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 理念先進、創(chuàng)意十足的會議已成為當今會議產(chǎn)業(yè)的主流。做為參會者闡述新思想、交流新觀點的平臺，成功的會議往往能以充滿創(chuàng)意的安排，激發(fā)參會者的靈感，使參會者之間的交流達到最理想的效果。在2011年國際會議及大會協(xié)會（ICCA）年會中，“中式喜宴圓桌”代替了傳統(tǒng)的劇場式排位，“茶歇時間”被“社交時間”取代，“健身地毯”、“愛情角”、“復古裝晚宴”等令人耳目一新的創(chuàng)新形式讓參會者得到更加人性化的體驗。

中國的會議業(yè)正在快速走向國際化，我們有必要學習和借鑒國際上先進的會議理念和運作方法。國際會議業(yè)今天正在努力實踐的，也許就是我們明天將會做得更好的。對于未來會議發(fā)展方向和形式的展望固然重要，但是對于目前正在國際會議業(yè)界付諸實踐的創(chuàng)意理念和創(chuàng)新形式的觀察和思考，也不失為一種務實的學習態(tài)度。筆者親歷了ICCA2011年會，其創(chuàng)新的會議安排非常具有借鑒意義。

社交功能日益凸現(xiàn)

會議的一個重要功能就是加強與會者之間的溝通交流。為了保證會議代表之間、演講者和聽眾之間、參會者與新聞媒體之間的互動性達到理想的效果，國際會議在這方面做出了很大的努力。

座位安排靈活多變 

座位的排法已經(jīng)突破了“劇場式”、“課桌式”等傳統(tǒng)概念，中式喜宴圓桌出現(xiàn)在了千人規(guī)模的全體會議和閉幕式會場上。參會代表可以自由入座，圓桌更加便于交流。

在培訓式講座上，椅子的擺放采取弧形和平排并用，左右區(qū)排列交錯，放置空間寬松，便于參會者自由討論，以及演講者走入聽眾區(qū)進行互動問答。

在百人以上的觀眾區(qū)內(nèi)，會議主辦方事先設(shè)置了多處站式麥克風便于講臺上下交流。

另外，主席臺上設(shè)置了兩個主持講臺，由兩位高層領(lǐng)導輪流并分別主持不同內(nèi)容和板塊的會議，既體現(xiàn)高層管理的和諧，又有利于調(diào)節(jié)會場的單調(diào)氣氛。

變茶歇為社交活動 

會議期間的茶歇，一改以往單純的與會者享用茶點等活動安排，將“coffee break”(茶歇）改稱為“Networking break”（社交時間），茶歇時間延長至30分鐘，讓與會者有充足的時間溝通交流，擴大結(jié)識面，整理獲取的信息資料。另外，“茶歇區(qū)”功能也進行細分，設(shè)置了諸如“商務交流咖啡區(qū)”、“隨意型咖啡區(qū)”等區(qū)域。

助興活動穿插其間 

會議主辦方設(shè)計了多種形式的助興活動，例如當?shù)貧v史文化的展示、扳手勁桌、棋盤桌、參與型紀念品制作等，看似與會議主題無甚關(guān)聯(lián)，但有效地創(chuàng)造了更多社交機會，加強了與會者之間的感情聯(lián)絡。

高科技迅速滲透

社交媒體的融合 

Facebook、Twitter、Linkedin等社交媒體已經(jīng)成為了國際會議不可缺少的一部分，正發(fā)揮著越來越大的作用。諸如會議推廣營銷、信息發(fā)布、會前交流、尋求商機、會中約見、實時議程查詢、經(jīng)驗分享、會后聯(lián)絡、資料上傳、內(nèi)容回看……多種渠道的社交媒體已經(jīng)滲透到了社會各階層人群的工作、生活和社交活動中，那些尚無使用社交媒體習慣的參會者將會喪失很多有價值的信息資源，參會效果也將大打折扣。

會議還在指定網(wǎng)站上有選擇地進行直播或錄播，以擴大會議的影響力，吸引更多未參會的從業(yè)者學習和獲取前沿動態(tài)和觀點。

會議Apps開發(fā)利用 

形式多樣、功能各異的會議Apps（基于一種便攜式互動信息終端）的應用正日漸普及。它可使與會者進行實時互動、獲取最新會議進展、尋找目標對象等。以Spotme機型為例，該小型裝置具有無線通信功能，備有微型鍵盤，以及主要應用功能鍵。大會將與會者的個人基本信息導入到該設(shè)備中，以便其與目標對象進行聯(lián)絡溝通。

該終端具有十多項信息查詢和互動功能，包括：尋找會中目標對象、了解身邊的參會者基本情況、向同伴發(fā)送短信、交換電子名字和照片、查閱個人日程和約會、查詢分組論壇進展、查閱會場平面圖和市區(qū)地圖，以及會議問卷調(diào)查、即時會議提案投票和選舉，等等。其中“了解身邊的參會者基本情況”的功能可以緩解你曾經(jīng)初次見過面，但忘記了對方名字的尷尬；“向同伴發(fā)送短信”可以及時聯(lián)絡分散活動的同事；“交換電子名片功能/照片”的功能只需將雙方的終端機對碰數(shù)秒鐘即可完成；而“即時投票和選舉”的功能更增加了公正度和透明度，也省卻了計票的時間。

會議結(jié)束后，參會者可通過大會專門網(wǎng)站下載個人收集積累的會議信息、電子名片和日記等。

教育作用漸受重視

國際會議的場外考察、參觀活動的次數(shù)明顯增加。會議的目的并不僅僅局限于會議本身的議題，還旨在讓與會者有機會接觸和學習到更廣博的知識，以增加會議的價值。以2011年ICCA年會為例，會議期間組織了4個會外參觀考察活動和3個會議舉辦地歷史文化景點旅游，考察地點包括現(xiàn)代化制造企業(yè)、會展場館設(shè)施、大學和科研院所，并聽取了專家介紹和講座，還包括歷史遺跡、旅游景點的參觀等。

當前，國際協(xié)會和跨國公司的大會越來越重視對青年學生的培養(yǎng)，將此類高規(guī)格的會議向優(yōu)秀青年學生開放。ICCA年會自2009年起，專門設(shè)立了該協(xié)會大學會員的獎學金制度，邀請這些大學的頂尖畢業(yè)生免費參加其年度盛會，并專門提供優(yōu)惠參會注冊費吸引更多學生參加。大會為參會學生做出特殊安排，開設(shè)教育分論壇，安排他們發(fā)表演講，考察組委會的幕后工作等，并邀請專家參加見面會。同時，主辦方還在會議現(xiàn)場設(shè)立參會學生簡歷和研究成果展示區(qū)。此舉擴大了大會在未來新一代從業(yè)者中的知名度，也為青年人熟悉該行業(yè)，結(jié)識業(yè)界專家，最終進入該行業(yè)提供了極大的便利。

會議安排更人性化

    本次會議除了“嚴肅”、“正規(guī)”的議題討論之外，還特意營造出“活潑”、“娛樂”的氛圍，使參會者及時緩解疲勞，調(diào)節(jié)情緒，恢復狀態(tài)。主辦方別出心裁地設(shè)置了“健身地毯”，提示代表們“平躺身體對思考難題可以提高10%的效率”；“愛情角”讓你想起你心愛的人，以提高你的創(chuàng)新思維；欣賞“莫扎特音樂”可以緩解你的疲勞和緊張；欣賞“現(xiàn)代畫”也會使你更具想象力；“復古裝晚宴”則讓你沉浸在歡樂的交際圈中……諸如此類，不勝枚舉。而這些創(chuàng)意，在目前國內(nèi)的大型會議中是難以見到的。

會議融入城市生活

大型國際會議活動已不再是“精英俱樂部”的“自娛自樂”，它已經(jīng)成為城市生活的一部分。舉辦地應以舉辦一個影響廣泛、規(guī)模巨大的國際會議而引以為豪。因此，“東道主”必須讓眾多遠道而來的與會者感受到該城市的熱情友好、出行便利。例如，在主要交通樞紐區(qū)布置大型廣告牌；在每個指定酒店設(shè)置問詢服務臺；代表們可憑參會證乘坐城市軌道交通工具往返酒店和會場，減少專車接送；在主要街道設(shè)置指示牌，在地面上粘貼引導標志，方便參會者步行到車站和酒店；身著標志色服裝的志愿者在主要站點為代表們答疑解難；公交移動電視每天滾動播出會議新聞，現(xiàn)場設(shè)置旅游服務點，發(fā)放城市地圖……一系列的周到安排既便于參會代表迅速融入城市生活，又能促進當?shù)氐穆糜问杖搿?/span>

需要注意的是，我們學習和借鑒國際先進的會議經(jīng)驗，應該深刻理解其創(chuàng)意的內(nèi)涵，而非盲目仿效，形式和方法是可以不斷創(chuàng)新的。獨特的創(chuàng)意是我國會議產(chǎn)業(yè)發(fā)展的源泉，優(yōu)質(zhì)高效的管理和服務是會議產(chǎn)業(yè)發(fā)展的保證。