國家大劇院門前,一座引人注目的雕塑矗立在花壇中,紅色雕花鏤空窗里,生動的京劇人物形象與APEC標識相得益彰,成為游客們爭相觀賞和合影的新景點。
“效率就是生命。”當年的“蛇口精神”紅遍大江南北幾十年后,如今被APEC第三次高官會注冊團隊再次極致演繹。來自21個經濟體的代表,用秒表感受到了中國效率、中國服務,連贊注冊團隊的服務,留言簿上出現頻率最高的三個詞是高效、認真、專業。
“辦證件只需一杯咖啡的時間”
昨天上午9時許,一位來自TNT公司的會議特邀嘉賓急匆匆地來到位于北京飯店二層的APEC第三次高官會注冊臺前。“我的證件能快點兒制作嗎?還有20分鐘就要輪到我演講了。”
“別急,我們一定不會讓您遲到的。”遞上護照、確認信和擔保函不到1分鐘,志愿者就笑著將證件歸還給了他,核對身份——注冊的第一個環節用時僅50秒。“身份確認已經完成,請您到下一個環節照相、填表吧。”
走上十幾步,在著名的北京飯店中華禮儀廳門外,志愿者已經迎上前來向他問好,并指引照相區的方位。
“旁邊有等候區,您喝杯咖啡的工夫,APEC高官會的證件就能制作完成。”此時,距離他遞交護照開始辦理證件不過5分鐘。而證件辦結的速度,比志愿者說的還快,一杯咖啡沒喝完,休息區電子顯示屏上,他名字前面的制證狀態已經由“制作中”變成“已完成”。
趕到證件發放臺,他一個勁兒地向志愿者和工作人員道謝。一個多小時后會議中場休息時,他和另一位代表又聊起了會議注冊的細節,“在北京APEC會議,辦證件只需一杯咖啡的時間……”
壓縮時間“減分摳秒”
通常,APEC高官會注冊平均用時30分鐘,但本次高官會平均用時僅12分鐘,時間都去哪兒了?
APEC第三次高官會會務服務部注冊證件組負責人姜偉告訴記者,會議注冊的每一個環節都經過了精細的設計規劃,時間就是這樣一分一秒地節省出來的。
在參會代表和邀請嘉賓注冊的“第一關”——身份確認區,每組都有兩名志愿者。“我是A角,負責接收護照和擔保函等代表遞交的資料,他是B角,用電腦快速連接后臺支持系統查詢信息,全部信息一致才算身份確認完成。”這位來自首師大的志愿者只有20歲,但查驗證件的熟練程度,連酒店前臺工作人員都自嘆弗如。
一崗雙人再加上會前的苦練,僅這一個環節就能節省近3分鐘的注冊時間。
與身份確認環節主要靠人的努力節省時間不同,在圖像采集和現場注冊環節,科技力量大顯神威。
“坐好別動,身子向右稍微轉一點……”專門負責APEC注冊區頭像攝影的方士武一看到照相者動作到位,就快速按下快門。而相機里剛剛成像的電子文件,瞬間就傳到了他身后的電腦中進行修片處理。一般從代表坐好到最終將照片上傳到圖像系統服務器供現場注冊人員使用,只需1分鐘,全程通過專用網絡傳輸,安全、準確。
姜偉說,等候區的大屏幕上,除了顯示姓名、制證狀態、證件號碼等信息外,還專門增加了“批次”,代表看到自己的證件制完,在證件發放臺前只需報出批次號,工作人員就能在眾多證件中快速查到指定的證件。“小小的批次號,又能為我們節省20秒的時間。”
“北京精度”支撐“北京速度”
前臺的快速服務,讓參會的各經濟體代表贊不絕口,可會務部門是如何保障信息準確,實現證件發放“零差錯”的呢?
在注冊區后臺,每天注冊高峰時都有十幾名工作人員緊盯電腦屏幕。“我在核對注冊信息,主要是看前臺輸入的信息和網上注冊或邀請函、擔保函上的信息是否符合。”工作人員告訴記者,大多數參會代表的信息都能通過計算機系統自動比對完成,他們要做的就是瞪大眼睛及時處理異常信息。
從7月8日系統開放注冊到昨天16時,APEC第三次高官會注冊人數已超過2800人,超出此前會議注冊人數2500人的預估。所有證件的核對、發放都準確無誤。據估計,到本次高官會結束,注冊代表和特邀嘉賓人數將超過3000人。
對每一位代表信息的精準記錄和核對,是注冊團隊人人堅持的信條。“這里面一共有41張流轉表格樣表,是我們的‘藍寶書’。”姜偉手中厚厚的注冊流程手冊,涵蓋了注冊的每一個環節,精準和可控是這本書傳達出的終極目標。
“只有實現‘北京精度’,確保各環節零差錯,才可能實現‘北京速度’!”
夜幕下的北京金街,流光溢彩。緊張的一天結束,意味著下一天考驗的開始。明天,APEC的“北京速度”還將乘著黎明起跑。