃出一個(gè)產(chǎn)品,是否有人買(mǎi),主要是看我們產(chǎn)品能夠給人家?guī)?lái)什么效益。我們要讓參會(huì)代表來(lái)了以后能夠?qū)W到東西,這樣策劃的產(chǎn)品才能有人買(mǎi)。
二、會(huì)議主題策劃應(yīng)放眼與整個(gè)行業(yè)相關(guān)的領(lǐng)域,做好關(guān)聯(lián)行業(yè)聯(lián)動(dòng)開(kāi)會(huì)的選題準(zhǔn)備,以更好地整合產(chǎn)業(yè)鏈的資源,打造有規(guī)模、有質(zhì)量的會(huì)議品牌。我最初做中國(guó)會(huì)議交易中心的時(shí)候曾經(jīng)搞了一個(gè)頻道“協(xié)會(huì)執(zhí)行官聯(lián)盟”。這個(gè)思路是從美國(guó)來(lái)的,美圍協(xié)會(huì)執(zhí)行官聯(lián)盟,它的年會(huì)不低于兩萬(wàn)人。我在會(huì)議交易中心特意設(shè)定了協(xié)會(huì)執(zhí)行官聯(lián)盟,當(dāng)時(shí)的想法就是,在開(kāi)某一個(gè)大產(chǎn)業(yè)會(huì)議的時(shí)候把工商兩個(gè)領(lǐng)域聯(lián)合在一起開(kāi)會(huì),這樣就打造出了有規(guī)模、有質(zhì)量的會(huì)議品牌。如果能夠聯(lián)合起來(lái),召開(kāi)展會(huì)肯定是超級(jí)展會(huì),會(huì)議也是超級(jí)會(huì)議。目前單個(gè)行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)議比較多,關(guān)聯(lián)行業(yè)聯(lián)合的會(huì)議比較少,產(chǎn)業(yè)鏈構(gòu)建不夠好,影響了會(huì)議的質(zhì)量與深度。
三、要將信息交流的理念貫徹到主題策劃的始終。國(guó)際會(huì)議中心協(xié)會(huì)的主席斯圖爾特說(shuō)“如果沒(méi)有面對(duì)面聚集在一起交流經(jīng)驗(yàn)和思想,你就會(huì)失去一些重要的東西,這種東西是沒(méi)有替代品的。”我們要?jiǎng)?chuàng)造人與人之間交流的概念,會(huì)議不只是人與人之間的交流。社會(huì)組織里有三類(lèi),一類(lèi)是社團(tuán),社團(tuán)是人和組織,把同類(lèi)型的人組織起來(lái)。基金會(huì)是靠資本結(jié)合起來(lái)的。所以我們的會(huì)議要突出人與人之間的交流,能夠圍繞每一個(gè)參會(huì)人員,使他們通過(guò)這次會(huì)議的信息交流,既可以收集到一些信息,又可以享受到個(gè)性化的服務(wù)。那這個(gè)會(huì)議項(xiàng)目就是比較好的項(xiàng)目。
四、中國(guó)未來(lái)此類(lèi)會(huì)議的走勢(shì)
精心策劃打造社團(tuán)品牌會(huì)議是社團(tuán)組織發(fā)展壯大的需要。去年5月13號(hào),國(guó)務(wù)院發(fā)了一個(gè)文,即《關(guān)于加強(qiáng)我國(guó)若干行業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)展的意見(jiàn)》。現(xiàn)在社團(tuán)組織面臨著發(fā)展的大好機(jī)遇,也是社團(tuán)組織規(guī)模化、國(guó)際化、品牌化發(fā)展的需要。
將來(lái)的發(fā)展方向和發(fā)展趨勢(shì),就是社團(tuán)會(huì)議一定要聯(lián)合相關(guān)的行業(yè)組織,把規(guī)模做大,質(zhì)量提高,并且做到產(chǎn)業(yè)鏈完整、參與度廣、創(chuàng)建品牌會(huì)議。