一、社團會議的概念
社團是指中國公民自愿組成，為實現會員共同意愿，按照其章程開展活動的非盈利性社會組織。民政部統計，截至2007年底，全國共有各類社會組織38.7萬個，其中社會團體21.2萬個，民辦非企業17.4萬個，基金會1340個。十七大以后，我國明確了一個概念，原來的民間組織概念現在全部叫社會組織，實際上是三類：社會團體、民辦非企、基金會。按照社團的定義來說，共同開展活動，實際上最終的表現形式就是會議、展覽、考察、交流、培訓。整個社團組織中最為活躍的部分主要是經濟類社團，就是各類的行業協會和商會，以及自然學科領域的一些學會。據不完全統計，這一類型的組織，在全國大概占八萬多。這一類型的社團是我們所講的社團會議的主角，也是會議市場的主要力量。
二、社團會議的特點和現狀
第一個特點，它的服務群體是相對固定的。這不同于專業的會議公司或者其他機構，包括國家的事業單位。社會團體有一個基礎的參會群體就是會員和會員單位；第二個特點，服務內容與社團屬性密切相關。會議內容設定中主要是行業或者專業內相關內容；第三個特點，社團會議的性質決定了會議的商業味道不能太濃，這不同于其他類型機構組織的活動。在座很多是全國性的行業協會或者學會、研究會，我們社團自身策劃的會議可能和社會上其他機構，包括一些咨詢公司、調查機構策劃的會議，有一個根本的區別，那就是要為會員服務的話，商業味道就不能太濃。
社會自身的組織形式決定了目前規模最大的會議可能是各類社團的年會。年會實際是指會員代表大會、理事會、或者理事擴大會議，這類會議是目前最具規模和響應人數最多的一類會議。其次是這些社團組織尤其是經濟類的行業協會，舉辦的年度形勢報告或者行業形勢報告。關于這類會議，可能經濟類社團體會會比較深。這類會議響應群體也比較多。目前來看，這類會議是社會團體著力打造的專業性品牌會議。其三是其他會議形式，比如說技術交流、信息交流或者政策宣傳貫徹為主的。這些會議規模相對比較小一點兒。
社團會議目前存在的問題主要有：
第一，內容比較單一，規模也比較小。這與我國社團組織自身發展狀況有一定的關系。我們很多社團包括比較有實力的行業協會組織，可能這個行業中有一萬到兩萬家企業，實際上的會員單位大概只有二、三百家；三、五百家，不過這些會員單位占行業的產值是比較大的。
第二，體制因素決定了社團目前召開的一些會議，由于現行的行業協會設置問題，完全按照計劃機制，不是完整的產業鏈，而完整的產業鏈包括了前期的研發，也包括了生產、銷售、售后服務等，而國內的行業協會一直按照不同的階段進行分工。現在這個矛盾是非常突出的，有很多行業協會申請更名，希望成為完整的產業鏈服務。比如說酒業就有這樣的要求。酒業，過去生產的有釀酒工業協會，同時還有酒類流通協會。包括家電也是一樣，有流通領域家電協會，也有生產家電協會，甚至還有售后服務的中國家電維修協會，像這樣的協會在策劃會議的時候，如果不進行聯合很難做到完整的產業鏈，就是說資源整合程度不高。
第三，行業協會服務意識不夠，商業味道太濃。其實現在我國行業協會存在很多問題，因為國家沒有給予任何支持，所以它們現在基本處于初級發展階段，還需要通過會議展覽、交流、培訓這些手段積聚一些原始的資本金。但是，行業協會的會議又和社會組織的其他的會議存在著本質區別。因此，行業協會目前策劃出的很多會議，有一些確實收費過高，這就造成了會員和會員單位對于行業協會策劃的會議認知度不高。
三、社團會議的策劃
主題策劃。
（—）主題定位原則∶準確、形象、個性鮮明。我們策劃出的會議一定要做到這三點。
（二）主題提出的方法
一是自上而下的，這可能是很多社團尤其是行業組織多年來慣用的方法。基本就是秘書處或者理事會和秘書處的專職人員，有的稍微民主一點，有一個專家庫，憑著經驗和把握政策的程度閉門造車來設計一些會議主題。很多社團策劃的會議，包括和專業會議公司聯合策劃的會議相當多是流產的，會議通知發了，找了專業公司打電話、招商，最后報名的沒有幾個人，會議開不起來。
二是自下而上的。近年來相當一部分行業協會，策劃會議主題完全是自下而上的。把今年準備召開的一些會議，圍繞什么主題來做這些會議全部下發調查表，下發到會員單位的每一家手里，由每個會員單位針對每個主題提供一些具體的議題。輕工系統的很多行業協會都是這樣做的，因此它們的會議就有生命力。
三是上下結合的。官產學研結合于一體設計會議主題。比如說今年10月18日我們討論要做“世界酒業大會”。這個主題專家論證了一個多月，我們開過兩次會議，這個主題出來以后，我們請了酒業300多家會員提意見，了解到了大家最關心什么、最想了解什么、最想聽到什么。這樣的會議我想將來的效果肯定是不錯的。
2006年我們申辦亞洲大洋洲的性病大會。兩年內，我們參加了澳大利亞舉辦的世界性病大會、泰國舉辦的亞太地區性病大會。我們在現場進行了調查，把今年主題提給他們，由他們進行修改。所以這個會議就受大家歡迎。所以說主題策劃來自于這些方面。
重中之重就是前期調研。協會會議每一次的主題策劃，都應做好前期大量、艱苦的調研工作，從國際國內宏觀形勢出發，從時刻關注會員企業的所需所求出發。
（三）主題的確定
—、把握行業、專業領域熱點問題和事件。熱點問題和事件是社會關注度最高的，盡管社會大眾媒體也關注這些事情，但是大眾媒體往往是局外人，談的都是表象的東西，比較泛。這時候社團組織出面，召集問題或者事件相關人員，就熱點問題和事件進行生動的討論。如果把討論結果及時地公布于社會，這樣一方面業內認可這個會議，另一方面也為社團組織樹立了自身形象和地位。
二、與社團相關聯的，社會上存在的一些爭議問題。這一類型的問題如果提煉出來作為一個會議的主題，同樣可以引起人們極大的關注。
三、行業內關心的一些問題。比如說食品監管碼的問題。要推行食品監管碼，行業內反響非常激烈，這是行業內共同關心的問題。這一類型的主題就體現了行業協會為會員服務、為行業服務的精神。
四、行業內存在爭議性的問題或者暫時沒有解決或者解決不徹底、不完善以及沒有得到行業認可的問題。比如說圍繞行業協會自身關于稅收的問題等。
五、特定人群所關心的、正在議論的話題。比如政界人士、企業高層等。比如社會廣泛關注的新的民間組織會計制度，經過兩年過渡期要開始全面實行，包括行業協會自身在內，主管人員、財務人員都比較關心這類問題。這類培訓應該是比較能夠吸引人的。
（四）主題策劃應綜合權衡的幾個方面
一、主題中盡可能傳達會議的價值所在。我們能給參會人員帶來什么，這是會議主題策劃的精髓。大家都是搞會議策劃的，策劃出一個產品，是否有人買，主要是看我們產品能夠給人家帶來什么效益。我們要讓參會代表來了以后能夠學到東西，這樣策劃的產品才能有人買。
二、會議主題策劃應放眼與整個行業相關的領域，做好關聯行業聯動開會的選題準備，以更好地整合產業鏈的資源，打造有規模、有質量的會議品牌。我最初做中國會議交易中心的時候曾經搞了一個頻道“協會執行官聯盟”。這個思路是從美國來的，美圍協會執行官聯盟，它的年會不低于兩萬人。我在會議交易中心特意設定了協會執行官聯盟，當時的想法就是，在開某一個大產業會議的時候把工商兩個領域聯合在一起開會，這樣就打造出了有規模、有質量的會議品牌。如果能夠聯合起來，召開展會肯定是超級展會，會議也是超級會議。目前單個行業協會會議比較多，關聯行業聯合的會議比較少，產業鏈構建不夠好，影響了會議的質量與深度。
三、要將信息交流的理念貫徹到主題策劃的始終。國際會議中心協會的主席斯圖爾特說“如果沒有面對面聚集在一起交流經驗和思想，你就會失去一些重要的東西，這種東西是沒有替代品的。”我們要創造人與人之間交流的概念，會議不只是人與人之間的交流。社會組織里有三類，一類是社團，社團是人和組織，把同類型的人組織起來。基金會是靠資本結合起來的。所以我們的會議要突出人與人之間的交流，能夠圍繞每一個參會人員，使他們通過這次會議的信息交流，既可以收集到一些信息，又可以享受到個性化的服務。那這個會議項目就是比較好的項目。
四、中國未來此類會議的走勢
精心策劃打造社團品牌會議是社團組織發展壯大的需要。去年5月13號，國務院發了一個文，即《關于加強我國若干行業協會發展的意見》。現在社團組織面臨著發展的大好機遇，也是社團組織規模化、國際化、品牌化發展的需要。
將來的發展方向和發展趨勢，就是社團會議一定要聯合相關的行業組織，把規模做大，質量提高，并且做到產業鏈完整、參與度廣、創建品牌會議。
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