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會(huì)展業(yè)是現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的核心和引擎，也是現(xiàn)代國(guó)際性中心城市必須承載的產(chǎn)業(yè)任務(wù)。我國(guó)會(huì)展業(yè)已成為刺激經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的強(qiáng)勁引擎，成為中國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中增長(zhǎng)最快、發(fā)展?jié)摿^大的行業(yè)之一。會(huì)展是人們進(jìn)行信息交流、洽談商業(yè)合作和進(jìn)行市場(chǎng)營(yíng)銷的一個(gè)平臺(tái)，會(huì)展信息技術(shù)的使用能夠使會(huì)展活動(dòng)中復(fù)雜的資金、商品和信息流動(dòng)更加順暢合理，降低運(yùn)營(yíng)成本，增強(qiáng)行業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力，并推動(dòng)城市會(huì)展業(yè)與國(guó)際接軌。隨著信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越廣泛地應(yīng)用，而會(huì)展企業(yè)不得不通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)求得長(zhǎng)久發(fā)展。因此，一套設(shè)計(jì)詳盡、功能完善、操作方便的會(huì)展管理信息系統(tǒng)以及電子商務(wù)系統(tǒng)，就成為提升廣東會(huì)展業(yè)技術(shù)水平的重要手段。

一、會(huì)展管理信息系統(tǒng)建設(shè)

會(huì)展管理信息系統(tǒng)是指利用信息技術(shù)管理會(huì)議和展覽會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)，為會(huì)展信息化的實(shí)施，為主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動(dòng)的系統(tǒng)。一個(gè)會(huì)展管理信息系統(tǒng)針對(duì)它所服務(wù)的展館、展會(huì)、主辦商、參展商和用戶，具有不同的功能結(jié)構(gòu)（如下圖所示）。但該系統(tǒng)最基本的功能應(yīng)全面涉及和管理會(huì)展服務(wù)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，有效地實(shí)現(xiàn)會(huì)展集團(tuán)多辦事處共同應(yīng)用、多展會(huì)同時(shí)管理，分類管理展商及觀眾等方面的數(shù)據(jù)，全面管理客戶關(guān)系，使得大量的重復(fù)工作可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)處理，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)人員流動(dòng)而流失，并能夠直觀地對(duì)展會(huì)過(guò)程進(jìn)行有效管理，應(yīng)用精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)輔助公司決策。

會(huì)展管理信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖^[3]

1、會(huì)展企業(yè)的信息化管理

會(huì)展企業(yè)利用信息技術(shù)在于實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部辦公和管理上的信息化，實(shí)現(xiàn)其會(huì)展活動(dòng)的高效運(yùn)作、營(yíng)銷和功能拓展。會(huì)展企業(yè)管理信息系統(tǒng)在于構(gòu)建一個(gè)以會(huì)展服務(wù)為核心業(yè)務(wù)、為主導(dǎo)的企業(yè)管理平臺(tái)，其中涉及CRM（客戶關(guān)系管理）、ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）、OA（協(xié)作辦公自動(dòng)化）、SCM（服務(wù)供應(yīng)鏈管理）、WORKFLOW（工作流管理）等子系統(tǒng)。

會(huì)展企業(yè)實(shí)行信息化時(shí)應(yīng)首先明確目標(biāo)，即會(huì)展企業(yè)通過(guò)實(shí)行信息化工程應(yīng)能為企業(yè)提供全面、可靠的信息化管理平臺(tái)，協(xié)助提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。其次要圍繞“客戶服務(wù)”，構(gòu)建CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，建立以企業(yè)業(yè)務(wù)流、信息流、資金流管理為代表的資源管理創(chuàng)新系統(tǒng)(ERP)，把CRM與ERP兩種現(xiàn)今最流行的系統(tǒng)開發(fā)理念有機(jī)融合。最后，會(huì)展企業(yè)的信息化要統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施。企業(yè)應(yīng)在基礎(chǔ)信息化的基礎(chǔ)上，以實(shí)現(xiàn)管理信息化為核心，以實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)化為目標(biāo)，分階段遞進(jìn)實(shí)施。

2、會(huì)展中心（會(huì)展場(chǎng)館）的信息化建設(shè)

廣東會(huì)展中心的信息化建設(shè)已有一定的成效，如廣州國(guó)際會(huì)議展覽中心于2003年選定了美國(guó)網(wǎng)捷網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備解決方案，并由IBM全球服務(wù)部提供整體的信息技術(shù)服務(wù)和咨詢服務(wù)。但除此之外，廣東其它的會(huì)展中心的信息化建設(shè)并不是十分完備，需要進(jìn)一步的完善。

首先，廣東的會(huì)展中心信息化的建設(shè)要實(shí)行高標(biāo)準(zhǔn)組網(wǎng)，建立安全性高、先進(jìn)、完善的信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)協(xié)議方面，要能支持多種網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議，支持多種傳輸介質(zhì)；在局域網(wǎng)方面，不僅要在會(huì)展中心內(nèi)部建立起計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而且還要建立起內(nèi)部的辦公局域網(wǎng)，要具有支持虛擬局域網(wǎng)（VLAN）技術(shù)及VLAN組網(wǎng)功能；在組網(wǎng)技術(shù)上，以千兆以太網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)骨干，并具有升級(jí)到萬(wàn)兆以太網(wǎng)的能力。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)管理上，需要設(shè)立一個(gè)網(wǎng)管中心，建立一套中心數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。總之，會(huì)展中心應(yīng)能夠為會(huì)展活動(dòng)提供一個(gè)高效、安全、便利的建筑環(huán)境。

其次，建立會(huì)展中心的智能信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。會(huì)展中心應(yīng)為與會(huì)者提供高水平的信息化和智能化服務(wù)，如智能卡管理系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息服務(wù)系統(tǒng)、會(huì)議系統(tǒng)等。

最后，建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。會(huì)展中心應(yīng)建立專業(yè)客商數(shù)據(jù)庫(kù)(如參展商數(shù)據(jù)庫(kù)、采購(gòu)商數(shù)據(jù)庫(kù))，將收集的客戶信息進(jìn)行分類整理，重點(diǎn)突出如企業(yè)名稱、產(chǎn)品性能、生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)方式、結(jié)算方式、聯(lián)系方式等信息，并可制作光盤或軟盤提供給有關(guān)企業(yè)或觀眾，還可在會(huì)展網(wǎng)站上發(fā)布數(shù)據(jù)庫(kù)信息，供國(guó)內(nèi)外客商利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)查詢，有針對(duì)性選擇各自所需的項(xiàng)目，與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行貿(mào)易洽談。這樣可以延續(xù)展覽會(huì)的功能效果，以提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

二、“虛擬會(huì)展”的發(fā)展

隨著虛擬技術(shù)的發(fā)展，“虛擬會(huì)展”這種新型的會(huì)展模式應(yīng)運(yùn)而生。虛擬會(huì)展是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)展的創(chuàng)新與突破，給傳統(tǒng)會(huì)展展覽模式帶來(lái)了新的生機(jī)和壓力。目前國(guó)內(nèi)的虛擬會(huì)展主要是通過(guò)一些二維的、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的會(huì)展網(wǎng)站來(lái)實(shí)現(xiàn)。內(nèi)容大部分是由平面靜態(tài)的網(wǎng)頁(yè)拼湊而成，以文字?jǐn)⑹鰹橹?/span>，個(gè)別輔以圖片，動(dòng)態(tài)的圖像和聲音展示都非常簡(jiǎn)陋，而且整體建設(shè)信息相對(duì)貧乏、缺少互動(dòng)、不夠直觀。而國(guó)外的虛擬會(huì)展業(yè)如今已經(jīng)十分發(fā)達(dá)，如德國(guó)的漢諾威展，它運(yùn)用虛擬計(jì)算機(jī)技術(shù)，在網(wǎng)上建立了三維立體的展示系統(tǒng)，并且增加了互動(dòng)環(huán)節(jié)，給參展商帶來(lái)了一種全新的體驗(yàn)，效果非常好。虛擬會(huì)展發(fā)展的趨勢(shì)是“現(xiàn)場(chǎng)直播式”，即大量的使用三維、四維或者錄像等計(jì)算機(jī)技術(shù)，設(shè)計(jì)出一種類似于網(wǎng)絡(luò)體驗(yàn)式游戲的會(huì)展模式。

一般地，虛擬會(huì)展系統(tǒng)應(yīng)主要有以下幾大架構(gòu)組成：

一是信息處理部分：包括展會(huì)信息的發(fā)布，智能信息搜索等。系統(tǒng)可以發(fā)布展會(huì)的最新動(dòng)態(tài)、新聞等各方面的信息，信息發(fā)布以后，還可以進(jìn)行再交流和再溝通。系統(tǒng)還可根據(jù)不同的用戶，自動(dòng)提供用戶感興趣的參展項(xiàng)目，也可以鍵入關(guān)鍵詞通過(guò)全文檢索直接查找目標(biāo)項(xiàng)目。

二是網(wǎng)絡(luò)展覽及交易部分：包括虛擬招商、虛擬展現(xiàn)、網(wǎng)上拍賣、市場(chǎng)營(yíng)銷、商務(wù)交易等內(nèi)容。虛擬招商即通過(guò)網(wǎng)上報(bào)名、資料遞交等手段進(jìn)行長(zhǎng)期招商。運(yùn)用網(wǎng)上廣告功能宣傳主辦方的各類會(huì)展信息，并為參展商提供廣告宣傳的平臺(tái)。虛擬展現(xiàn)即系統(tǒng)提供三維仿真的展城、展廳、展臺(tái)、展品等展示內(nèi)容，對(duì)于產(chǎn)品、服務(wù)、項(xiàng)目除提供圖片、文字等傳統(tǒng)的展示形式，還提供了更多的媒體形式來(lái)表現(xiàn)新產(chǎn)品、新技術(shù)，給參觀者一種直觀的、全新的體驗(yàn)。

三是其他部分：如虛擬會(huì)展系統(tǒng)還可包括企業(yè)品牌宣傳部分、情報(bào)調(diào)查部分、特色服務(wù)部分等。企業(yè)品牌宣傳部分即可以通過(guò)網(wǎng)站間的友情鏈接、廣告等方式進(jìn)行。虛擬會(huì)展推動(dòng)和促進(jìn)企業(yè)品牌的拓展和擴(kuò)散，提升企業(yè)品牌的核心競(jìng)爭(zhēng)力，打造企業(yè)品牌資產(chǎn)。情報(bào)調(diào)查部分即可以通過(guò)在線調(diào)查或者電子詢問(wèn)調(diào)查表等方式，在進(jìn)行全面情報(bào)調(diào)查的同時(shí)，還可以大量節(jié)省人力、財(cái)力和物力。

總起來(lái)說(shuō)，虛擬會(huì)展是傳統(tǒng)會(huì)展的一次革命，是未來(lái)必然的趨勢(shì)，但是虛擬會(huì)展的形式還需要人們通過(guò)一段時(shí)間來(lái)了解和接受。而目前廣東會(huì)展業(yè)所要解決的問(wèn)題則是如何將傳統(tǒng)會(huì)展與網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等信息技術(shù)相融合，最大限度地減少傳統(tǒng)會(huì)展和網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)的弊端，最大程度地利用傳統(tǒng)會(huì)展、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)拓展虛擬會(huì)展，使虛擬會(huì)展為會(huì)展行業(yè)的發(fā)展做出最大的貢獻(xiàn)。

隨著廣東會(huì)展業(yè)的快速發(fā)展，廣東會(huì)展業(yè)信息化建設(shè)迫在眉睫。目前廣東大部分的會(huì)展企業(yè)、場(chǎng)館等其信息技術(shù)的使用情況比較樂觀，正積極向國(guó)際會(huì)展的高水平努力，但是，不可否認(rèn)的是廣東會(huì)展業(yè)信息化與國(guó)際發(fā)達(dá)國(guó)家的會(huì)展業(yè)信息化還是不可同日而語(yǔ)。因此廣東會(huì)展業(yè)的各方要借助網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)、虛擬技術(shù)等信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)展業(yè)進(jìn)行改造，只有這樣，才能使廣東會(huì)展業(yè)始終走在信息時(shí)代的前沿，創(chuàng)造其更加輝煌的未來(lái)。