讓買家和賣家都滿意
一個好的展會可以使人們通過展覽會迅速全面地了解市場行情，而不必四處奔波。展覽會是一項極為復雜的系統工程，受制因素很多。從制定計劃、市場調研、展位選擇、展品征集、報關運輸、客戶邀請、展場布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運，形成了一個互相影響互相制約的有機整體，任何一個環節的失誤，都會直接影響展覽活動的效果。其中，最重要，也最難辦的工作就是招展，經常有招展商為招不來參展商而發愁。
招展商如何進行招展，南京國展中心國際展覽部經理趙春蕾的辦法是，先搜集參展企業名錄，然后按照名錄給這些企業打電話、發郵件、寄信，邀請他們來參展，有的時候還要根據他們的一些希望和要求調整展覽會的某些環節，以迎合參展單位的利益需求。她認為，這些如果能做到位，基本上就能辦展了。
這當中需要注意的問題是盡量滿足參展單位的利益需求，這一點是最重要的，所以組織專業觀眾觀展十分必要。如果一般性的專業觀眾不能滿足企業的特殊需求，就要考慮把那些帶著訂單的買家組辦成一個采購洽談會，或者讓他們提前配對，這對企業還是有非常大的吸引力的。一個展會辦得如何就要看其有沒有足夠的參展企業群、有沒有足夠的同類產品供專業觀眾挑選，同時還要看有沒有足夠的有采購意向的觀眾。因為招展的目的就是讓買家和賣家都滿意。
但是，趙春蕾坦言，目前展會非常多，所以招展商也是非常的難。盡管他們把很多細節都很實在地對企業說了，但企業在選擇當中也有難度，特別是有的時候一天接十個八個展會的電話，參加不是，不參加也不是，也會有煩躁情緒。所以，這時候對企業的煩躁情緒要理解，說話要注意語氣、口吻，千萬不要他激動你也激動，這樣只會適得其反。
趙經理認為，如果參展商對于初次辦展或辦了一兩屆展會的組織者給予支持，展會的組織者也會對這些參展商給予一些特殊的政策，或在展位的安排上給予優先考慮，這些與其他營銷行業是一樣的。
春蕾說，招展商招展的過程就是營銷的過程，是向企業推介的過程，就好比一個花旦在臺上唱戲，會亮相是花旦必須具備的工夫，但并不等于你這個亮相就一定能喝得滿堂彩，這里面還有你的唱工、你對戲曲細節的把握等。人們常說臺上一分鐘臺下十年功就是這個意思。如果只是把招展當作一個展示或僅僅是現場的一點點東西，肯定是不夠的。
假定你有一些意向的客戶，你提前作了扎實的邀請工作，邀請他們到你的展會上參展。因為你的意向客戶也是行業當中的人，他也會關注這個行業的動態，這時，你的主動邀請就是主動營銷。因為展會太多了，這就看你的細節做得怎么樣，你用什么方法把參展商和觀眾都吸引到你的展會來。
其實，說白了，還是那句話，讓買賣雙方都滿意。
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