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會展活動是圍繞著特定主題在特定時空環(huán)境下由多方參與并共同推進，實現(xiàn)各方利益均衡的集體性的社會活動。是通過精心的策劃，運用科學的技術手段，組織實施和傳播，達到各方的維系和交易、整合營銷、調節(jié)供需、技術擴散、產業(yè)聯(lián)動、促進經濟一體化，從而樹立和維護良好的品牌形象，使自身與變動的社會環(huán)境保持動態(tài)的平衡。

美國著名公共關系學者卡特李普（ScottM.Cutlip）和森特(AllenH.Centre）認為：公共關系是這樣一種管理功能，它能建立和維護組織與公眾之間的互利互惠關系，而一個組織的成功或失敗取決于公眾。美國人萊克斯·哈洛博士認為：“公共關系是一種特殊的管理職能，它幫助一個組織建立并保持與公眾之間的交流、理解、認可與合作”、“幫助企業(yè)保持與社會同步；它使用有效的傳播技能和研究方法作為基本工具。”公共關系的職能反映了一個組織需要通過自身的變革，適應目前越來越全球化、多元化的社會，它是貫穿于組織生存與發(fā)展全過程的一項至關重要的戰(zhàn)略工作，其使命也恰恰體現(xiàn)在它有利于協(xié)調和維護這個為我們提供了物質和社會需要的社會系統(tǒng)上。

由于會展是一項復雜的系統(tǒng)工程，組織者在實施總體戰(zhàn)略過程中，需要協(xié)調與政府、合辦單位、新聞媒體、參展商、社會公眾、內部員工等多方面的關系，以達到良好的產業(yè)效應、經濟效應和形象效應。因此，在會展工作中的整體運作中如何成功的實施公關戰(zhàn)略，協(xié)調和維系與社會各界的多種錯綜復雜的關系，贏得各界公眾好評，取得良好的社會效果與展覽效益，成為參與會展活動各方研究的重要議題。

公共關系功能在會展活動中的體現(xiàn)

1. 會展活動可以充分展示企業(yè)的形象和產品品牌，建立良好的企業(yè)形象。

作為一種現(xiàn)代化的傳媒方式，會展活動是通過舉辦大規(guī)模、多屋次、多種類的會議和展覽，帶來源源不斷的商流、物流、人流、資金流、信息流，對企業(yè)而言不僅產生直接的經濟效益，還可以充分展示企業(yè)的形象和產品品牌，建立良好的企業(yè)形象。會展活動已遠遠超過單純地舉辦會展本身所具有的意義，成為樹立城市形象、展示發(fā)展成果、弘揚文化藝術、促進經濟建設、推動社會進步的朝陽產業(yè)。     

2. 會展活動是吸引注意力的平臺，是維系多方的紐帶。

在會展活動中，生產商、批發(fā)商和分銷商匯聚一堂，進行交流、貿易，它就是吸引各方受益者的注意力信息平臺。企業(yè)可以利用各種信息渠道宣傳自己的產品，推介自己的品牌、形象。企業(yè)與顧客可以直接溝通，得到及時反饋。企業(yè)可以收集有關競爭者、新老顧客的信息，企業(yè)能了解本行業(yè)最新產品動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，構成決策依據(jù)。會展活動可以擴大參與者的接觸面，開闊視野啟發(fā)思路；企業(yè)可以貨比三家，尋求最佳的供貨廠商與合作對象；一對一、點對點的雙向溝通，便于尋求客戶和商貿機會，提高顧客對品牌的忠誠度；在展會進行中還可以直接訂貨，免去尋求客戶與市場的中間環(huán)節(jié)，花費少，時效高。因而會展業(yè)成為時下備受推崇吸引注意力的平臺和維系多方的紐帶。

3. 會展活動可以通過各方的合作，建立彼此的互惠互利關系

會展業(yè)是一項極為復雜的系統(tǒng)工程，受制因素很多，從制定計劃、市場調研、展位選擇、展品征集、報關運輸、客戶邀請、展臺布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運，形成了一個互相影響、互相制約的有機整體，這個有機體的形成關鍵在于能夠形成彼此利益上的切實互求和實現(xiàn)，在互惠互利、對等援助、對等回報的基礎上，通過所有參與會展的社會組織開展互助合作，互利招展，一家主辦，多家招展等多種形式，提高招展能力，擴大招展范圍，保證自身利益，提升展會的檔次和水平，做大做強展會，打響展會的品牌。

會展活動中需要維系的公共關系目標

1. 內部員工的關系

內部關系維系實際上是人力資源管理的問題。管理大師彼得·德魯克曾經說過， “管理就是要讓人力資源產生生產力，它是惟一意義深遠的競爭力”。一個企業(yè)要想生存發(fā)展，較強的競爭能力是不可缺少的，而這個競爭能力主要來自一個健全的機構系統(tǒng)，高度的運行效率及全體員工的協(xié)調合作精神。做好內部關系的維系，在組織內部全體成員之間溝通一致，可以將員工聯(lián)結成一個整體，形成強烈的核心力，通過內部公關，將組織變成一個溫馨和睦的大家庭，做到企業(yè)對員工遵守承諾，也能夠培養(yǎng)員工對企業(yè)的承諾，兩者可以實現(xiàn)公關中的互惠互利觀念。同時，內部公關的成功對外部環(huán)境產生輻射作用，可以得到外部公眾的認可。因此，組織應該把內部公關當作是一項戰(zhàn)略，把它融入到企業(yè)的管理哲學中去，發(fā)揮內部公關的真正職能。          

展覽活動是一項高智能、高風險、高難度、高強度、高時效，同時也是高回報的工作。它要求工作人員有高度的責任感、使命感和團隊意識，既要有自制力還要有協(xié)調力，更須有超人的意志力，工作中不得有絲毫馬虎或差錯。特別是展會實施中，要求每個人都須做到臨危不懼、判斷準確、隨機應變，保持高度獨立、自制、警覺，并具備超人的腦力與體力，才可能確保一項展覽在短短兩天到一周的時間內運轉正常。因此，組織者如何做好內部員工的溝通與管理，直接關系到整個展會的成功與否。因此，會展活動實施過程中管理要做到分工明確、責權對等、獎罰分明實施有效的物質激勵和精神激勵，力圖使每個員工均處于最佳競技狀態(tài)，充分發(fā)揮其主動性、積極性和創(chuàng)造性。  

2. 投資者關系

投資者關系是一個社會組織的戰(zhàn)略性工作，與投資者之間良好的開放性和經常的溝通可以幫助降低企業(yè)的資金成本，為企業(yè)的管理層贏得更多的支持和吸引新的資金。良好的投資者關系是企業(yè)公共關系的一種功能。會展活動涉及面廣，一次展會將有數(shù)家甚至更多國別、行業(yè)、角色、職能、利益不同的主辦、承辦、協(xié)辦、贊助、鳴謝、同賀等單位介入，從本質上說，它們共同構成了一項展覽活動的投資人，是會展活動的股東，將從中獲取形式各異、內容不同、大小有別的各種所有者權益，具體涉及到股東的利潤、管理費、企業(yè)或品牌形象、知名度、美譽度等。因此，作為會展的組織者即承辦方如何實現(xiàn)展覽效益最大化、充分體現(xiàn)互利互惠的合作原則、使各方各得其所成為處理好這一關系的核心。    

3. 政府關系

政府公眾是對社會進行統(tǒng)一管理的權力機構，具有權威性，政府和組織之間是管理與被管理的關系。協(xié)調維系與政府的關系非常有必要，因為政府是國家權力機構，對國家實行宏觀調控，最具權威性，一個組織要是能得到政府的認可和支持則就有可能得到社會大眾的認可和支持，組織要盡可能向政府表明對社會對政府的貢獻，擴大在政府心目中的影響，得到政府的大力支持。良好的政府關系能為組織形成有利的政策、法律和社會管理環(huán)境政府作為權力機構，制定相關方針政策、法律對社會和組織實行干預，這些宏觀政策對組織會產生重要影響，因此組織要盡力能使政府在制定法律政策時有利于本組織的發(fā)展。我國對會展業(yè)的管理沿用的是展會審批制，即一個展會從立項到實施，必須接受從國家有關批準單位到工商、稅務、衛(wèi)生防疫、海關、公安、消防、交通，以及環(huán)保、市容監(jiān)察等諸多政府管理部門的審核與約束。而且政府對會展業(yè)的宏觀調控在相當長的時間內將會持續(xù)。因此，如何妥善處理好與政府及上級管理部門的關系，是展會組織者一項重要而長期的工作。      

4. 新聞媒體關系

媒體是社會上的新聞傳播機構或工具，包括報紙、電視、雜志、廣播、網站等，媒體公眾是組織外部環(huán)境中最特殊最敏感的公眾群體，因此處理好媒體關系非常有必要。新聞媒體是組織與廣大公眾溝通的重要中介，組織的公關活動必須要依靠媒體才能完成，如果沒有媒體的傳播報道與溝通也不能稱之為公關活動。對組織而言良好的媒體關系可以幫助組織引導良好的公眾輿論，讓公眾對組織產生良好的口碑和評價，有利于組織形象的塑造，維護組織的知名度和美譽度。會展屬于綜合、大型的社會活動，是新聞媒介關注的焦點。因此，展覽會往往會成為傳媒采訪的熱點，對提高展覽組織的知名度和美譽度有很大的幫助。主動積極的與之保持良好的溝通與聯(lián)系，是做好會展活動的關鍵因素。 

5. 社會公眾關系

社會公眾是指購買、使用或關注本組織提供的產品、服務、觀念的個人、團體或組織。是一個組織的最大的社會群體，幾乎囊括了每一個社會成員，直接掌握著組織的命運。良好的社會公眾關系能給組織帶來直接的經濟利益，能讓企業(yè)確定以誰為目標的問題，建立“顧客第一”的根本理念，將顧客的利益放在第一位，滿足消費者的需求，想其所想，急其所急，必能使企業(yè)與消費者實現(xiàn)共同的目標和共同利益，使企業(yè)能長期穩(wěn)定發(fā)展。會展活動的社會公眾包括與展會內容直接相關的國內外來訪者、買家，也包括潛在的關注、影響展會達到其預定目標的其它各類社會力量。如果會展活動得不到社會公眾的關注，門庭冷落，展覽規(guī)模再大，也是一次不折不扣的失敗。會展活動過程中要始終提倡以人為本的理念，突出方便性、功能性，確保參觀安全、有序，場面井然，環(huán)境適宜，服務到位，設施齊全，交易順利，以全方位多功能的服務方便到訪的國內外公眾、滿足不同需求才是維系社會公眾關系的關鍵。

6. 其他服務提供者的關系

會展活動通常會涉及場館、旅游、住宿、餐飲、運輸、倉儲、租賃、報關、通訊、郵電、廣告、會務服務、禮品鮮花、禮儀、演藝、印刷、保安等多種服務及眾多合作伙伴。每個合作者都是整個展覽活動的一部分，各方只有通力合作才能取得理想效果。會展活動的承辦者要有意識的去構造一個精誠合作的價值鏈，通過與鏈條各方的通力合作，將各個單位的核心競爭力有效的鏈接到展會活動中來，逐漸積累并擁有獨特的、不可模仿的競爭優(yōu)勢，創(chuàng)出名牌展會。

會展活動中維系協(xié)凋相關目標公眾的建議

    會展活動是一種立體化、多功能的營銷手段，它為參展單位與來訪者提供了一個信息交流、了解市場、感知需求、塑造形象、尋求商機、完成交易的平臺，使雙方實現(xiàn)了立體、全面的互動與溝通，完成了產品或服務的推介與銷售。為此，會展的組織者在整體運作中應該科學的協(xié)調和維系與社會各界的多種錯綜復雜的關系，推進會展活動各項工作的順利進行。

1. 以公關意識和理念指導會展活動。

公關意識是一種現(xiàn)代化經營管理和行政管理的思想、觀念和原則，是一種開明的經營和管理觀念，是一種全新的思維方式和交往方式的體現(xiàn)。包括形象意識、公眾意識、溝通意識、服務意識、責任意識、合作意識、創(chuàng)新意識等。會展活動的健康運行首先要把相關公眾看成是自己生存和發(fā)展的前提條件，把能否處理好公眾關系看作自身事業(yè)是否成功的標志，時時刻刻以公眾的利益為出發(fā)點來設計自己的行為。會展活動的策劃和執(zhí)行要追求獨創(chuàng)、追求新穎，以塑造組織形象為重要的目標，注意建樹良好的形象，維護良好形象，要自覺地意識到組織的一舉一動、組織成員的一言一行都代表了組織形象，展現(xiàn)著組織形象，影響到組織形象，從而懂得用良好的形象為自身發(fā)展創(chuàng)造最佳的社會關系環(huán)境，贏得公眾信任和支持，獲得發(fā)展機會。

    2. 加強各方的溝通，以形式多樣的公關手段推進會展活動的有效性。

傳播是公共關系的手段，是公關活動的中介和載體，是聯(lián)系社會組織與公眾的紐帶和橋梁，公共關系必須借助傳播才能進行活動，才能實現(xiàn)溝通，才能樹立組織形象。沒有傳播，公共關系就失去了賴以依靠的手段，公眾無法得知組織的相關信息，組織也無從了解公眾的意見、看法。公共關系的傳播是作為主體的社會組織通過各種傳播

手段向目標公眾進行傳播與溝通以使公眾對組織形成深刻的印象從而樹立組織的良好形象，這種溝通與傳播必須強調是雙向的。公共關系的傳播手段一般有宣傳型、交際型、服務型、社會型和征詢型等。宣傳型公關傳播是運用大眾傳播媒介和內部溝通方法，開展宣傳工作，樹立良好組織形象的公關活動。其特點是主導性強、時效性強、傳播面廣、推廣組織形象效果好。交際型公共關系傳播是在人際交往中開展公關工作的一種模式，目的是通過人與人的直接接觸，進行感情上的聯(lián)絡，為組織廣結良緣，建立廣泛的社會關系網絡，形成有利于組織發(fā)展的人際環(huán)境。服務型公共關系傳播是一種以提供優(yōu)質服務為主要手段的公關活動模式，目的是以實際行動來獲取社會公眾的了解和好評，建立自己良好的形象。社會型公共關系活動是組織利用舉辦各種社會性、公益性、贊助性活動開展公共關系工作的模式。征詢型公共關系活動是以提供信息服務為主的公關活動模式，目的是通過采集信息、輿論調查、民意測驗等工作，了解社會輿論，為組織機構的經營管理決策提供參謀，使組織行為盡可能地與國家的總體利益、市場的發(fā)展趨勢以及民情、民意一致起來。會展活動要合理運用公共關系的傳播方法和模式，利用豐富的媒體資源，幫助各方通過會展這個平臺得到最大限量的媒體透視，達到與相關公眾的有效溝通，以實現(xiàn)會展活動的終極目標。