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—、會議組織機構與會議管理

    所謂會議管理，就是指會議組織機構，主要包括協會、企業、政府等，對機構內部各種會議、活動等進行統一規劃和管理，以達到降低成本、提升效率、獲取更為優質的服務等目的。 

 在會議產業鏈中，會議組織機構處于最上游，其會議管理及運作模式對于下游乃至整個會議產業的健康發展都有著十分重要的影響。

    協會會議。對于協會類機構來說，會議是他們行使協調與服務職能、擴大行業與社會影響力以及增加收入的主要手段。美國《會議與大會》雜志（Meetings＆Conventions）2008年發布的統計結果顯示，2007年，美國各類協會類機構共舉辦一般性會議(meeting)22.7萬個，與會總人數達3750萬，開支總額為381億美元；舉辦大會（convention）1.37萬個，與會總人數為1970萬，花費達346億美元。美國協會類會議，從開支金額來看，約占會議市場總額的60%以上，因而在會議市場上占有無法取代的重要地位。會議管理是美國協會類機構長期以來高度重視的工作內容之一，他們能夠在會議市場上取得驕人的成績，與此有著直接的關聯。

    我們國家的協會類機構（社團）所占市場份額雖然沒有美國那么高（根據中國旅游飯店業協會、《會議》雜志所作的“2008中國會議酒店市場調查報告”，我國會議組織機構所占會議市場的份額分別是：社團會議20%，政府會議25%，企事業單位會議占50%以上。）但作用也很重要。由于種種原因，我國的社團機構的很多方面與西方國家有較大差異，這其中就包括會議管理和會議運作的模式。

    政府會議。在美國，政府會議數量較少，對會議市場影響不大，因而沒有這方面的統計數據。我們國家政府會議所占會議市場份額雖然較高，但其市場化程度較低，因而無法和市場化條件下的會議管理相提并論。目前，政府會議管理的重點，主要是加強政府采購以及增加電視、電話、網絡會議方面的選項等。

企業會議。企業舉辦的會議主要分為兩類，一是企業內部人員參加的會議，如董事會會議、股東大會、培訓會議、技術會議、獎勵會議及活動等；二是以產品、市場為核心的會議及活動，如新產品發布會與推介會、客戶聯誼會、代理商會議等。據美國《會議與大會》雜志統計，美國企業2007年共舉辦各類會議108.04萬個，總開支為300多億美元，與會總人數超過8400萬人。與比較成熟的協會會議管理相比，美國各大企業從開始實施會議管理（通常被稱為“戰略會議管理計劃”，SMMP）的時間不是很長，也就有十年左右的時間，但取得的成效卻非常顯著。2007年，美國國家商務旅行協會（NBTA，以下簡稱NBTA）團隊與會議委員會進行的一項調查表明，70%的企業不同程度地實施了SMMP。這個數字比2003年翻了一番。從美國各大企業實施會議管理的成功案例來看，先不說那些不易量化的成果，如效率的提高、獲得的服務更為優質等，單說平均節省會議相關成本20%（NBTA數據）這一項，就令人感到十分興奮。

    除了一些國際品牌企業之外，我國本土絕大部分的企事業單位，雖然都很看重會議的工具性價值，但對會議的專業性普遍認識不足，更談不上研究會議或者對會議進行統籌管理了。

    會議管理公司。美國協會及企業之所以能夠成功實施會議管理并取得優異的成績，除了整體經濟發展水平以及自身的努力等因素之外，專業會議管理公司的作用功不可沒。作為連接會議產業鏈上下游之間的紐帶，會議公司在會議產業中可以發揮非常積極、能動的作用。我們從中美會議公司的稱謂上，就能夠比較清楚地發現兩國會議產業的一些重要差異。美國的會議公司通常被稱為“會議管理公司”（meeting management firm）、“活動管理公司”——event management firm等；而我國的會議公司一般的叫做“會議服務公司”、“會展服務公司”等。美國的會議公司著眼于全局，努力參與到客戶的戰略規劃和管理當中；而我國的會議公司則把主要的精力放在了會議組織流程的末端——會議服務上面，從根本上就把“被動”、“被選擇”與自己的命運捆綁在了一起，因而也就談不上用“戰略規劃”和“會議管理”的先進理念來影響自己的客戶了。

當然，我們國家的整體發展水平無法與西方發達國家相提并論，會議產業在很大程度上處于落后狀態也是一件很正常的事兒，但是，隨著我國會議產業的快速發展、社會經濟的不斷進步等，我國會議組織機構對會議重要性的認識必將會得到提升，作為發達國家會議產業成功經驗之一的會議管理的方法與策略，也一定會為越來越多的會議組織機構所借鑒。如果說政府和社團組織的會議還不能（完全）市場化運作，作為市場經濟主體的企業，則完全有理由、有條件率先關注、學習、應用發達國家的成功經驗，實施SMMP，并藉此進一步提升綜合競爭能力，為企業在未來市場格局中占據優勢的地位，奠定更加堅實的基礎。

    二、企業“戰略會議管理計劃”（Strategic Meetings Management Program,SMMP）及其現實意義

    （—）企業“戰略會議管理計劃“（以下簡稱SMMP）

    NBTA的定義是：對企業范圍內會議相關的程序、花費、數量、標準以及供應商等進行統一管理，以節省成本、降低風險并獲取更為優質的服務。

    會議專業人員國際組織（MPI）的定義是：除了降低成本以及消除會議及旅行計劃中的重復勞動之外，戰略性的規劃還可以確保企業的會議及活動與企業的核心目標保持一致，從而使會議專業人員所花費的資金和時間更有價值。

    NBTA是美國最早研究SMMP并著力在美國企業中加以推行的機構，該協會關于SMMP的定義、要素、流程、步驟、標準、案例等方面的成果，對于我國會議業界、企業界研究并推行SMMP，具有十分重要的參考意義。

    （二）NBTA：企業實施SMMP至少有以下10個方面的理由

     1、使企業負責人能夠更加清楚地掌握整個企業范圍內會議及活動的總量、花費、類型以及所使用的場所等有價值的信息；

2、制定會議政策及會議操作指南，并對所辦會議進行跟蹤分析等，來降低法律、財務、運作及其它一些無形的風險；

3、通過正式談判、使用標準合同等方法，來降低供應商方面的成本；

4、減少供應商的數量，創建“優先供應商計劃”，以進一步降低成本；

5、將企業內部的會議整合起來，交由專業的策劃團隊負責，或正式外包于專業的機構等，以減少大量重復性的工作內容；

6、企業通過與供應商之間的協調，可以更加合理地調整旅行、團隊、會議及活動方面的花費；

7、規避會議及活動中的各種風險；  

8、企業可以在會議策劃的專業技能上加大投入，以保證會議策劃及執行工作得以長期高水平的運行；

9、通過實施SMMP，企業可以平均節省20%左右的相關開支，因而具有良好的投資回報率（ROI）；

10、理順會議運作的程序，有助于提升工作效率并最大限度地提高勞動生產率。    

    （三）會議管理——企業管理中的短板

    會議相關開支是企業開支中的一項重要內容。雖然不同行業企業會議相關支出的比例會有較大的不同，但據國外有關專家分析，大部分行業的企業需要將總收入的約1－3%用于會議、活動方面的開支。據報道，輝瑞公司在全面推行統一會議管理之前，每年在會議方面的花費約10億美元，這還不包括機票費用。在實施SMMP之前，諾華公司每年僅在美國就舉辦會議1000多個，開支達1.8億美元。思科系統集團旅行與全球會議解決方案部總監Susan Lichfenstein在談到會議統一管理計劃時指出，會議支出是該公司第三大直接支出。我國的大型企業鮮有實施會議統一管理的，因而會議數量、會議開支方面的統計數據也很難收集。從我們國家自身的特點來看，一個行業相同、規模相當的中國企業，每年舉辦會議的數量和在會議方面的花費，應該比發達國家高不少。

    企業在會議方面的開支比自身估計的數額往往高得多，其中的浪費也十分驚人。美國專家John Buchanan撰文指出，如果去問一個公司的會議專業人員，該公司每年在會議方面的花費有多少，你得到的答案很可能是錯誤的，而且是極端錯誤的。他認為，在美國企業界，很多跡象表明，企業在自身辦公地點之外舉辦會議的開支正在失去控制。輝瑞公司原來每年在會議方面花費的約10億美元，是他們管理人員最初估計數額的兩倍。美國最早實施SMMP的企業，如甲骨文、思科、施樂、華普永道等都發現，他們原來都大大低估了會議方面花費的金額，而這其中很多的花費都是沒有價值的。如果用SMMP的方法來研究我國大型企業會議的現狀，我們一定會發現，“沒有價值”會議的數量以及會議相關開支中浪費掉的金額，用“驚人”來形容不會覺得過分。    

    三、企業實施SMMP的步驟與流程 

    雖然各個企業實施SMMP的具體方法、步驟等不盡相同，但NBTA根據眾多企業的成功經驗和多年的研究成果，推出了一套基本的步驟、流程，以供會議專業人員和企業負責人作參考。

(－）步驟 

    第一步——確認

    企業在實施SMMP之前，首先要確定一些主要的問題，比如本計劃主要想解決哪些問題，有哪些機會，以及涉及的范圍有多大等等。  

1、是全國性的？區域性的？還是全球性的？ 

    2、是所有的會議類型都包括還是只包含一些特定的會議及活動？

    3、會議及活動的定義該怎么下？依據人數、預算數還是一個綜合值？     

    在開始階段，很重要的是，確定關鍵的利益相關人并使其參與進來，他們包括：行政助理、產品經理、項目經理以及公司內部其他與會議策劃有關的人員。

最后，還要挑選一名行政主管，他或她要了解這項計劃的價值與愿景，他或她還應該是公司的高層負責人。在必要的時候，這名主管能夠為本計劃的順利實施調動必要的資源，清除各種障礙，以保證本計劃成功實施。

第二步——評價

本階段主要是了解公司的現狀以及收集會議花費、會議程序、會議政策等方面的資料。

1、訪問利益相關人

2、收集并分析歷史資料

3、與供應商交流，并研究來自供應商的資料

第三步——分析

公司的現狀了解之后，下一步就是要分析存在的機會，這些機會就存在于以下幾個方面：

1、程序的效率

2、風險管理

3、成本節約與避免浪費

第四步——創建

初步的文件整理分析階段完成之后，下一步就開始創建SMMP的基礎架構，主要內容有：

1、確認會議的估計量

2、確認利益相關者

3、會議類型、目的的定義及描述

4、與會議及活動程序相關的文件

5、機會分析及量化

6、對于支持公司文化及愿景的最佳實施戰略進行解釋

7、與公司高層管理人員溝通并確認得到他們的支持。

第五步——實施

以上步驟得到確認之后，就可以進入實施階段了。實施的方法有多種，按階段實施，按織機構實施（科室、部門、業務結構、行政地區等），按區域實施（地區、國家、市場等），或者按SMMP組成部分實施（會議登記、許可、采購、策劃與執行、支出與花費協調、數據分析與報告等），再就是大規模、全方位實施。實施SMMP，并沒有“一貫正確”的方法，制定一套對某一個企業行之有效的方法，依賴于很多因素，但擁有一個可靠的運作模式和清晰的運作目標，是成功的基礎。

   還有一點需要記住的，那就是SMMP計劃更像是“一次持續的旅行，不一定會有什么終點。”

（二）流程  

    企業下決心實施SMMP之后，下一步就是要把一些相關的要素成功地組合在一起，構建一個順暢的運作流程。雖然SMMP對很多企業來說還是一個比較新的概念，但許多企業經過十年時間的成功實施，已經驗證了一些成功的運作模式。當然，即使是成功的運作模式，各家企業也會有一些自己的特點，但NBTA推薦的被普遍認可的管理流程還是很有參考意義的。

1、會議及活動登記

會議登記的目的，就是要了解即將舉辦的會議及活動的情況，并將相關的一系列決定，納入到企業的戰略目標當中。

會議登記之前的一項重要工作，就是要給會議下一個定義。會議的定義要具體而不繁瑣，比如：會議是指25人以上的一次聚會，至少需要10張機票或者一夜的酒店住宿等。

會議登記的內容各企業不盡相同，但預算細節以及會議的組織方式是必不可少的。

2、批準

要實施一個全面的SMMP，需要對企業以往的習慣做法進行一些重大的改變，其中就包括，企業的一個會議主辦機構在開始對一個會議進行策劃之前，需提前辦理批準手續。會議批準的方式是多種多樣的，主要有：預算批準（該會議是否在預算之內、是否和預算相吻合等）、財務批準（有沒有必要花錢來開這個會）以及是否符合法律規定等方面的審核等。  

3、采購   

會議注冊及批準程序完成之后，下一步就是采購和選擇會議所需的供應商。目前普遍使用的采購模式主要有：專門的采購部門或采購人員；使用第三方采購服務；將采購業務外包給一個供應商；由公司會議策劃人進行采購；或者以上幾種方式相結合等等。SMMP中的“優先供應商計劃”，對于提升采購效率、降低采購成本、提高服務水平，有著很重要的意義。

4、策劃與執行

從理論上講，會議策劃應該在供應商選擇以及簽約之前，但在現實工作中，策劃工作貫穿于會議運作的整個過程當中。會議策劃工作可以由企業內部的專業人員實施，也可由外部的供應商或合作人來完成。

5、支出管理

支出申報與批準的方法與途徑，可以說與SMMP的程序、政策一樣重要。NBTA建議，企業在實施SMMP之前，對于企業整體的預算制度進行一個審查，這對于實施會議管理計劃、控制會議相關開支很有幫助。   

6、數據分析與報告

對特定一個時間段內公司所有會議及活動的數據進行分析并通報，不僅對實施會議管理工作很重要，對于整個企業管理來說也有重要意義。通過這些統一的數據和報告，公司高層領導和業務負責人能夠及時掌握SMMP的實際價值和投資回報率（ROI）。      

主要內容∶         

（1）         服務             

① 參會者滿意率

② 會議主辦者或所有者滿意率

（2）         財務       

①      會議及活動總體花費 

②      節省費用的總額

③      采用虛擬會議節省的金額

④ 沒有進入統一管理體系的花費

⑤ 指定供應商方面節省的費用

（3）         數量

①      舉辦、取消以及未批準的會議及活動的數量

②      虛擬會議與面對面會議數量對比

③ 與會人數

④ 團隊機票預訂

（4）         資源

① 所用工時     

② 預測工作量

7、技術與政策

技術與政策是貫穿整個SMMP運作過程的兩個重要組成部分。經過五到十年的發展，SMMP相關的技術已經比較成熟，這些技術對于理順流程、提高效率以及減除文書工作量幫助很大。今天的技術系統具有下列功能： 

（1）在中央數據庫中獲取數據資料

（2）使流程自動化

（3）會議設施及酒店選擇、采購、簽約

（4）會議代表交流與注冊事項的管理

（5）會議預算管理與財務管理

（6）提供統一的會議及活動的數據

近幾年來，企業在推出個性化的會議政策方面進展很快。會議相關政策主要包括：

（1）會議登記與批準的標準

（2）食宿    

（3）航空旅行

（4）餐飲指南

（5）供應商的使用與交流

（6）會場與酒店采購

（7）簽約與風險規避

（8）支付辦法與程序  

四、企業實施SMMP需注意的幾個主要問題     

    簡單地說，企業實施會議管理計劃，就是希望在對會議程序進行簡化和標準化的同時，降低成本、提高效率。這個計劃聽起來很簡單，但在現實的操作過程中，還是有很多困難的。SMMP在運作過程中，有幾點是需要特別注意的：

    其一是領導的支持。企業“戰略會議管理計劃”之所以冠以戰略”一詞，是因為它是公司整體發展戰略的一個有機組成部分。SMM是公司的“戰略”計劃之一，再加上本計劃的執行牽涉到的部門較多，甚至要影響到一些人的切身利益，那么，公司高層領導的決心可以說是本計劃成功的基礎。國外會議統一管理的成功案例，無一例外的都是公司會議團隊在高層領導人的積極支持下，通過各方共同努力，最終取得了成功。

    其二是符合自身的情況。由于SMMP計劃自身的特點，沒有“絕對正確”的方法，所有成功的案例，都是SMMP的基本模式與企業實際相結合的產物。企業SMMP負責人面臨的選擇很多，但必須首先確定公司的真實需求，只有這樣，才會找到適合自己的正確的路徑。      

    華普永道是1998年開始實行會議集中管理的，是美國最早實施SMMP的企業之一。他們探索出了一條適合自己的會議管理之路——將會議管理與六西格瑪有機地結合了起來——并取得了成功。目前，華普永道的成功經驗已經被NBTA推薦為SMMP經典案例。           

諾華制藥集團也是成功實施SMMP的知名企業之一。該公司在五年前開始實施會議管理戰略的時候，采用了跨功能團隊運作的模式，即由會議策劃人與公司利益相關者共同探討會議統一管理、外包策略以及首選供應商名單。通過優先供應商計劃，他們將原來的6.5萬家供應商壓縮為3200家，而這3200家當中，120家占去了公司花費的90%。諾華通過一系列有力的措施，成功地完成了公司實施會議統一管理的各項目標。

    其三是注意執行的技巧。有了領導的支持，也有了符合自身文化特點的運作模式，還不能保證該計劃能夠成功實行。該計劃牽涉的面廣——幾乎與公司所有部門、所有分部都有關系，但這還只是問題的一個方面，更為棘手的是，這項計劃還要改變人們長期以來的習慣——舉辦會議的事兒都由自己部門或分部說了算。從國外企業成功運作的經驗看，各企業的一些有關部門及人員，都有一個逐步理解和支持的過程。在一開始推行的過程中，人們經常會看到這樣的抱怨：我們分公司在馬路對面開一個會，還要報到總部去批準，太麻煩了。這就要求執行部門——通常為會議部或會議管理部，一定要有足夠的智謀和實際運作的技巧，否則，該計劃推進的速度與效果就會打折扣。在這些技巧當中，做好前期的宣傳推介和必要的溝通、協調工作，是必不可少的。豐田汽車美國公司會議服務主管Louann Cashill在接受采訪時說，豐田公司在推行SMMP的初期，她和她的同事們把一半以上的時間都花在了宣傳推介方面，不厭其煩地向公司內部的會議主辦者介紹會議統一管理的各種好處等等。從國外眾多企業統一會議管理實施情況看，雖然前期有一定困難，但最終都能取得不同程度的成功。

總之，企業統一會議管理戰略，既是企業戰略管理的一個重要組成部分，是企業進一步完善內部管理工作、提升綜合競爭能力的一種有效手段，同時也是一個國家會議產業發達程度的一個綜合體現。我們相信，隨著我國經濟的快速發展和會議產業的不斷進步，SMMP，這個在發達國家已經被證明為行之有效的管理手

段，一定會在中華大地上開花結果。