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會(huì)展活動(dòng)是圍繞著特定主題在特定時(shí)空環(huán)境下由多方參與并共同推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)各方利益均衡的集體性的社會(huì)活動(dòng)。是通過(guò)精心的策劃，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段，組織實(shí)施和傳播，達(dá)到各方的維系和交易、整合營(yíng)銷、調(diào)節(jié)供需、技術(shù)擴(kuò)散、產(chǎn)業(yè)聯(lián)動(dòng)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)一體化，從而樹立和維護(hù)良好的品牌形象，使自身與變動(dòng)的社會(huì)環(huán)境保持動(dòng)態(tài)的平衡。

美國(guó)著名公共關(guān)系學(xué)者卡特李普（ScottM.Cutlip）和森特(AllenH.Centre）認(rèn)為：公共關(guān)系是這樣一種管理功能，它能建立和維護(hù)組織與公眾之間的互利互惠關(guān)系，而一個(gè)組織的成功或失敗取決于公眾。美國(guó)人萊克斯·哈洛博士認(rèn)為：“公共關(guān)系是一種特殊的管理職能，它幫助一個(gè)組織建立并保持與公眾之間的交流、理解、認(rèn)可與合作”、“幫助企業(yè)保持與社會(huì)同步；它使用有效的傳播技能和研究方法作為基本工具。”公共關(guān)系的職能反映了一個(gè)組織需要通過(guò)自身的變革，適應(yīng)目前越來(lái)越全球化、多元化的社會(huì)，它是貫穿于組織生存與發(fā)展全過(guò)程的一項(xiàng)至關(guān)重要的戰(zhàn)略工作，其使命也恰恰體現(xiàn)在它有利于協(xié)調(diào)和維護(hù)這個(gè)為我們提供了物質(zhì)和社會(huì)需要的社會(huì)系統(tǒng)上。

由于會(huì)展是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，組織者在實(shí)施總體戰(zhàn)略過(guò)程中，需要協(xié)調(diào)與政府、合辦單位、新聞媒體、參展商、社會(huì)公眾、內(nèi)部員工等多方面的關(guān)系，以達(dá)到良好的產(chǎn)業(yè)效應(yīng)、經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和形象效應(yīng)。因此，在會(huì)展工作中的整體運(yùn)作中如何成功的實(shí)施公關(guān)戰(zhàn)略，協(xié)調(diào)和維系與社會(huì)各界的多種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，贏得各界公眾好評(píng)，取得良好的社會(huì)效果與展覽效益，成為參與會(huì)展活動(dòng)各方研究的重要議題。

公共關(guān)系功能在會(huì)展活動(dòng)中的體現(xiàn)

1. 會(huì)展活動(dòng)可以充分展示企業(yè)的形象和產(chǎn)品品牌，建立良好的企業(yè)形象。

作為一種現(xiàn)代化的傳媒方式，會(huì)展活動(dòng)是通過(guò)舉辦大規(guī)模、多屋次、多種類的會(huì)議和展覽，帶來(lái)源源不斷的商流、物流、人流、資金流、信息流，對(duì)企業(yè)而言不僅產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，還可以充分展示企業(yè)的形象和產(chǎn)品品牌，建立良好的企業(yè)形象。會(huì)展活動(dòng)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)單純地舉辦會(huì)展本身所具有的意義，成為樹立城市形象、展示發(fā)展成果、弘揚(yáng)文化藝術(shù)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)。     

2. 會(huì)展活動(dòng)是吸引注意力的平臺(tái)，是維系多方的紐帶。

在會(huì)展活動(dòng)中，生產(chǎn)商、批發(fā)商和分銷商匯聚一堂，進(jìn)行交流、貿(mào)易，它就是吸引各方受益者的注意力信息平臺(tái)。企業(yè)可以利用各種信息渠道宣傳自己的產(chǎn)品，推介自己的品牌、形象。企業(yè)與顧客可以直接溝通，得到及時(shí)反饋。企業(yè)可以收集有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)者、新老顧客的信息，企業(yè)能了解本行業(yè)最新產(chǎn)品動(dòng)態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)成決策依據(jù)。會(huì)展活動(dòng)可以擴(kuò)大參與者的接觸面，開闊視野啟發(fā)思路；企業(yè)可以貨比三家，尋求最佳的供貨廠商與合作對(duì)象；一對(duì)一、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的雙向溝通，便于尋求客戶和商貿(mào)機(jī)會(huì)，提高顧客對(duì)品牌的忠誠(chéng)度；在展會(huì)進(jìn)行中還可以直接訂貨，免去尋求客戶與市場(chǎng)的中間環(huán)節(jié)，花費(fèi)少，時(shí)效高。因而會(huì)展業(yè)成為時(shí)下備受推崇吸引注意力的平臺(tái)和維系多方的紐帶。

3. 會(huì)展活動(dòng)可以通過(guò)各方的合作，建立彼此的互惠互利關(guān)系

會(huì)展業(yè)是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，受制因素很多，從制定計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)研、展位選擇、展品征集、報(bào)關(guān)運(yùn)輸、客戶邀請(qǐng)、展臺(tái)布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運(yùn)，形成了一個(gè)互相影響、互相制約的有機(jī)整體，這個(gè)有機(jī)體的形成關(guān)鍵在于能夠形成彼此利益上的切實(shí)互求和實(shí)現(xiàn)，在互惠互利、對(duì)等援助、對(duì)等回報(bào)的基礎(chǔ)上，通過(guò)所有參與會(huì)展的社會(huì)組織開展互助合作，互利招展，一家主辦，多家招展等多種形式，提高招展能力，擴(kuò)大招展范圍，保證自身利益，提升展會(huì)的檔次和水平，做大做強(qiáng)展會(huì)，打響展會(huì)的品牌。

會(huì)展活動(dòng)中需要維系的公共關(guān)系目標(biāo)

1. 內(nèi)部員工的關(guān)系

內(nèi)部關(guān)系維系實(shí)際上是人力資源管理的問題。管理大師彼得·德魯克曾經(jīng)說(shuō)過(guò)， “管理就是要讓人力資源產(chǎn)生生產(chǎn)力，它是惟一意義深遠(yuǎn)的競(jìng)爭(zhēng)力”。一個(gè)企業(yè)要想生存發(fā)展，較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)能力是不可缺少的，而這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)能力主要來(lái)自一個(gè)健全的機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，高度的運(yùn)行效率及全體員工的協(xié)調(diào)合作精神。做好內(nèi)部關(guān)系的維系，在組織內(nèi)部全體成員之間溝通一致，可以將員工聯(lián)結(jié)成一個(gè)整體，形成強(qiáng)烈的核心力，通過(guò)內(nèi)部公關(guān)，將組織變成一個(gè)溫馨和睦的大家庭，做到企業(yè)對(duì)員工遵守承諾，也能夠培養(yǎng)員工對(duì)企業(yè)的承諾，兩者可以實(shí)現(xiàn)公關(guān)中的互惠互利觀念。同時(shí)，內(nèi)部公關(guān)的成功對(duì)外部環(huán)境產(chǎn)生輻射作用，可以得到外部公眾的認(rèn)可。因此，組織應(yīng)該把內(nèi)部公關(guān)當(dāng)作是一項(xiàng)戰(zhàn)略，把它融入到企業(yè)的管理哲學(xué)中去，發(fā)揮內(nèi)部公關(guān)的真正職能。          

展覽活動(dòng)是一項(xiàng)高智能、高風(fēng)險(xiǎn)、高難度、高強(qiáng)度、高時(shí)效，同時(shí)也是高回報(bào)的工作。它要求工作人員有高度的責(zé)任感、使命感和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，既要有自制力還要有協(xié)調(diào)力，更須有超人的意志力，工作中不得有絲毫馬虎或差錯(cuò)。特別是展會(huì)實(shí)施中，要求每個(gè)人都須做到臨危不懼、判斷準(zhǔn)確、隨機(jī)應(yīng)變，保持高度獨(dú)立、自制、警覺，并具備超人的腦力與體力，才可能確保一項(xiàng)展覽在短短兩天到一周的時(shí)間內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)正常。因此，組織者如何做好內(nèi)部員工的溝通與管理，直接關(guān)系到整個(gè)展會(huì)的成功與否。因此，會(huì)展活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中管理要做到分工明確、責(zé)權(quán)對(duì)等、獎(jiǎng)罰分明實(shí)施有效的物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)，力圖使每個(gè)員工均處于最佳競(jìng)技狀態(tài)，充分發(fā)揮其主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。  

2. 投資者關(guān)系

投資者關(guān)系是一個(gè)社會(huì)組織的戰(zhàn)略性工作，與投資者之間良好的開放性和經(jīng)常的溝通可以幫助降低企業(yè)的資金成本，為企業(yè)的管理層贏得更多的支持和吸引新的資金。良好的投資者關(guān)系是企業(yè)公共關(guān)系的一種功能。會(huì)展活動(dòng)涉及面廣，一次展會(huì)將有數(shù)家甚至更多國(guó)別、行業(yè)、角色、職能、利益不同的主辦、承辦、協(xié)辦、贊助、鳴謝、同賀等單位介入，從本質(zhì)上說(shuō)，它們共同構(gòu)成了一項(xiàng)展覽活動(dòng)的投資人，是會(huì)展活動(dòng)的股東，將從中獲取形式各異、內(nèi)容不同、大小有別的各種所有者權(quán)益，具體涉及到股東的利潤(rùn)、管理費(fèi)、企業(yè)或品牌形象、知名度、美譽(yù)度等。因此，作為會(huì)展的組織者即承辦方如何實(shí)現(xiàn)展覽效益最大化、充分體現(xiàn)互利互惠的合作原則、使各方各得其所成為處理好這一關(guān)系的核心。    

3. 政府關(guān)系

政府公眾是對(duì)社會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一管理的權(quán)力機(jī)構(gòu)，具有權(quán)威性，政府和組織之間是管理與被管理的關(guān)系。協(xié)調(diào)維系與政府的關(guān)系非常有必要，因?yàn)檎菄?guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)，對(duì)國(guó)家實(shí)行宏觀調(diào)控，最具權(quán)威性，一個(gè)組織要是能得到政府的認(rèn)可和支持則就有可能得到社會(huì)大眾的認(rèn)可和支持，組織要盡可能向政府表明對(duì)社會(huì)對(duì)政府的貢獻(xiàn)，擴(kuò)大在政府心目中的影響，得到政府的大力支持。良好的政府關(guān)系能為組織形成有利的政策、法律和社會(huì)管理環(huán)境政府作為權(quán)力機(jī)構(gòu)，制定相關(guān)方針政策、法律對(duì)社會(huì)和組織實(shí)行干預(yù)，這些宏觀政策對(duì)組織會(huì)產(chǎn)生重要影響，因此組織要盡力能使政府在制定法律政策時(shí)有利于本組織的發(fā)展。我國(guó)對(duì)會(huì)展業(yè)的管理沿用的是展會(huì)審批制，即一個(gè)展會(huì)從立項(xiàng)到實(shí)施，必須接受從國(guó)家有關(guān)批準(zhǔn)單位到工商、稅務(wù)、衛(wèi)生防疫、海關(guān)、公安、消防、交通，以及環(huán)保、市容監(jiān)察等諸多政府管理部門的審核與約束。而且政府對(duì)會(huì)展業(yè)的宏觀調(diào)控在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)將會(huì)持續(xù)。因此，如何妥善處理好與政府及上級(jí)管理部門的關(guān)系，是展會(huì)組織者一項(xiàng)重要而長(zhǎng)期的工作。      

4. 新聞媒體關(guān)系

媒體是社會(huì)上的新聞傳播機(jī)構(gòu)或工具，包括報(bào)紙、電視、雜志、廣播、網(wǎng)站等，媒體公眾是組織外部環(huán)境中最特殊最敏感的公眾群體，因此處理好媒體關(guān)系非常有必要。新聞媒體是組織與廣大公眾溝通的重要中介，組織的公關(guān)活動(dòng)必須要依靠媒體才能完成，如果沒有媒體的傳播報(bào)道與溝通也不能稱之為公關(guān)活動(dòng)。對(duì)組織而言良好的媒體關(guān)系可以幫助組織引導(dǎo)良好的公眾輿論，讓公眾對(duì)組織產(chǎn)生良好的口碑和評(píng)價(jià)，有利于組織形象的塑造，維護(hù)組織的知名度和美譽(yù)度。會(huì)展屬于綜合、大型的社會(huì)活動(dòng)，是新聞媒介關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，展覽會(huì)往往會(huì)成為傳媒采訪的熱點(diǎn)，對(duì)提高展覽組織的知名度和美譽(yù)度有很大的幫助。主動(dòng)積極的與之保持良好的溝通與聯(lián)系，是做好會(huì)展活動(dòng)的關(guān)鍵因素。 

5. 社會(huì)公眾關(guān)系

社會(huì)公眾是指購(gòu)買、使用或關(guān)注本組織提供的產(chǎn)品、服務(wù)、觀念的個(gè)人、團(tuán)體或組織。是一個(gè)組織的最大的社會(huì)群體，幾乎囊括了每一個(gè)社會(huì)成員，直接掌握著組織的命運(yùn)。良好的社會(huì)公眾關(guān)系能給組織帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益，能讓企業(yè)確定以誰(shuí)為目標(biāo)的問題，建立“顧客第一”的根本理念，將顧客的利益放在第一位，滿足消費(fèi)者的需求，想其所想，急其所急，必能使企業(yè)與消費(fèi)者實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)和共同利益，使企業(yè)能長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。會(huì)展活動(dòng)的社會(huì)公眾包括與展會(huì)內(nèi)容直接相關(guān)的國(guó)內(nèi)外來(lái)訪者、買家，也包括潛在的關(guān)注、影響展會(huì)達(dá)到其預(yù)定目標(biāo)的其它各類社會(huì)力量。如果會(huì)展活動(dòng)得不到社會(huì)公眾的關(guān)注，門庭冷落，展覽規(guī)模再大，也是一次不折不扣的失敗。會(huì)展活動(dòng)過(guò)程中要始終提倡以人為本的理念，突出方便性、功能性，確保參觀安全、有序，場(chǎng)面井然，環(huán)境適宜，服務(wù)到位，設(shè)施齊全，交易順利，以全方位多功能的服務(wù)方便到訪的國(guó)內(nèi)外公眾、滿足不同需求才是維系社會(huì)公眾關(guān)系的關(guān)鍵。

6. 其他服務(wù)提供者的關(guān)系

會(huì)展活動(dòng)通常會(huì)涉及場(chǎng)館、旅游、住宿、餐飲、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、租賃、報(bào)關(guān)、通訊、郵電、廣告、會(huì)務(wù)服務(wù)、禮品鮮花、禮儀、演藝、印刷、保安等多種服務(wù)及眾多合作伙伴。每個(gè)合作者都是整個(gè)展覽活動(dòng)的一部分，各方只有通力合作才能取得理想效果。會(huì)展活動(dòng)的承辦者要有意識(shí)的去構(gòu)造一個(gè)精誠(chéng)合作的價(jià)值鏈，通過(guò)與鏈條各方的通力合作，將各個(gè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力有效的鏈接到展會(huì)活動(dòng)中來(lái)，逐漸積累并擁有獨(dú)特的、不可模仿的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)出名牌展會(huì)。

會(huì)展活動(dòng)中維系協(xié)凋相關(guān)目標(biāo)公眾的建議

    會(huì)展活動(dòng)是一種立體化、多功能的營(yíng)銷手段，它為參展單位與來(lái)訪者提供了一個(gè)信息交流、了解市場(chǎng)、感知需求、塑造形象、尋求商機(jī)、完成交易的平臺(tái)，使雙方實(shí)現(xiàn)了立體、全面的互動(dòng)與溝通，完成了產(chǎn)品或服務(wù)的推介與銷售。為此，會(huì)展的組織者在整體運(yùn)作中應(yīng)該科學(xué)的協(xié)調(diào)和維系與社會(huì)各界的多種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，推進(jìn)會(huì)展活動(dòng)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

1. 以公關(guān)意識(shí)和理念指導(dǎo)會(huì)展活動(dòng)。

公關(guān)意識(shí)是一種現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理和行政管理的思想、觀念和原則，是一種開明的經(jīng)營(yíng)和管理觀念，是一種全新的思維方式和交往方式的體現(xiàn)。包括形象意識(shí)、公眾意識(shí)、溝通意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、合作意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等。會(huì)展活動(dòng)的健康運(yùn)行首先要把相關(guān)公眾看成是自己生存和發(fā)展的前提條件，把能否處理好公眾關(guān)系看作自身事業(yè)是否成功的標(biāo)志，時(shí)時(shí)刻刻以公眾的利益為出發(fā)點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)自己的行為。會(huì)展活動(dòng)的策劃和執(zhí)行要追求獨(dú)創(chuàng)、追求新穎，以塑造組織形象為重要的目標(biāo)，注意建樹良好的形象，維護(hù)良好形象，要自覺地意識(shí)到組織的一舉一動(dòng)、組織成員的一言一行都代表了組織形象，展現(xiàn)著組織形象，影響到組織形象，從而懂得用良好的形象為自身發(fā)展創(chuàng)造最佳的社會(huì)關(guān)系環(huán)境，贏得公眾信任和支持，獲得發(fā)展機(jī)會(huì)。

    2. 加強(qiáng)各方的溝通，以形式多樣的公關(guān)手段推進(jìn)會(huì)展活動(dòng)的有效性。

傳播是公共關(guān)系的手段，是公關(guān)活動(dòng)的中介和載體，是聯(lián)系社會(huì)組織與公眾的紐帶和橋梁，公共關(guān)系必須借助傳播才能進(jìn)行活動(dòng)，才能實(shí)現(xiàn)溝通，才能樹立組織形象。沒有傳播，公共關(guān)系就失去了賴以依靠的手段，公眾無(wú)法得知組織的相關(guān)信息，組織也無(wú)從了解公眾的意見、看法。公共關(guān)系的傳播是作為主體的社會(huì)組織通過(guò)各種傳播

手段向目標(biāo)公眾進(jìn)行傳播與溝通以使公眾對(duì)組織形成深刻的印象從而樹立組織的良好形象，這種溝通與傳播必須強(qiáng)調(diào)是雙向的。公共關(guān)系的傳播手段一般有宣傳型、交際型、服務(wù)型、社會(huì)型和征詢型等。宣傳型公關(guān)傳播是運(yùn)用大眾傳播媒介和內(nèi)部溝通方法，開展宣傳工作，樹立良好組織形象的公關(guān)活動(dòng)。其特點(diǎn)是主導(dǎo)性強(qiáng)、時(shí)效性強(qiáng)、傳播面廣、推廣組織形象效果好。交際型公共關(guān)系傳播是在人際交往中開展公關(guān)工作的一種模式，目的是通過(guò)人與人的直接接觸，進(jìn)行感情上的聯(lián)絡(luò)，為組織廣結(jié)良緣，建立廣泛的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，形成有利于組織發(fā)展的人際環(huán)境。服務(wù)型公共關(guān)系傳播是一種以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為主要手段的公關(guān)活動(dòng)模式，目的是以實(shí)際行動(dòng)來(lái)獲取社會(huì)公眾的了解和好評(píng)，建立自己良好的形象。社會(huì)型公共關(guān)系活動(dòng)是組織利用舉辦各種社會(huì)性、公益性、贊助性活動(dòng)開展公共關(guān)系工作的模式。征詢型公共關(guān)系活動(dòng)是以提供信息服務(wù)為主的公關(guān)活動(dòng)模式，目的是通過(guò)采集信息、輿論調(diào)查、民意測(cè)驗(yàn)等工作，了解社會(huì)輿論，為組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理決策提供參謀，使組織行為盡可能地與國(guó)家的總體利益、市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)以及民情、民意一致起來(lái)。會(huì)展活動(dòng)要合理運(yùn)用公共關(guān)系的傳播方法和模式，利用豐富的媒體資源，幫助各方通過(guò)會(huì)展這個(gè)平臺(tái)得到最大限量的媒體透視，達(dá)到與相關(guān)公眾的有效溝通，以實(shí)現(xiàn)會(huì)展活動(dòng)的終極目標(biāo)。