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在論述之前，先界定幾個概念：

什么是項目？

我把項目定義為必須在既定的時間內完成的具有明確目標的群體行為。舉例：你自己備考不算項目，但是如果是班主任組織學員備考，就屬于項目行為（考試有時間，目標是學員通過考試，行為是群體參與）。

什么是全案會議服務項目？

一般來講，除了會議各類審批報備、演講人邀請、議題內容和經費落實等核心事務由主辦方負責之外的，需要包攬確保一個會議成功的落地執行的事務就是全案類服務項目。

為什么凡是項目均需要做方案？

方案可繁可簡，但凡是項目均需要方案。為什么需要方案？前面說了，在規定的時間集體行為達到特定的目的的活動就是項目。這就涉及到項目信息的傳遞，目標一致，不要跑偏，所以需要共同的文件；也涉及到成本可控和風險可控，便于預測成本掌控風險；此外，大多數主辦方全包會議服務，說明主辦方的主業不是會展類，業主（甲方）也需要看方案，是否是自己要的東西。所以總結一下：方案具有信息傳達、預測和控制成本、溝通需求、控制風險的目標。

做方案之前需要與業主明確一些基本問題，這就是本文要談的核心內容：

MICE銷售、BD、KA在承接一個全案業務之前，不能立馬就做方案，否則做了也是白做。必須要面談1個小時以上，才能梳理出業主想要的東西以及會議的輪廓概貌。

另外，應該與客戶的決策人（或決策人的一手代理人，越是接近權力的頂端，獲得的信息和知識越多，需求也越是精準，因為每個人的理解不一樣，每往下傳達一個層級，信息呈現指數級衰減或者變形）。只有與決策者有一次詳細的溝通：摸清會議的基本情況和特點、主要服務內容、判斷出需求的真實性、有效性和緊迫性，才能評估是否值得做、做多深、預判項目組配備什么團隊和服務，才能預測報價和收費標準。否則就是浪費時間，幾個工作日的準備都是昂貴的成本。

需要與業主摸清或界定什么問題？

以下是一些常見的需要問清的問題，特別是業主不是那么專業或沒有做過會議的時候：

第一問：問清會議的基本情況：

詢問并記下會議的名稱、擬定時間和意向地點（場所）、預期規模。詢問主辦方、承辦方、支持方的關系（有出錢的，有出力的，有出名氣的，有給公章的…..），這又涉及到誰是最終買單的買家，誰是過賬的，誰是名義上的主辦，誰說了算等。如果是體制內的會議，還涉及到需要主管部門的報批和審批，如果他們只是一廂情愿，那就是八字還沒一撇，走程序需也要走很久的，緊迫性和真實性程度很低。（如果辦了幾年的會，可以問問以往服務商是誰，有哪里不滿意的）

第二問：為什么要辦這個會？

為什么辦這個會？即目標和目的（Goals & Objectives，整個CMP考試的核心就是圍繞這個來策劃與服務）。很多銷售忽視這個問題的重要性，以為關我啥事，給錢辦事就行。這個問題是核心問題，至少知道主辦的題圖和目的。

當然，有經驗的銷售在問出第一問會議的基本情況的時候，就能估摸出業主的意圖。除了常規的員工大會、客戶大會、學術研討會等不同會議滿足不同目的之外，業主辦會目的是千奇百怪：有的專家八十華誕要辦一場學術會；有學校校慶有簽字儀式要辦會；有開業、周年慶或里程碑儀式活動要配套會議，不同的會議可以看得出其目標和關注點。

盡管任何人都說三有：有體驗、有臉面、有內容，但是預算是有限的。這就需要把錢用在刀刃上。

如果是展中會，問到幾個問題基本就可以結束了，因為展中會一般是主辦方自己搞定，或者委托合作伙伴搞定，或者讓贊助方搞定。其戰略重點事辦好展會，會議只是錦上添花，不會花額外的錢請外包的，因為重要資源和精力用于采購商體驗和大展商的體驗。

第三問：出席會議的最高領導人是誰

出席會議的都有誰，行業、職業、身份等？再就是明確最高領導人（業主方的最高領導和業主邀請參加的貴賓的最高領導），是不是一把手參加，一般而言一把手參加的會議，經費比較有保障，花錢不會太摳，因為省錢的風險太大，不會太糾結經費，領導滿意不出問題是第一大追求，層級越低，能撼動的經費越少，呈現出指數級遞減的趨勢。

一般而言，以學術會舉例，醫院和學校一把手（院長和校長）當主席和牽頭人的會議，經費比較有保障。因為能量較大，協調的資源較多，都得買面子。院系和科室主任辦的會，經費就捉襟見肘，能不虧就是萬事大吉。

第四問：會議究竟有多大規模？

盡管基礎信息已經告訴了會議的規模和出席人員是哪些。但當問到會議規模的時候，通常都要在主辦方預期會議規模上打折，因為往往主辦方都會高估自己的影響力，過于自信的較多。不同會議，數量變化不會太大，社團類會議不具備強制性，所以人數變化和不可控太大，企業內部會議和政府會議規模比較有保障，因為具有強制參加性質。所以，除了規模之外，需要問清群體屬性，是一個企業內部明確的必須來的還是分散的不一定有義務來的人？（有的銷售帶回來的沒有過濾的信息，回來后交給接待部門預定酒店數量就很容易產生超預定風險，attrition risk）。

再就是，否要時付費赴注冊費的會議？這個問題可以判定觀眾招募的難度。如果是第一次辦這樣的會，就要更當心，因為業主沒有經驗過度自信自己的號召力。而如果辦了好幾屆，就要拿到以往的真實參會數量作為參考依據。

第五問：誰買單、誰說了算？

現代社會很直接，這個會議有了眉目，組織架構也有了，誰來買單，怎么付款，是否招標？準備找幾家詢價？哪些部門是直接服務部門等。

買單的人不一定是直接簽訂合同付款的人（此人也許只是代理人），而是有權決定經費撥付的人。找到了最終買家，還要問經費來源如何？有專項經費嗎，有年度預算嗎？還是要通過市場化運營籌集？如果是市場化籌集，問題比較大。

對于企業而言，有經費保障，又是里程碑事件或大的周年慶會議，經費有保障，因為大領導會出席。如果是協會和企業辦會需要拉贊助才能舉辦的會就很難。如果要拉贊助，是否要參與招商？這也要評估自己的實力。

對于協會而言，全國性的協會能級大于地方，年會影響力大于特定專業委員會的會議（少數特別牛的新興優勢專業除外）。為協會包辦會議不能指望第一次就賺錢，第一次應該是證明價值為主，目的是贏得信任，贏得未來的持續服務，做Core-PCO，PCO的目標是成為core-pco，即贏得獨家年度服務的協會越多越好，再多都不嫌少。

以上問題結束之后，基本大問題比較清楚了：誰，為什么辦會，錢哪來，誰來參加，如果一路順利，如果是我的菜，繼續，不是我的菜，game over。具體如何商務談判，因人而異，不是本文討論的范圍。

以上談得好，雙方有意，可以繼續問，怎么問？

第六問：明確會議中策劃服務的界限Define Service Scope

既然大會主體構架已經有了，需要進一步細化，明確責任和義務。承擔的責任越多，工作越多，投入的人力越多，所以服務費和策劃費收的越多。很多業主認為付了服務費就全包，這是錯誤的，應該分清服務內容包含哪些內容：

所以需要問清以下問題：只需問清楚YES or NO，或者誰負責即可。即便問清楚了，回去可以做一個初步的方案（適可而止，不能做得太細，除非有意向協議）和初步預算匡算（Preliminary Budget），預算只有經過幾輪才能逐步精確。

1）是否有主重大同期活動計劃：如，開幕式、議程、歡迎晚宴等，是否要做方案；

2）是否有大會用餐、住宿、用車、機票等接待方案（如果是付費請來的客人，則主辦方要定接待標準、定名單，服務方按標準落實執行；如果是散客自行付費，需要提供價格和預訂工具，或推薦預訂渠道（服務商）；

3）是否要提供演講人、VIP，和其他參會代表邀請或推廣計劃；

4）是否要做媒體宣傳推廣方案（媒體是會議的核心資源之一）；

5）是否要提供設計、制作方案（主辦方要明確要求）

6）是否需要會議現場服務管理，即，搭建布置、餐飲協調、各類供應商管理，嘉賓接待，現場注冊接待等；

7）是否考慮了工作人員招募及培訓方案（一定要明確哪些工作是主辦方必須親自出面的，如VIP和演講人的接待、商務宴請、驗收、現場決策秘書處等，出于禮節和法律，這些工作不建議服務方代勞；

8）還有大量志愿者、安保、后勤保障是需要主辦方承擔費用的，第一次就明說，避免后面反復糾結；

9）….. (略)

總結和復述一下：以上大的框架可以引導業主回答YES或NO，會議的基本需求也就比較清楚了，難易程度也就比較有數了，可以做一個初步方案和預算測算preliminary proposal。但是要做出進一步的方案和報價還需要對服務內容和雙方全責進行進一步的界定，或獲得服務意向書之后再做。如何界定呢？第二次或第三次見面（假設服務方已經獲得服務意向），就雙方權責義務進行書面梳理（書面確認是必不可少的），談好了之后還不行，回去之后要將權責義務以郵件進行書面確認，否則價格沒辦法報，方案沒辦法做：

1）大會申報

業主需向自己的上級打報告、批預算（外企也不例外，政府和國企就更不用說了）。

2）會議服務委托授權書以及服務協議

經進一步洽談，雙方協商服務合同的草擬與簽訂；合同簽訂后乙方制作會議的精確預算和詳細方案（預算和方案可作為合同附件，但要明確服務內容和收費標準）。

3）合作單位聯系

由業主牽頭聯系確定合作單位、其它單位出席的領導，乙方負責跟進聯絡。比如搜集合作單位的LOGO、信息，用于背景板、會刊等制作物設計（該筆費用計入秘書處服務費之中）。

4）設計及制作

業主要提供基礎素材稿和設計需求，乙方負責設計制作。前期需要有設計制作清單（交付物品清單，這個業務公關和廣告公司最熟悉了），注意設計費和制作費要分開。

5）人員邀請

這個可以計入秘書處費用之中，按工作量報價。

6）媒體邀請和文案服務

文案有數百份，新聞稿、主持稿、司儀稿、匯報稿，工作量很大，還要界定哪些誰寫，做一個文檔交付清單。媒體還要界定誰來請，媒體清單、媒體監測報告。這個活兒公關和傳播公司很在行。

7）大會現場執行

（邀請業主彩排是必不可少的，具體省略）

8）演講人、VIP、嘉賓邀約及現場管理

中外演講人的前期聯絡溝通（規范性的協商、需求、協議、資料搜集等），發送演講人邀請函、協議、演講人須知等等；演講人須知發送及時到位；機票預訂，住宿安排、接機（站）、餐飲等禮遇；演講費支付；確認所有演講人名單和接待；催場、時間提示；PPT搜集及管理，事無巨細，很容易出錯，需要專人管理。

9）會議期間會場、茶歇、用餐、住宿管理

（略）

10）大會住宿、交通接待方案

（略）

11）大會秘書處行政工作

特別要注意界定工作范圍，具體內容略

12）財務管理

事后審計事宜、匯率、尾款滯納金、通貨膨脹風險等算誰的（略）

13）工作機制

雙方的項目負責人、簽單人、響應時間（科技企業叫做SLA， Service Level Agreement）、匯報溝通機制、項目分工（注意業主和自己的人要逐一對應），具體略。

明確收費模式

收費模式在第一次就要談好，不要浪費彼此時間，畢竟不是談戀愛，一定要攤開來說。

服務費費率、設計費標注、增值稅、代收代支處理、現場落地人員的費用（區別秘書處費用）、服務費不包含的清單……