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“七彩祥云”迎接“會議”歸來

——專訪國家會展中心（上海）會議中心總經(jīng)理助理王旭宏

　  5月15日上午，第三屆進博會集體簽約會在國家會展中心（上海）會議中心舉行，現(xiàn)場50多家企業(yè)分別在線上和線下完成簽約，此次集體簽約活動是第三屆進博會企業(yè)商業(yè)展招展工作開展以來規(guī)模最大的一次，由中國國際進口博覽局、國家會展中心（上海）共同主辦，上海市、地方商務(wù)廳、參展商、采購商、合作伙伴代表參加。

值得一提的是，自防疫工作升級以來，進博會組委會創(chuàng)新采用了“線上+線下”相結(jié)合的簽約方式，全面保障了第三屆進博會的招商招展工作順利地進行，這是進博會組委會的全新嘗試，也是國家會展中心（上海）“云上會議”的升級之路……本期雜志，本刊記者獨家專訪國家會展中心（上海）會議中心總經(jīng)理助理王旭宏，聽他講述“云會議”背后的細節(jié)成敗。

1、“云會議”是個不斷完善的過程

5月15日的簽約會不簡單，一邊是線上，商務(wù)部副部長王炳南在北京以現(xiàn)場連線的方式作重要講話并全程參與互動，同樣還有國際展商們守在各自“陣地”進行“云簽約”。另一邊是線下，上海市人民政府副市長、進博會組委會辦公室副主任許昆林出席現(xiàn)場活動并致辭，以及部分在滬的展商代表們來到了簽約現(xiàn)場。

據(jù)了解，為了這場“雙線”簽約會，主辦方國家會展中心作足了準備，既要保障線上云會議的順利進行，又要兼顧線下的防疫工作。“大家可能都覺得辦‘云會議’很輕松很簡單，只要委托技術(shù)方就行”國家會展中心（上海）會議中心總經(jīng)理助理王旭宏向記者坦言，“但其實云會議保障是特別復(fù)雜的事。”

據(jù)王旭宏透露，光是云端的技術(shù)環(huán)節(jié)，國家會展中心已推翻了好幾次，這其中是個不斷完善提升的過程。起初會議現(xiàn)場只有一臺小攝像機，誰說話就對準誰，沒有銜接畫面的切換，也無法調(diào)節(jié)亮度和拍攝現(xiàn)場全景，畫面看起來十分粗糙，會議過程中，在線人數(shù)過多時經(jīng)常出現(xiàn)閃屏，也非常容易斷線，導(dǎo)致會議終止。

經(jīng)過和技術(shù)方的反復(fù)溝通和一系列的完善后，終于克服了這些細節(jié)難題。據(jù)了解，當(dāng)天的簽約儀式上配有五臺攝像機，分別用于特寫、追光、全景拍攝等，用王旭宏的話來說雖然是云會議，但線上的參會者就像看電視節(jié)目一樣，有人物特寫、有現(xiàn)場全景、有發(fā)言人之間的過渡畫面，參會者能隨時通過鏡頭捕捉到現(xiàn)場信息。

現(xiàn)場方面，當(dāng)天主席臺上放置了巨大的LED屏幕，屏幕被分為三部分，中間為商務(wù)部副部長王炳南的實時連線畫面，左右兩邊則是展商們的簽約畫面。另據(jù)透露，在北京王炳南的辦公室同樣有三個畫面，一是上海會場的全景，二是現(xiàn)場發(fā)言人特寫，三是自己當(dāng)前的畫面，以此保障全程與簽約現(xiàn)場進行實時互動。王旭宏表示，像這樣高級別的“云會議”保障工作至少需要三條線的工作人員在場，一是線上的技術(shù)服務(wù)商，二是現(xiàn)場的舞臺燈光搭建，三是現(xiàn)場的控臺，如此才能保障線上線下會議的順利進行。

2、線上線下齊發(fā)力打好會議“組合拳”

毋庸置疑，新冠肺炎疫情爆發(fā)以來，對會議的組織、召開、交流帶來了很多挑戰(zhàn)，但相比其他產(chǎn)業(yè)，很多重要會議卻并沒有停止。在王旭宏看來，這是因為，會議是落實決策、擴大交流、達成共識、組織營銷的重要載體，是人與人之間交流的需要，更是企業(yè)發(fā)展的需要，最重要的是會議能給人們帶來“儀式感”。

今年在疫情防控常態(tài)條件下，國家會展中心也正在嘗試新興的會議舉辦方式，王旭宏表示，未來他們將“兩條腿走路”。一方面，是站在“云端”，創(chuàng)新舉措，實現(xiàn)“云對接、云參會、云視頻、云簽約、云直播、云組織、云備份”——把它稱之為“七彩祥云”會議系列。另一方面則立足場地，確保安全。嚴格人流檢查、疫情管控、防疫消殺等，確保萬無一失。

據(jù)介紹，疫情爆發(fā)后，會議中心的消殺工作已成為了日常，會務(wù)用品、沙發(fā)桌椅會前會后都被要求消毒，此外要求大會的主辦方對所有前來參會的參會者都必須實名制登記，有健康碼，可追溯。會議現(xiàn)場桌椅擺放遵循每平方一個人的原則，茶歇和用餐都采用分餐制。

3、經(jīng)營好進博會場打造新會議目的地

國家會展中心（上海）的會議中心是因進博會而建，雖然建成時間不長，但已經(jīng)承接了300余場高端論壇、接待各方嘉賓近10萬人。但王旭宏也坦言，進博會外，能不能做大做強會議產(chǎn)業(yè)，關(guān)系到場館能不能解決場館再利用這一難題，也關(guān)系上海會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

據(jù)了解，首屆進博會后，為這座會議中心打響了品牌，吸引了一批大規(guī)模的會議來到上海。其中包括3.2萬參會嘉賓的中華醫(yī)學(xué)會全球骨科學(xué)術(shù)會議、近2萬人的亞馬遜全球大會、1萬人的亞太眼底病大會等。據(jù)透露，今年還將有一批萬人大會在這里舉辦。王旭宏說，一個涵蓋長三角區(qū)域大會、醫(yī)療領(lǐng)域大會、大型商業(yè)會議、重要政務(wù)類大會的會議目的地正在形成，它的出現(xiàn)將為上海發(fā)展集聚了更多資源。

4、講好進博故事豐富主場外交內(nèi)涵

值得關(guān)注的是，由于此會議中心是主場外交發(fā)生地，業(yè)界都親切地稱之為“金窯洞”，近兩年吸引了大批觀眾前來，包括：聽故事、搞拓展、講黨課等內(nèi)容，據(jù)王旭宏透露，這里會經(jīng)常接待各方考察調(diào)研、國外使團、黨團活動、參觀游覽等，據(jù)透露，基于此，國家會展中心目前正計劃把它打造成進博體驗?zāi)康牡兀M一步挖掘會議目的地的空間。

首先，打造“看聽走”線路。在講好進博故事基礎(chǔ)上，建造四葉草歷程、進博高光等體驗區(qū)，通過豐富講解內(nèi)容、優(yōu)化參觀體驗，打造一條看會場、聽故事、走國展的線路，吸引觀眾前來。

其次是豐富“游購娛”資源。本月舉行的“66品進博、逛國展、賞燈會”，游覽、購物、演出內(nèi)容豐富，是場館對外開放的創(chuàng)新嘗試。未來，場館將根據(jù)展覽時序，在時間、空間適合的情況下，更加豐富游購娛資源。

最后是開拓“商旅文”空間。通過舉辦筆會、文化創(chuàng)意、非遺展示、舉辦燈會等方式，更加厚植進博文脈，提升文化魅力，以此深入構(gòu)建場館的品牌。

信息來源：旅游會展MICE  2020-07-04