我參加了一個線上會議，感覺很…

北京華愷國際展覽有限公司董事長   許鋒

現在線上會議、會議直播還是很多，但大家參與的熱情好像不如2月、3月那么高了。是我們的需求變了，還是因為大家忙著線下的工作、沒心思參加線上會議了？

國際大會及會議協會（ICCA）亞太區分會5月20日舉辦了一場線上會議。我從頭到尾看了，感覺很是不同。

把視頻直播等同于線上會議：錯

針對當下流行的線上會議，有一個業內人士對此評論說，有一個較為普遍的問題，就是“把視頻直播等同于線上會議，所有對外宣傳展示都是以直播為焦點，而非會議，缺乏儀式感，體驗差?！?

他的意思是：線上會議用直播，但直播不是會議。會議，無論是線下還是線上，首先必須有高質量的內容，其次是舒暢的流程，還要有儀式感，物以類聚人以群分，對參會者要有限制，整體的體驗決定了參會者對會議的評價，影響到傳播效果和參會者的粘性、重復參與的積極性。

5月15日英國《太陽報》報道，巴西總統博爾索納羅在參加一場關于工業的視頻會議時，出現了搞笑畫面：一位參會的行業領導人突然洗了個澡，光身入鏡。

想想確實是這樣，2月份觀看視頻會議，有偶爾卡頓、掉線的現象，大家忍不住會吐槽，到了5月就幾乎沒有掉線卡頓這個問題了，但似乎大家對線上會議越來越“?！绷耍€上會議對我們的吸引力在下降。是參會者我們自身的問題還是線上會議（實則是主辦方）的問題？

線上會議的組織、操作難度，一點兒都不亞于線下會議。

一次流暢的虛擬會議體驗

5月20日，由設在馬來西亞吉隆坡的國際大會及會議協會（ICCA）亞太區辦事處組織的ICCA亞太分會虛擬會議（ICCA Asia Pacific Chapter Virtual Meeting)從北京時間下午3點開始，到4點半準時結束。

會議由ICCA亞太區總監Noor Ahmad Hamid主持，分享嘉賓來自中國、澳大利亞、日本、韓國、印度、新加坡等地，全部使用英語。

ICCA的CEO Senthil Gopinath人在荷蘭，跟北京時差6個小時，但還是一大早起來身穿正裝實時視頻致歡迎辭。

主持人與亞太分會主席、副主席連線，回答問題

視頻會議軟件選用的是Zoom。

會議流程如下：

·歡迎

調查問卷，2個問題，馬上宣布調查結果

·連線荷蘭總部的CEO，CEO致辭

·亞太區分會三位負責人連線，亞太區主席致辭

調查問卷，2個問題，馬上宣布調查結果

·感謝ICCA亞太分會上屆理事會成員

·歡迎新會員

調查問卷，2個問題，馬上宣布調查結果

·分享，主題：將來的會議活動

調查問卷，2個問題，馬上宣布調查結果

·亞太區2020年年會（日本橫濱）推介

·5位嘉賓依次分享

調查問卷，2個問題，馬上宣布調查結果

·Q&A環節，主持人與亞太分會主席、副主席連線，回答問題

·對整個會議的滿意度調查（不宣布調查結果）

·結束

感受和啟發

結合我參加的幾次線上會議和這次ICCA的會議，有下面幾點感受，但純粹是個人的體會。

1.Zoom比較穩定可靠

Zoom是我用過的最好的視頻會議軟件，但價格稍貴。不過，貴總有貴的道理吧，否則用戶憑什么多付錢呢？

2.無論收費與否，一定要讓參會者注冊

不注冊的后果就是亂七八糟的人亂入，有的闖進來還搗亂，瞎打廣告、說臟話。

先注冊，主辦方確認后，方可參加線上會議

注冊是為了保證“會議室”純凈，保證參會者都是同道中人、說同一種“語言”、談論大家共同關心的行業話題，把莫名其妙的人擋在門外。有的主辦方喜歡會議的規模越大越好，但可能是規模適中的會才是參會整體效果最好的。

注冊的另一好處是主辦方可以收集數據，用于下次活動的營銷等。

3.流暢的流程

議程要緊湊，內容要好，演講嘉賓要篩選，主持人要做好功課，有互動，流程有張有弛，才能讓參會者一場會聽（看）下來不累又有意思、有收獲。

有的虛擬會議在茶歇期間安排老師帶領大家做瑜伽、冥想、女團舞或HIIT短時間高強度鍛煉。

上面的議程雖然沒那么時尚，但該有的都有了，ICCA的CEO致辭，向離任的分會理事會領導表示感謝，歡迎新會員，現任主席副主席跟大家見面，推介宣傳分會的年會，嘉賓分享和滿意度調查等等一應俱全。

準時開始，準時結束，前后銜接緊密，沒有尿點，行云流水般流暢，一個半小時很快就過去了。

4.儀式感

儀式感可以是主席臺、LED背景板、集體合影、簽約按手印、頒獎，也可以是風格一以貫之的PPT、主持人嘉賓正裝出席。

這次ICCA亞太區分會的線上會議，主持人、嘉賓都是商務正裝出鏡，顯然這是事先約定好的。

稍顯可惜的地方是，主持人畫面沒用虛擬背景。如果把會議的KV作為虛擬背景的話，就更漂亮了。

5.PPT

這次會議的串場PPT、嘉賓的PPT和嘉賓的人像實時畫面來回切換，這需要主辦方前期的很多心血和現場工作人員的控制。

我們有的視頻會議全靠主持人一個人在那兒宣布“接下來”“接下來”，而沒有一個加強觀眾視覺印象的串場PPT，有點兒可惜。一個串場PPT里有分享嘉賓的照片、姓名職務和分享題目，是對分享嘉賓的尊重。

串場PPT里的“感謝參與”

這次會議的PPT遵循ICCA一貫的PPT模板、顏色和字體，可能是為了防止意外，把嘉賓的PPT和串場PPT都整合進一個PPT里了，PPT翻頁由吉隆坡的工作人員來執行，雖然觀看視頻時會聽到分享嘉賓的“下一頁next slide”提示聲，但整個會議很順暢。

6.贊助

線上會議收費很難，主辦方的收入來源主要依賴贊助和廣告。

串場PPT里的“感謝贊助商”

這次贊助機構有兩個，一個是橫濱國際會議中心，一個是馬來西亞砂勞越會議局。

兩個贊助商還分了級，前者是主贊助商（Main Sponsor）, 后者叫聯合贊助（Co-Sponsor）。給主贊助商的回報之一是讓這家會議中心做了一個推廣，順便推廣ICCA亞太區12月的年會。

7.6次調研

1.5小時的視頻會議，竟然搞了6次調研！

大家會厭煩嗎？我覺得不會。

老外很喜歡做調查問卷，演講人在線上分享時經常會穿插1-2個問題（通常列在PPT的右側），請觀眾作答，然后就答案結合自己的分析談一點看法。

這樣的好處是一直讓參會者充分的在線、積極參與，生怕自己錯過一個有趣的環節。這次ICCA會議的調研第一次到第五次每次都是兩個問題（第六次三個問題），瞬時給出統計結果。如果你在顯示的統計結果中占上風的那部分人里邊，是不是有一點點小得意---看，俺是主流！

這次會議的最后一個調研是滿意度調查，主辦方要檢查自己的工作成效，以便改進。

8.觀眾提問或主持人提問

主辦方要挑選較為容易回答的問題，交給嘉賓來回答，以免出現5分鐘都解釋不完，這時候觀眾就沒耐心了。

我參加過的一次會議是講完了，主持人說我們來看看觀眾都提出了哪些問題，結果很尷尬---互動區很多人獻花，但沒有人提出問題。

為防止這樣呵呵的情況發生，請主辦方在事先安排幾個“托兒”在提問區拋出問題，就像我們在組織線下會議時，要先安排2個朋友/記者準備好問題，免得冷場。

主持人也可以自己做點兒小功課，先把問題列出來、作備用。

9.準時開始，準時結束

視頻會議準時開始不難，難的是準時結束。說好4點半結束，那就4點半結束，因為有人后面還有別的安排。

考驗的是主辦方。一方面主辦方要事先跟分享嘉賓充分溝通、明確時間要求（最好是以文字形式），一方面主持人“在現場”要敢于“打斷”說話超時的嘉賓。

我很喜歡美國人開會的準時：會議日程是8點半開始，會議室里的人稀稀拉拉，主持人和嘉賓按時啟動、開講，到點兒就準時結束。

線上會議的組織、操作難度，一點兒都不亞于線下會議。比如彩排，必須認認真真彩排；比如主辦方工作人員的腳本，跟電視節目的腳本沒啥兩樣。

信息來源：會展BEN 2020-05-27